大橋 悦夫 メールについては、このブログでもいろいろ書いてきていますが、いろいろはまだまだあります。
ちなみにメール関連でこれまでにご紹介してきたいろいろは以下の通りです。
１．番号を打つと読みやすくなる
２．フッタを日替わりにしてみる
３．過去のメールを瞬時に検索する
で、今日ご紹介するのはこちら。
Six setup to save time in email （メールをサクサクさばく６つの秘サク）
まぁ、「秘策」ってほどでもないのですが、韻を踏んでみたかったので。
1. It is always good to request a IMAP account if your company or ISP supports it, as it saves all emails and folders structure on the server side
2. Set bunch of filters that moves all of the unimportant/non-urgent ones to folders. I have ExternalList directory with subdirectories for external mailing lists, and InternalList for internal memos.
3. Create Archive folder for archiving. I move those important one that needed to reference in the near future to different topics in subdirectories.
4. Create Action folder for getting actual things done. I create @Reply for things that is important to reply; @Today for things that is urgent; @Wait for emails that need to wait for someone; and @Read that I need to read it (eventually).
5. Under Archive, I also create subdirectories of Months (i.e. 2005-05). Anything that has not moved to Action folders, I move them to those archive.
6. And finally I have Spam folder for spamassassin to do its magic.
それぞれについてコメントしてみます。
１．IMAPアカウントを使う（メールの複製をフォルダ構造も含めてサーバーに保管）
場所を選ばず、ネットに接続できる環境であればいつものようにメールを読み書きできますね。僕もActivemailというサービスを使い倒しています。ちなみにIMAPについては、こちらにわかりやすい解説記事があります。
○IMAPを利用すると何ができるのか？
http://www.atmarkit.co.jp/fmobile/rensai/imap01/imap01.html
２．後まわしにできるメールをまとめて振り分けできるフィルタ条件を設定する
これは当たり前ですよねぇ。はい、次。
３．読み終えたメールの保管用に専用のフォルダを作る（後の参照に備える）
原文では「外部用」と「内部用」にフォルダを分けるとかいろいろ書いてありますね。ははぁ。
４．アクション別にフォルダを作る（「要返信」「今日やる！」「待機」「積ん読」など）
実はこれ、やったことがありますがだんだん「要返信」フォルダから足が遠のいていき、「今日やる！」フォルダに１週間前のことが入っていたりと、運用面に難ありだったため、上記の方法には疑問アリ、です。
まめで律儀で忍耐強い人向けでしょうか。僕にはムリ。
５．保管用フォルダの下に年月ごとのサブフォルダを作る
これは僕もやっています。例えば「200505」「200506」のような「年４桁＋月２桁」の形式でフォルダを作ります。振り分け条件の設定で、メールヘッダのDateを見て振り分けられるようにしています。
ただし、自動振り分けにしてしまうと届いた途端に 受信箱 → 年月フォルダ に直行してしまうので、確認を終えたうえで手動で振り分け処理を実行しています。
つまり、受信箱に残っているメールは未対応、未返信、未読、のいずれかのメールになるわけです。受信箱に残っていれば「早く対応しなくちゃ！」というプレッシャーになるので、ちまちまフォルダを作って管理することにエネルギーをかけるよりもさっさと対応したほうが早い、という考え方です。
６．スパム用フォルダを作る
ウィルスバスターが勝手にごみ箱に捨ててくれます（全てではないですが）。
こうして見ると、あんまりパッとしない６項目でした。(>_<) 何にしても、最近メールについてよく思うことは、 １．振り分けるのが面倒 ２．探すのが面倒（フォルダ作りすぎ） ３．フォルダ作るのが面倒 という３大面倒病をどう克服するか、です。 特効薬はありませんが、それぞれ、 １．振り分けない ２．探すのはGoogleデスクトップに任せる ３．フォルダを作らない という対策で各個撃破です。 メールを書くのは好きで楽しいのですが、管理となると苦手。「メールを整理していたらいつの間にか２時間たっていた！」ということがないように、メールをサクサクさばきましょう。
