仕事をサクサク進めるための12のコツ

仕事は、限られた時間の中で約束されたクオリティを出す、ある種のゲームととらえることができます。時間管理と品質管理を同時にバランスよく行っていく必要があるわけです。

1つだけのコントロールであれば比較的簡単ですが、同時に2つとなると急に難しくなります。ジャグリングでも球が1つなら簡単ですが、2つになったところから途端に難しくなるのに似ています。でも、1つより2つのほうがやっていて面白いですよね。1つだったら簡単すぎて飽きてしまう。

時間管理は、実質的には自己管理。自分との闘いです。敵の名前は“先送り”。この敵に対抗する手段の1つがタスクリスト。タスクリストといえば、以前のエントリーで2回取り上げています。

1.タスクリストの“常連さん”をやっつけろ!
2.続・タスクリストの“常連さん”をやっつけろ!

1は序章で、イヤイヤタスクという打倒すべき悪役の存在が明らかになります。
2はその続編。イヤイヤタスクを倒すためのアカデミックで具体的な戦い方が解明されます。

そして今回が3部作の完結編(かも)。

第2部(前回)で、戦い方を修得した 旅の仲間たち 仕事の仲間たちが、いよいよイヤイヤタスクに立ち向かいます。

Techniques To Manage Procrastination で、イヤイヤタスク(先送りタスク)と戦うにあたっての、

1.やってはいけないこと
2.やるべきこと

が紹介されています(もともとはカリフォルニア大学バークレー校のページが原典のようです)。

* Set Priorities.
* Break the Task Down into Little Pieces
* Set Up Small, Specific Goals.
* Take One Small Step at a Time.
* Reward Yourself Right Away When You Accomplish a Small Goal.
* Use a Time Schedule.
* Learn How to Tell Time.
* Optimize Your Chances for Success.
* Delegate, if Possible.
* Just Get Started.
* Look at What You Have Accomplished.
* Be Realistic!

1.優先順位を決める
2.タスクを小さな作業に分解する
3.手ごろで具体的な達成目標を立てる
4.少しずつ確実に進める
5.立てた目標が達成されるたびに自分にごほうびを進呈
6.スケジュールを立てる
7.作業にかかる時間を正確に見積もる(見積もれるように訓練する)
8.置くべきところに身を置く
9.頼める仕事は人に頼む
10.すぐ、始める
11.達成してきたことを時折振り返る
12.現実に目を向ける

それぞれの項目について、やってはいけないこと(Not)とやるべきこと(Instead)が並記されています。これは非常に実戦向けのアドバイスで、英語ですが是非原文を読まれることをオススメします。

上記の中で印象に残った Nots & Insteads をいくつか。

●1.優先順位
Not: I have to do EVERYTHING! Nothing less will do.
→ 全部が最優先!
Instead: The most important step is to pick one project to focus on.
→ 一度にできるのは1つだけ

●3.手ごろで具体的な達成目標
Not: I have to write my thesis within two months.
→ 2ヶ月でUPする!
Instead: If I write 2 pages per day, Monday-Friday, I can finish a 1st draft in 1 month. I’ll have a revised final draft in 2 months.
→ 平日に2ページずつやって1ヶ月でドラフトUP、残りの1ヶ月でブラッシュUP

●5.ごほうび
Not: I can’t take any time out until I’m completely finished.
→ 終わるまで遊びに行けない…( TДT)
Instead: I spent an hour working. Now I’ll call a friend.
→ 1時間集中してやったから、友達にでんわー!(´▽`)/

●7.時間を見積もる
Not: Sorting through these papers and reorganizing my file cabinet will be a snap. It won’t take me more than an hour, so I can do it any time.
→ なぁに、ちょっとやればスグ終わるから今やらなくても大丈夫、モウマンタイ!
Instead: Sorting papers always takes longer than I expect, so I’ll start tonight. I’ll spend 1 hour filing 1 stack of papers.
→ 実際にやってみるといつも予想以上に時間がかかるから十分な時間を取って早めに手をつけよう

●10.すぐ!
Not: I can’t write this speech until inspiration hits.
→ いまいちインスピレーションが湧かないんだよね…
Instead: I’ll write what first comes to mind, then improve it later.
→ とにかく書き始める。最初から100%にならなくても、あとから手を入れて徐々に完成を目指せばOK

●12.現実
Not: I should be able to work full-time, take 4 classes, be president of the Esperanto Club, spend more time with friends, and play tennis 2 hours a day with no trouble at all.
→ 若いんだからあれもこれも全部やっちゃうぞっ!
Instead: I have limits. I can take on fewer responsibilities and still like myself.
→ できることは限られている。1つ1つの仕事で自分が期待されているクオリティをきちんと出していこう

毎度のことながらかなり意訳(我田引水)入ってますが、身につまされることが多かったです。改めて現実を直視しながら、自分にごほうびを与えつつ、今すぐ始めよう!と思いを新たにしました。

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