タスクリストの“常連さん”をやっつけろ!

タスクリストってありますよね。毎朝仕事を始める前にその日にやるべきことをリストアップしたもの。このリストに従って仕事に取り組み、夜、仕事を終えた後に終わらなかったものにチェックを入れていき、残ったものは翌日以降に引き継ぐ、というアレ。

ここで、気づくことがあります。それは、いつも先送りになってしまう“常連タスク”があることです。「あぁ?、また今日もできなかった」という残念な思いがつのると、ちょっとしたストレスになりますよね。

まっさきに先送りにされるのはたいてい「目標設定」とか「スキルアップのための勉強」といった今すぐに効果は出ないものの今後の自分の仕事にとって重要なタスクです。こういったタスクは、緊急なタスクによってどんどん後ろに追いやられてしまいます。すなわち、即売上につながるような仕事や顧客からのクレーム電話の対応、トラブル対応などです。

とはいえ、やはり飲み屋と同様、常連さんも大切にしたいですね。飛び込みで入ってくる一見さんもそれなりにあしらいつつ、常連さんにもぬかりなく対処するような。

そんなことを考えていたら、まさにこの課題に対する1つの答えを提示してくれたブログに出会いました。

Cringe-Busting your TODO list

1. Print out your TODO list (alphabetically, if possible)
2. Read it over?beginning to end
3. Go back and circle each item that makes you cringe, or that causes you some kind of existential angst
4. Per cringe item, think honestly about why you’re freaked out about it. Seriously. What’s the hang-up? (Fear of failure? Dreading bad news? Angry you’re already way overdue?)
5. Now, again, per cringe item, add a new TODO that will a) make the loathsome task less cringe-worthy, or b) just get the damned thing done
6. Cross the original cringe items off your list
7. Work immediately on the new, cringe-busting TODO

<私訳>

 1.タスクリストを印刷する(できれば50音順に並び替える)

 2.タスクリストを上から下まで目を通す

 3.イヤだなーと思っている(先送りにされがちな=)タスクにマルをつける

 4.3でマルをつけたタスク1つ1つについて、どうしてそれがイヤだなーと思うのかを改めて考えてみる。

   ・うまくいかないかも知れないという不安があるとか?
   ・もうかなり時間がたっちゃってて自己嫌悪になってたりとか?

 5.一通り「なぜイヤ」チェックが済んだら、新しいタスクを追加する。例えば、

   1)その「イヤイヤタスク」の「イヤイヤ度合い」をちょっと軽減するようなタスク
   2)いっそ、その「イヤイヤタスク」を終わったことにしちゃう

 6.もとの「イヤイヤタスク」は「済み」にする。

   5で追加したタスクが「イヤイヤタスク」の代わりになるので

 7.さっそく5で追加したタスクに取り掛かる!

という感じでしょうか。なるほど、と頷くところ大ですね。ずーっとタスクリストに残っていると気が滅入りますから、ナントカしないといけないわけです。

僕自身が「イヤイヤタスク」に対して個人的にやっているのは、

 1.すぐに手がつけられるような細かい作業単位に分解する
 2.そのタスクに関係する人(もしくは詳しそうな人)に連絡してみる

   「これ、今こういう風にやろうと思ってるんですけど、どう思います?」などと質問すると、自分で勝手に思い込んでいたことが杞憂であったことがわかったり、相手から思わぬヒントがもらえたりすることがあります。

 3.ほかのタスクや人を巻き込んで、一緒に片づけてしまう(どさくさにまぎれて)

といった感じです。

いずれにしても、「イヤイヤタスク」が1つでもあると仕事をしていて気分がよくありません。当然、楽しくありません。

今回ご紹介したブログでも、筆者は最後に以下のように結んでいます。

If you could do this for just one item on your TODO list today, wouldn’t you be a little better off? Is there a quick call you could make, a draft you could edit, an email you could return, or some other piddling 2-minute task that would plane some cringe off of your hated tasks?

Imagine if you did this today for five items on your list. Now imagine you began each Monday with a Cringe Bust. Might be a handy way to pick off old items and let some unnecessary anxiety out of your working week.

<私訳(&要約)>
タスクリストのイヤイヤタスクの1つでも解消できたら、ちょっと気分がよくなるんじゃないかな? とりあえず先送りにしている原稿の書き出し部分だけちょこっと書いてみるとか、ほんのちょっとした作業(2分くらいで終わる)でやっつけられるはず。

それがもし5つくらい退治できるようになったらどんなにいいことか! 毎週、週初めにこの「イヤイヤパージ」を習慣にできれば、余計なストレスを抱えることなく楽しく仕事ができるでしょう。

というわけで、もう今週も週後半ですが、今日からでもやってみてはいかが?

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