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発見の記録
仕事の中に「あるある」探す
最近はめっきり本や雑誌からよりもブログから情報を仕入れることが多くなってきました。いや、本は読まないといけないと思っているのですが、 1.編集の手を介さない、荒削りながらも素材そのままの味わい 2.コメントやトラックバックを辿ることで得られる立体的な楽しみ 3.取ろうと思えば直接その書き手とコンタクトを取れる魅力 4.目線の近さからくる「あ?、それあるある」という共感 といったブログならではのおもしろさに引き寄せられているのだと思います。本もブログで紹介されているのを見て買うことが多くなりました。 それにしても人はなぜ「あるある」という感覚に弱いんでしょうか?(弱くない人もいるかも知れませんけど) -
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“夏休み”に想うこと
気づいたらもう夏休みですね、子どもたちは。 フリーランスや自営業の人って夏休みを取るのが大変です。規定があるわけではないし、あったとしても「あってないようなもの」というか、メールや電話がかかってくれば対応しないわけにはいかないわけですから(そのぶん普段からついだらだらしてしまっているので帳尻は合ってるかも?)。 いっそ、(ありがちですが)南の島にでも逃亡して、連絡の取れない状態にしてしまえばのんびり休める(休まざるを得ない)のではないか、とも思うのですが、それはあくまで妄想であって、実際にそんなことをすれば夏休みは取れてもそれ以外の全てが取り返しのつかない事態になるでしょう。 とはいえ、日々のプチ現実逃避があるからこそ、仕事のやる気をキープできていることを考えると、時にはゴージャスな現実逃避があってもいいかも知れない。その反対側には夜が明けるまでパソコンから離れられないくらい仕事をする時もあるのだから。 そんな夏休み気分ゆるゆるで、今週の「発想七日!」のお題「夏休みのお供」に取り組んでみたいと思います。 たとえば1週間、どこかでのんびり過ごすとしましょう。あなたが 「夏休みのお供」 として携えていきたいものは何ですか? 本であればタイトル、音楽であればアルバム名。 PCであればそれで何をするかなど、できれば具体的に。 昔の思い出でもかまいません。 -
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自分の思い通りに仕事をするためのコツ(3)
昨日は、自分の思い通りに仕事をするためのコツ(2)として、 1.スケジュールを立てる際にどの時間帯にどれくらいの時間をかけてやるのかをあらかじめ決めておく 2.それぞれのタスクをこなしながら、実際にかかった時間を記録していく というようなことを書きました。そして、 とは言え、 1.そうそう自分の思い通り(=自分の事情や都合通り)にはいかないだろう 2.“デッサン”にこだわるあまり、よりよい選択を見逃してしまうのではないか といった反論もあるかも知れませんね。 とも書いたのですが(今のところ反論はいただいていないのですが)、今日はこの対策をご紹介します。 -
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自分の思い通りに仕事をするためのコツ(2)
明日はAとBをやろう! と思っていても実際にその「明日」がやってくると伏兵のCやDが出てきて、当初予定していたAとBは押し流され、結局できたことといえば想定外のCとDと、そしてふと思いついてだらだらやってしまったEという結果になる毎日。 AやBがプランニングや研究開発などのいわゆる「重要な仕事」で、CやDは飛び込み作業やトラブル対応などの「緊急の仕事」であることが多いと思います。 緊急の仕事は文字通りすぐに対応しないといけないため、限られた時間の中でこれをやりくりするべく、予定していた緊急でないAやBがいとも簡単に先送りされます。 もちろん、予定というのは自分が置かれている事情や都合をもとに立てられるわけですから、自分の外にある事情や都合をつきつけられたら予定が破壊されるのはある程度は仕方がないことです。 でも、本当にこれでいーんでしょうか? -
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週記のススメ
日々たまっていくブックマーク。あとで読もうと思ってクリップしたページがすでにすごい量になっていてとてもじゃないけど読み切れません。後ろ髪を引かれながら仕事に追われる毎日。なのに、ちょっと時間が空くと新しいページをクリップ。いったいいつになったら読めるのやら…。 以前書いた「そんなにたくさんこなせませんっ!!」というエントリでも以下のように書きましたが、 ・・・以上、ズバズバと反論していますが、全体としてこの人が言いたいのは原文の最後のパラグラフにある、 1.「仕事をもっとたくさんこなす」ための特効薬はない 2.ゆっくりでもいいから着実に1つ1つ改善していく というところだと思います。上記それぞれの反論はこれを言いたいがために、なかばこじつけで書かれた感もあるのでイマイチだなー、と思っていたのですが、何にしてもやはり「ゆとり」が大事ですね、ということでしょうか。確かに昨日のエントリーでご紹介したブログは何だか忙しない(せわしない)感じでした。 とにかく「ゆとり」のない今日この頃です(要するに流れについていけていない)。 そこで、せっかくいろいろなページを目にしてインスピレーションを受けたのだから、それをある程度きちんとした形で、ゆっくりでもいいから着実にモノにするための、「週記」という習慣をご紹介します。 -
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人が人に注目する理由
昨日は「仕事は人と人との対話から生まれる」と書きました。対話をするうえでは相手のことをよく知っておくことは大切なことと言えるでしょう。 スポーツ選手や経営者などのインタビューに際して、インタビュアーは事前に相手の経歴を調べることはもちろん、その著作や最近の掲載記事などを一通りチェックしたうえで臨むと言います。そうした綿密な準備があって初めて、相手から意味のある情報を引き出せるのでしょう。 仕事をうまく進めるうえでも、相手や相手の会社のことをよく知っておくことは大切であると考えられます。 人が新聞や雑誌を読む目的は、突き詰めていけば「いま誰がどんなことを考え、そして何をやっているのか」を知るための人間観察。それをやっている人の考え方に共感できれば、自分もそれを真似てみようとし、そうでなければ反面教師として自分を戒めます。 特に著名人でなくとも、身近にいる人からも学ぶことができます。 そんな感じで、今週の「発想七日!」のお題は「注目のこの人」なのですが、個人的には特にこの人、という人はおらず、最近ではある共通点を持った人に自然と目が向くようになっています。 -
Journal
「仕事を楽しくする」とは?
このブログの目的は、ブログのタイトルの通り「仕事を楽しくする」ことです。 「楽しくする」には実は2つの意味を込めています。 1.仕事を楽しいものにする(=変える;make it enjoyable) 2.楽しく仕事をする(=取り組む;do it enjoyablly) 楽しくない仕事を楽しいものに変える(=仕事を変える)ことと楽しく仕事に取り組む(=自分を変える)という2つです。 そもそも楽しくないものを「楽しい!」と思えるようにするには、仕事を変える(例えば、異動、転職、独立など)しかありません。でも、そんなに大げさなことをしなくても、仕事に対する自分の見方や姿勢を変えることで、相対的に仕事を変えることができます。つまり、自分を変えるわけです(例えば、そもそも自分はどうしてこの仕事に就いたのかを考えるなど)。 昨日、「仕事を楽しくしたいのにうまくできない」という問題に対して考えられる理由をいくつか挙げ、そのうえでその共通点として以下のようなことを書きました。 それは、「仕事を思うようにできない」という共通点です。ということは、自分の思うようにできれば、仕事が楽しくなるのではないでしょうか。 仕事には3つの成熟過程があると考えています。 1.最初は右往左往の試行錯誤 2.慣れてくるに従って、迷うことが少なくなりスピードも品質もアップ 3.だんだん飽きてきてやる気も能率もダウン この中で3の「慣れ」にともなう「飽き」こそが、最初は楽しかったはずの仕事を楽しくなく(≒つまらなく)させている原因であると考えたわけです。 この「飽き」というメカニズムには「ロボット」が関わっているというのが昨日の主旨でした。そしてこの「ロボット」を、その本来の役割を損なうことなく、「飽き」をいかに併発させないようにするかがカギになりそうだ、と思い至ったのでした。 “仕事に慣れる”とは、その仕事の手順についていちいち考えなくても機械的に処理できるようになる状態、と言えるでしょう。手順の確認は「ロボット」により自動化され、本人はもっと別のことに頭を使うことができます。 でも、そうなると1つ問題が出てきます。 -
書評
そもそも仕事が楽しくないのはなぜか?
仕事を楽しくするにあたって、仕事が楽しくない、楽しくできない原因からアプローチするとどうなるでしょうか。 仕事が楽しくない(できない)原因と考えられるもの。 1.そもそもその仕事に興味がない(割り切っている) 2.仕事というのは本来楽しむものではない(言い切っている) 3.楽しくしたいのにうまくできない 1と2についてはここではサクッと触れずにおきまして(笑)、3について考えてみましょう。 うまくできない理由としては、これまでも何度か触れてきましたが、 1.なんとなくやる気が出ない → 交感神経を刺激する! 2.やることが多すぎてどれにも手が付かない → あえてプアーな環境に身を置く 3.ずるずると先送りしてしまう → 小さな作業に分解し、達成するごとにごほうびを出す 4.仕事の洪水に溺れる → “地図”を使う 5.課題を乗り越えられない → 課題を前向きな質問に変換する 6.必要なメールが見つからない → 過去のメールを瞬時に検索する まだいろいろありますが、とりあえずこれだけ並べてみて気づいたことがあります。 -
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棚ぼたを招き寄せる(かも知れない)ちょっとしたコツ
フリーで仕事をしていますが、営業が常に課題です。今もおつき合いを続けさせていただいているお得意先との始まりを考えると、どれも棚ぼたです。というわけで、今週の「発想七日!」のお題は「棚ぼた経験」。 これまでの棚ぼた営業実績。 1.名刺交換をしてその後1度お茶を飲みながら雑談をした方から、数ヶ月のブランクを置いて突然電話がかかってきて、長期契約の仕事を紹介していただきました(かれこれ5年ほど続いています)。 2.ある分野の仕事がしたいなーと思っていたところ、知り合い経由でその分野の会社の社長を紹介してもらい、1年ほどその会社でどっぷり経験させていただきました(今も関係継続)。 3.あるセミナーで席が隣になった人から話しかけられ、名刺交換。相手のお仕事の話をいろいろお聞きしていました(ただ聞いていただけ)。でもその後こちらからは何もアクションを起こしていなかったのですが、1週間後ぐらいに突然メールが来て継続系の案件を発注いただきました。 がんばって営業した仕事で受注できたものはほとんどありません。むしろがんばればがんばるほど空回りするというか、余計なことをしてしまっているのかも知れません(営業センス・ゼロ)。 だからといって「営業なんてしなくっても仕事はじゃんじゃん来るんだ」と自分を買いかぶってふんぞり返っていると、来ないみたいです。そりゃそうですよね。 じゃ、一体どうすればいいのでしょう? -
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やるべき時にやる気を出すコツ
スケジュールもきちんと立てられていて、 やるべき作業も明確で、 すぐに手がつけられるぐらいの手ごろなサイズに分解できていた、としても、 なかなか仕事が手に付かないことってありますよね。そういう時こそ、これまでに書いてきたコツの出番! ●手がつけられない理由を考えてみる ・うまくいかないかも知れないという不安があるとか? ・もうかなり時間がたっちゃってて自己嫌悪になってたりとか? → これらを解消するためにできることを考える。 ●とにかく手をつけられるところから始める ●10.すぐ! Not: I can’t write this speech until inspiration hits. → いまいちインスピレーションが湧かないんだよね… Instead: I’ll write what first comes to mind, then improve it later. → とにかく書き始める。最初から100%にならなくても、あとから手を入れて徐々に完成を目指せばOK → とにかく頭の中にあるものを少しでも目に見える形にする。 でも、それでもダメな場合は、どうしたら良いでしょう? -
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仕事をサクサク進めるための12のコツ
仕事は、限られた時間の中で約束されたクオリティを出す、ある種のゲームととらえることができます。時間管理と品質管理を同時にバランスよく行っていく必要があるわけです。 1つだけのコントロールであれば比較的簡単ですが、同時に2つとなると急に難しくなります。ジャグリングでも球が1つなら簡単ですが、2つになったところから途端に難しくなるのに似ています。でも、1つより2つのほうがやっていて面白いですよね。1つだったら簡単すぎて飽きてしまう。 時間管理は、実質的には自己管理。自分との闘いです。敵の名前は“先送り”。この敵に対抗する手段の1つがタスクリスト。タスクリストといえば、以前のエントリーで2回取り上げています。 1.タスクリストの“常連さん”をやっつけろ! 2.続・タスクリストの“常連さん”をやっつけろ! 1は序章で、イヤイヤタスクという打倒すべき悪役の存在が明らかになります。 2はその続編。イヤイヤタスクを倒すためのアカデミックで具体的な戦い方が解明されます。 そして今回が3部作の完結編(かも)。 第2部(前回)で、戦い方を修得した 旅の仲間たち 仕事の仲間たちが、いよいよイヤイヤタスクに立ち向かいます。 -
タスクシュート時間術
糸に意図を託す管理ツール
というわけで、昨日ご紹介したタスク管理ツールを使って 1.その日のタスクを作業に分解して、 2.作業ごとに15分単位で時間を見積もって、 3.必要に応じて順番を並び替えて、 という一連(=スケジュール作成)を行ったうえで、これに従って仕事をしています。もちろん、突発的な事態が発生すれば、順番を入れ替えたり予定していた作業を翌日に繰り越したりするなどの調整は発生しますが、原則として自分が描いたとおりのその日の“地図”に従って淡々と仕事を進めていくことになります。 「超」整理手帳で有名な野口悠紀雄氏のサイトにアリアドネの糸についての解説があります(用語集)。 ギリシャ神話において、怪物ミノタウロスを退治にいった王子テセウスを助けるため、ミノス王の娘アリアドネが与えた糸。迷宮からの脱出手段。「超」整理法は、情報洪水時代におけるアリアドネの糸である。「超」整理法においては、「記憶の糸」をたどりながら書類を検索するので、これは比喩以上の意味をもっている。 タスク管理ツールは、1日の中で押し寄せてくる業務の洪水を迷わずに切り抜けるためのアリアドネの糸と言えます。 先日の第6回アカデメディア 「2005年末に『あぁ、今年も何もやってない!』を防ぐ会議」」で紹介されていた、Get Back to Work(いま自分が何をやっているのかを一時的に記録しておくWebツール)や Clock Work(取り組んでいる仕事にかかっている時間を記録するWebツール)が実現している機能はタスク&タイムマネジメントと言えるでしょう。 上記の会議でも言及がありましたが、今後ますます「副業的な働き方」が盛んになってくると、 1.自分がいま何をやっていて 2.どれをいつまでに仕上げなければ行けないか、 3.そのために必要な人にはどこに行けば会えるか 4.事前にやっておくべき作業は何か などなどちょこまかと発生する派生小タスクを毎日モレなく遅滞なくこなしていくスキルが必要になってくるでしょう。 でも、確かに、タスク管理ツールですべての作業を一箇所にまとめて、これを参照しながら仕事を行えば迷うことなく進められそうですが、足りないモノがあります。 -
タスクシュート時間術
続けていて、本当に、よかったこと
例によって今日は「発想七日!」の黄金の金曜日。お題は「続けていてよかったこと」です。 もうお題を見た瞬間に考える間もなく「これしかない!」というものがあったので単刀直撃! 今から7年前。1998年夏に仕事で必要に迫られてExcelで作ったタスク管理ツール。これを使い始めて早7年。独立した今もこれなしには仕事が回りません。 どういうのかと申しますと・・・、説明するより見ていただくことにしましょう。 -
Journal
プレゼントを贈るなら…
プレゼント、プレゼント…。最近プレゼントなんてとんと贈ってないなー。今度そういう機会があったら、どんなものを贈るだろう。 そんなことを考えることになったのは毎週金曜恒例の「発想七日!」からのお題に取り組んでいるからです。今週のお題は、これ。 「プレゼントのアイディア」 ちょっとしたプレゼントは人間関係の潤滑油。 「友人・知人から貰って嬉しかった」「贈って喜ばれた」あるいは「贈ってみたい」5000円以下のプレゼントを教えてください。IT系小物やソフトウェアなど何でもOKです。実際に貰った(贈った)方は、よかったらそのときのエピソードも。 手の込んだプレゼントはいろいろと思いつきそうですが、大変ですよね、きっと。手作りの○○とか、産地で1日に5コしか獲れない原料を使って作った○○とか。 むしろ、手間を掛けずに、ちょっとしたことでうまく相手の心をレバレッジするような贈り物ってないでしょうか(横着?)。そうなると、贈る相手と自分との関係に注目するのがよさそうですね。 なんだか最近「究極の○○」ばかり考えている(考えさせられている)ような気がします(笑)。思い切ってやってよかったこと、最良のアドバイス、そして今日は究極のプレゼント(究極とは書いてないか)。 究極のプレゼントは、贈る人ともらう人、双方にとって特別でパーソナル(その人ならでは)なものだと思います。 例えば、 ・その人と初めて出会ったお店(場所)でサプライズパーティー(これは恋人向けでしょうか) ・その人が秘かに大切にしているモノにまつわるグッズ(秘かに、というところがポイント) ・その人の抱いている夢を応援するようなイベントに招待(余計なお世話にならないように注意!) お、いい感じ(我ながら)。 こんなノリで、このブログのテーマである「仕事を楽しくする」にちなんで、仕事を楽しくするプレゼントを考えてみました。 -
Journal
続・タスクリストの“常連さん”をやっつけろ!
仕事をするうえでは欠かせないタスクリストですが、その中で「イヤイヤタスク」(=先送りされ続けるタスク)をやっつける方法について以前書きました。 1.タスクリストの“常連さん”をやっつけろ! ここでは、イヤイヤタスクについて「どうしてそれがイヤだなーと思うのかを改めて考えてみる」という攻め方でしたが、新しい攻略法を発見したのでご紹介します。 先送りの達人が見つけたその“突破口” Draw up a little piece of paper like the one shown below. Start taking notes. On the left you write in your current tasks (the tasks you’re blocked with) In the right column you etch in anything you’re worried about, any fears you have, and anything that’s gonna stuff up when you try to do the things in the Action list. Start anywhere. You’ll find that writing one action will lead to related anxieties. And writing down an anxiety will lead to actions that overcome this. In the action column you can write big goals or tiny little tasks. Your aim is to end up with at least one task small enough that you can get on with it. In the anxiety column you can write big over-riding fears, or small concerns, problems, worries. Your aim is to get down to at least one problem that is small enough to be solved. Both Actions and Anxieties are fractal in nature, recursively-composed of smaller and smaller versions of themselves. Identifying the components is the true battle for the mind-locked geek. -
発見の記録
「もっと儲かる」より「もっと喜ばせる」
昨日、近所にある花屋に寄りました。店内は宇宙船の中のような奇妙に清潔で近未来的です。一言でいえば「クール」あるいは「オシャレ」な感じ。ベタな感じがいっさいありません。「花屋」というより「フラワーショップ」と呼ぶべきでしょう(実態は同じなんですけど)。 そこに花屋(あえて花屋と呼びます)があるのはずっと前から知っていたのですが特に花を買う習慣も飾る習慣もなかったので足が向くことはなかったのですが、ふと「机の脇にでも小さなカビンがあってもいいかも」と思いついて店に入ったのでした。 中には若い女性店員が2人いました。客は僕以外に女性が1人。ひととおり、論理的整合性の妙を誇るかのようにディスプレイされた植物を見て回って、いくつか「これは買っても良いかも」と思えたものを念頭に店員に話しかけようとしたのですが、2人とも伝票だか何かに向かって一生懸命「作業」をしていました。店に入ったときこそ、「いらっしゃいませ」はありましたが、それ以後は、傍らに客なきが如し。自分たちの「作業」に没頭していたのでした。 何となく話しかけづらく、いたたまれない気持ちになって、そのまま店をあとにしました。「ありがとうございました!」という店員の挨拶を背中に受けて。そういえば、ほかにいた女性客もいつの間にかいなくなっていました。 もはや花屋とさえ呼べない空間。これはいったいなんなんでしょう。 -
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メールをサクサクさばく6つの秘サク
メールについては、このブログでもいろいろ書いてきていますが、いろいろはまだまだあります。 ちなみにメール関連でこれまでにご紹介してきたいろいろは以下の通りです。 1.番号を打つと読みやすくなる 2.フッタを日替わりにしてみる 3.過去のメールを瞬時に検索する で、今日ご紹介するのはこちら。 Six setup to save time in email (メールをサクサクさばく6つの秘サク) まぁ、「秘策」ってほどでもないのですが、韻を踏んでみたかったので。 1. It is always good to request a IMAP account if your company or ISP supports it, as it saves all emails and folders structure on the server side 2. Set bunch of filters that moves all of the unimportant/non-urgent ones to folders. I have ExternalList directory with subdirectories for external mailing lists, and InternalList for internal memos. 3. Create Archive folder for archiving. I move those important one that needed to reference in the near future to different topics in subdirectories. 4. Create Action folder for getting actual things done. I create @Reply for things that is important to reply; @Today for things that is urgent; @Wait for emails that need to wait for someone; and @Read that I need to read it (eventually). 5. Under Archive, I also create subdirectories of Months (i.e. 2005-05). Anything that has not moved to Action folders, I move them to those archive. 6. And finally I have Spam folder for spamassassin to do its magic. それぞれについてコメントしてみます。 -
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最良のアドバイスとは
週が明けてしまいましたが、先週同様、「発想七日!」のお題に取り組んでみました。ただ、今回のお題は少し手強いというか、ちょっと考えさせる内容です(週末を使って考えてみました)。前回と比べるとコメントもトラックバックも少なめで同じようにあぐねられている方が多いようです(?)。 そんな中、おひとかたトラックバックで参加された方(NEROさん)が、 アドバイス・・・ ん?。なんでしょう。 そういえば直接人から受けたアドバイスで「これ」というものがありません。本から引用するのであれば、いくつか挙げられます。 なんなんでしょうね。たぶん、今まで生きてきた中でいろんなアドバイスをして貰っているはずです。なのにそういうものが意識上に残らず、本からなら引用できるというのはどういうことなんでしょう。1つ思い当たるのは、私自身の「自分で決めたがるクセ」です。本からヒントを得るというのは主体的な行為なので、そこで気づいたことは比較的自分の中に受け入れやすいから、記憶に残るのかもしれません。 直接アドバイスを受けてその通りにやるということは、「自分で決めた」という実感を伴わないので無意識のうちに意識から消してしまっているのかもしれません。 と書かれていますが、あーそうそう、まさにそういうことです!、とモヤモヤが晴れた感じです(ありがとうございます)。 僕自身も、 1.自分で決めたい 2.いままでも自分で決めてきた 3.これからも自分で決めていく というスタンスでいます。何かしら成し遂げたことが誰かのアドバイスがあったからこそできたこと、であったとしても、最終的に決断を下したのは自分だから、という気負いもあります。このあたりは、 直接アドバイスを受けてその通りにやるということは、「自分で決めた」という実感を伴わないので無意識のうちに意識から消してしまっているのかもしれません。 というところと近いのだと思います。 そして、本に書かれたことというのは、何というか“権威付けされたもの”というオーラが漂うためか、これを標にしてしまいやすいのかも知れません。 自分のことを良くわかってくれている人のアドバイスのほうが、万人向けに書かれた本の中の一節よりもピンポイントでパーソナライズされた内容である(可能性が高い)はずなのに、本当に不思議です。 これに対してNEROさんは、 本からヒントを得るというのは主体的な行為なので、そこで気づいたことは比較的自分の中に受け入れやすいから、記憶に残るのかもしれません。 という指摘をされています。これもなるほど、です。アドバイスを受けるというのはそれが自分から「何か良いアドバイスはありませんか」と相談を持ちかけていたものであったとしても、そこにコミュニケーションが起こると主体性が薄まってしまうものなのかも知れません。 本を読むのであれば、相手はこちらの立場や言い分などお構いなしに、余計なこともいっさい言わず、ひたすら直球を投げてくれます。それが自分にとって好球であれば「良いアドバイス」となるのでしょう。 …などと書いているうちに、ふと受け取ってラクになったアドバイスがあったことを思い出しました。 -
サービス紹介
過去にもらったあのメール、即座に見つけるこのツール
メールをいかにうまく活用できるかで仕事の出来不出来が決まってくると言っても過言ではありません(唐突ですが)。 メールというビジネスツールを考えるとき、その役割は大きく分けて以下の2つがあると思います。 1.メッセージを伝える/受け取る 2.メッセージを保管する この2つの役割について、様々なメーラー(メールソフト)がその機能の高さ・豊富さを競っているのですが、このうち2の「メッセージを保管する」という役割は、仕事のスピードアップに密接に関わっていると言えます。 なぜなら、ここでも書いたとおり、仕事のほとんどは「書くこと」であり、書くためには書かれたものを参照する必要があるからです。 突き詰めていくと、仕事は、「書く」もしくは「書かれたものを参照する」のいずれかになります(極論)。もちろん、人に会って話をしたり、数字を使って計算したりといった「書く」以外の活動もあります。でも、プロセスはどうあれ仕事の最終アウトプットは、報告書や納品書や請求書などなど、とにかく「書かれたもの」が不可欠です。 まとめると、仕事の実体は、以下の2つです。 1.書く 2.書かれたものを参照する このとき、2の「書かれたものを参照する」際に、参照したいものを即座に参照できれば、仕事全体のリードタイムを短縮することができます。つまり、検索スピードの向上です。 メーラーに話を戻します。 メーラは実に上記2つの役割の両方を担っています。そして、高度で複雑なインタフェースや覚えきれない操作たっぷりの製品が続々と出てきています。 システムが複雑になれば、不具合が出やすくなり、仕事に使っていくうえでは不安が残ります。大切なメールが消えてしまったり、エラーが起こるたびに、その修復や原因究明に時間を取られてしまうからです。 そこで、メーラーには1の「書く」という役割だけを担わせて、2の「書かれたものを参照する」役割は別のアプリケーションに引き継いでしまおう、と考えました。 つまり分業です。例えば、 1.営業部隊がお客さんを取ってきて 2.生産部隊がモノを作って納品する というように。 今日はこのメーラーの分業体制を構築する方法をご紹介します。 -
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ここになければ他にはないっ!
ひっきりなしに入ってくる様々な情報。見たり聞いたり読んだり食べたり。そんな「ねた」のうちどれくらいを活用できているでしょうか? もちろん、入ってきた情報のすべてを活用する必要はないですし、そもそも不可能でしょう。でも、「あーそういえば、どこかで聞いたあの情報、どこやったっけな?」とメモ帳やらノートやら、PCならあっちのフォルダ、こっちのフォルダを片っ端から開いてみたり、メールボックスを漁ってみたりすることってありませんか? こういう探索の時間ってけっこうバカにならなかったりします。さらに悪いことに、そうやって探索している過程で「お、そういえばこのメール返事しなきゃ!」とおもむろに返信を書き始めたりして、送信を終えた頃には「あれ、オレなにやってたんだっけ?」とウィンドウだらけの画面を前にフリーズしている自分がいます。 そんなあなたを再起動。 -
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どこでもブックマーク
さて、昨日はハードディスクのポータビリティについて書きましたが、今日はブックマークについて。 すでにご存知の方も見えるかと思いますが、僕ははてなブックマークを使っています。 ・毎日行くサイト ・テーマごとに整理したいサイト ・後でじっくりチェックしたい話題のサイト などをどんどん登録しています。登録の際に [ブログ関連] とか [デザイン] のようにキーワード(タグと呼ばれる)をつけておくことで、後からタグ別に絞り込み表示することができたりもします。 例えば、毎日チェックしたいサイトは [毎日チェック] というタグをつけておくとそのサイトだけを絞り込み表示できるわけです。 また、何か一言コメントを書いておくことで、後からそのコメントを対象に自分の登録したブックマークを検索することもできるので、「あー、確かこういうサイトを以前見たことがあったんだけど…」という場合でもはてなブックマークに登録してあれば、コメントをキーに見つけだすこともできます。 つまり、日々サイトを閲覧しながら気になったページはどんどんはてなブックマークに登録していけば、後でちゃんと参照できるわけです。 さらに、こうして作り上げたマイ・ブックマークは公開することもできるので、関心を同じくする人とブックマークをシェアすることもできます。 一人で見つけだしてチェックすることができるサイトは限られているので、こうして多くの人たちと一緒にブックマークを集めることで、効率よく情報を集めることができるのです。 また、例えば自分のブログが誰かのブックマークに登録された場合、その人がブックマークを公開していれば、その人がどんなコメントをつけてくれたかも当然、見ることができます。 その人にとってはあくまでも「自分のメモ」としてコメントをつけているのですが、自分のブログへの感想として読むことができます。 これについて、おもしろい記事がありましたのでご紹介しますね。 -
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骨付き肉より肉襦袢
今日は事務所のある東京を離れて大阪に来ているのですが、いつもとほとんど同じ環境で仕事ができています。違いはPCがデスクトップではなくノートである、ということくらい。 普段から、仕事が特定の環境にべったり依存することがないように、必要なデータをいつでも切り離せるようにしています。 最近のWebサイトは、デザイン(皮膚)とテンプレート(骨格)とコンテンツ(肉)を分けましょう、がトレンドですが、これと同じように、仕事についても、同じように切り分けているわけです。 PCは、 1.ハードディスク 2.メモリ、CD-ROMドライブなど 3.キーボード 4.マウス 5.ディスプレイ 6.周辺機器など で構成され、そのうち2?6は仕事にとっては「骨格」にあたります。あまり変化しないものですし、入れ替え(買い換え・載せ替え)も簡単です。 一方、1のハードディスク(HDD)に記録されるデータは「肉」で、これが仕事にとってのまさに「肉」あるいは「キモ」なわけですが、「骨格」と違って、入れ替えは面倒なことが多いです。 PC本体内蔵のHDDは、言ってみれば「骨付き肉」なので、なかなか削ぎ落とせないですし、もし骨が折れれば肉もダメージを受けます。HDDが正常だったとしても他の原因でPCが起動しなくなったらアウトです。 そういうわけで、僕は外付けポータブルHDD(80GB)を使っています。普段はこのHDDをデスクトップPCに接続して、直接このHDDを読み書きして仕事をしています。そして、外出するときは、このHDDを取り外して持ち出し、出先でノートPCに接続して使います。 新しい骨格のもとで普段通りの肉体が再現されるわけです。 通常、2台以上のPCを使う場合は、ファイルの同期という避けて通れない課題をクリアする必要があります。一方で作ったり更新したり削除したファイルを、他方にも反映する、というものです。 よくあるのが、 1.必要なファイルだけをUSBメモリなどの“セカンドバッグ”に入れて本体から持ち出し、 2.外出先でそれらのファイルを修正し、 3.帰ってきてから2のファイルを本体に書き戻す という手続きです。でも忙しくなってくると、 4.いちいち1や3をやるのが面倒になってくる 5.3をやるのが面倒で放置 → “セカンドバッグ”がいつしか肥大化する 6.3をやらないままに本体のファイルもいじってしまう 7.どっちが最新のファイルがわからなくなる という一連フローに忠実に従って、一直線にカオス行きです。(^^;) そうなると、ファイルの間違い探しという新しいジョブに時間を取られます。そうじゃなくても本質的には仕事にあまり関係のないファイル処理に時間を取られているわけですから、なんだか全体的に楽しくないですよね。 そこで、直接読み書きしちゃおう、ということで始めたのが「外付けポータブルHDD直接読み書き方式」だったわけです。 かれこれ3年以上この方式で仕事をしていますが、ほとんどトラブルはありません。いちおう対策として以下は実行しています。 1.4時間置きバックアップ(外付けHDD → ローカルHDD1) 2.日次バックアップ(外付けHDD → ローカルHDD2) 3.週次バックアップ(外付けHDD → ローカルHDD3) 4.月次バックアップ(外付けHDD → ローカルHDD4) 5.年次HDDリプレース 1?4はWindowsの「タスク」を使ってバックアップソフトを定期的に自動起動させて行っています(使っているソフトは、DiskMirroringTool)。 5はリスク管理で、HDDもいつかは壊れるため、現役HDDがまだ元気に動いているうちにもう1台HDDを購入しておき、日次バックアップ先として稼働させておきます。いざ現役HDDが壊れたらすみやかにこちらにリプレースします。今のところ、この3年間で2台目のHDDを使っていますが、幸いクラッシュのような惨事には遭っていませんが、そろそろもう1台購入しようと思っています。ちなみに初代HDDもバックアップHDDとして現役で活躍中です。 PCで一番壊れやすいのは何と言ってもハードディスクですから、これを寿命の長い他の機器(メモリやキーボード、マウスなど)と一緒に買い換えるのは何だかもったいないです。人間の身体も最後は肉朽ちて骨だけが残りますよね。 であれば、PCは入れ物(骨格)に徹して、肉だけ入れ替えるほうが常に新鮮な肉体でいられるんじゃないか、と考えたわけです。 さて、ここでちょっとシビれる一言をご紹介します(前置き長っ!)。 -
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文章も楽しく!
なんだかここ最近文章を書く量が増えていますよね、日々仕事で書く文章。インターネット以前は紙にペンで書いていたので、その量は知れていたのですが、コピー&ペーストがカンタンにできて、大量の引用もワンクリックでできてしまう今日この頃では、書く量もハンパないし、読む量にいたってはもはや読める量を超えています。眺めることもままなりません。 で、仕事をするうえで避けて通れない文章を書くという作業。 仕事をしている時間のほとんどは、人と話しているか文章を書いているかのどっちかなんじゃないかと思います。人と話しているときでさえ、メモを取ったりするから、実質的には仕事ってのは書くこととイコールなんじゃないかとさえ思うわけです。いや、きっとそうでしょう。 というわけで手っ取り早く仕事を楽しくするには、書く作業を楽しくすればいい! と思い立っていろいろと探してみましたところ、「書く作業に役立つ50のあれこれ」という、まさに打ってつけな記事にぶつかりましたので本日ご紹介するところとなります。 -
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思い切ってやってみてよかったこと
金曜日の本日、起-動線の堀内さんが「黄金の金曜日」という企画を始められました。毎週金曜日に彼のブログ「発想七日!」より「お題」が出るので、これにトラックバック(もしくはコメント)で参加する、というもの。 というわけで、今日は遅れ気味ですが、さっそく参加してみます。 今週のお題は、これ。 「思い切ってやってみてよかったこと」 「思い切ってやってみてよかった!」と思っていることはありますか? あるとしたら、それは何ですか? もしやらずに過ごしたら、現在はどうなっていたでしょう? 小さなことでも大きなことでも構いません。 まず、言葉から入ってしまうのですが、「思い切る」ってどういうことでしょうか? 文字通り解釈するなら、「思い」を「切る」わけですから、STOP thinking and GO forward と考えられそうです。いくら考えてもやってみないとわからないことは沢山あるわけで、「思い切り」というのは未知を切りひらくためのキーワードの1つではないでしょうか。 で、僕自身が、思いを切ってやってみてよかったことは、会社を辞めたことです。 -
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急ぎじゃないけど大事なこと
時間管理、英語では Time management と言いますが、TM関連でこんなページを見つけました。 Bambooweb: Time management Time management is somewhat of a misnomer as time passes without regard to what we do; the only thing we can manage is ourself. Hence time management is mostly about self management. 時間管理というのは、とどのつまりは自己管理だぞ、ということで関連するテクニックやツールが紹介されています。 まず目に付いたのが「タスクリスト」。ここではタスクを4つに分類しています。 1.important and urgent, (大事だし急ぎだし!) 2.important and not urgent, (大事だけど後まわしでもOK) 3.not important and urgent, (しょーもないくせに急かされる) 4.not important and not urgent. (どうでもいいー) そして、3と4の仕事を減らし、その分の時間を1と2にあてなさい、と書かれています。 個人的には、「特に急ぎじゃないけど大事な仕事」(つまり2)が実はすごく大事だと思っています。 先日もタスクリストを取り上げましたが、そこでは1とか2はタスクリストに残留する「常連さん」になりがち、と書きました。まさに3とか4の「一見さん」あるいは「ひやかし」のせいで「常連さん」対応が疎かになる、ということですね。 まっさきに先送りにされるのはたいてい「目標設定」とか「スキルアップのための勉強」といった今すぐに効果は出ないものの今後の自分の仕事にとって重要なタスクです。こういったタスクは、緊急なタスクによってどんどん後ろに追いやられてしまいます。すなわち、即売上につながるような仕事や顧客からのクレーム電話の対応、トラブル対応などです。 とはいえ、やはり飲み屋と同様、常連さんも大切にしたいですね。飛び込みで入ってくる一見さんもそれなりにあしらいつつ、常連さんにもぬかりなく対処するような。 で、さらに読み進めていくと、この目標設定についてのテクニックが紹介されていました。 -
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そんなにたくさんこなせませんっ!!
昨日ご紹介した「仕事をもっとたくさんこなすための6つのコツ」について、エントリーの中でも「全面的に共感できない」と書きました。そこで、今日はその反論をご紹介します。言われてみれば「なるほど!」なエントリーです。 -
自分の事業を育てるために
そんなに仕事をがんばるのはなぜ?
日曜日の朝7:30からやっている「がっちりマンデー」という番組をだいたい毎週観ています(起きれないのでビデオにとって ← 気に入った箇所はその場で巻き戻して見ることができるので、後からビデオで観た方がよいのです!)。 先日(5/29)のオンエアはジャパネットたかたの高田明社長がゲストとして出演していました。たまにチャンネルが合って彼の絶妙なトークにしばし釘付けになってしまうことがあるのですが、まさにそのままの感じで質問に答えたり、業務の一部を紹介したり。 いろいろとフムフムな感心事例がありました。例えば、テレビ通販に載せる商品は、メーカーごとにジャパネットたかたの社員が1名ずつ担当として付き、社長を囲んで各担当が社長に売り込む、というセッションを通して選んでいるようです。 取材では、デジカメを売り込むセッションを紹介。ソニー担当、キヤノン担当、カシオ担当それぞれが自分が売りたいと思う商品をメーカーの担当者さながらに社長に売り込みます。売り込みを受ける高田社長は、なぜその商品を売りたいのか、生活者にとってどういうメリットがあるのか、といった視点でモーレツに食い下がります。値引きもハンパではなく、差し出された金額に担当者一同、頭を抱えるの図。 そんな、生活者の視点でズバズバものを言う経営スタイルもさることながら、観ていて一番印象に残ったのは彼の人生に対する姿勢でした。 もともとこの番組は「がっちりマンデー」という名の通り「がっちり儲けましょう!」的なコンセプトが背景にあったりするのですが、そういう期待を良い意味で裏切ります。