タスク管理

先日、土橋正さんとお話する機会があり、仕事で工夫していることや、使っている文具などについて情報交換をしました。土橋さんとは、『Life Hacks PRESS vol.2』の対談でもご一緒させていただいています。 土橋さんは、オールアバウトでステーショナリーガイドを担当されている、いわば文具のコンシェルジュ。 そんな土橋さんからお聞きした中で今回特に興味深かったのが以下の「時間管理術」です。

前回の続き。 仕事に限らず、何ごとも計画を立てたり準備を進めたりという「前段階」は楽しいものです。なぜなら──少なくとも目の前の「仕事」に前向きな関心を持っている限りは──計画や準備というのは「やっている気分」が味わえるからです。それでいて、“汗”はかきませんからますますうっとりできます。ある種の陶酔感を覚えるわけです。 言うまでもなく、この陶酔感を打ち破らない限り成果を手にすることはできません。つまり、取りかからなければ始まらないわけです。 ということで、取りかかるためのコツをこれまでのシゴタノ！のエントリーから厳選し、4回に分けてお送りします 最終回の今回は「「時間はまだある」と油断してしまう場合」にフォーカスします。

前回の続き。 仕事に限らず、何ごとも計画を立てたり準備を進めたりという「前段階」は楽しいものです。なぜなら──少なくとも目の前の「仕事」に前向きな関心を持っている限りは──計画や準備というのは「やっている気分」が味わえるからです。それでいて、“汗”はかきませんからますますうっとりできます。ある種の陶酔感を覚えるわけです。 言うまでもなく、この陶酔感を打ち破らない限り成果を手にすることはできません。つまり、取りかからなければ始まらないわけです。 ということで、取りかかるためのコツをこれまでのシゴタノ！のエントリーから厳選し、4回に分けてお送りします 第3回の今回は「ついつい先送りしてしまう場合」にフォーカスします。

仕事の先送りをしてしまう原因は様々かと思いますが、一番の原因はその仕事に取りかかるタイミングを自ら遅らせていることでしょう。そもそも、気が進まないからこそ取りかかれない（取りかからない）わけで、気の進まないままに放置しておけば、気の進む仕事の後塵を拝することはもはや必然といえます。 対策としては、一日の一番最初に最も気の進まない仕事、すなわち抵抗の大きな仕事に取りかかることです。そのための具体的な方法をご紹介します。

1．スケジューリングによって、中断しない時間を確保できているか？ 2．緊急タスクが発生した現場で、応急措置をほどこしているか？ 3．八割できたら、他の仕事に着手できるか？ 4．意識的に寝かせる時間がとれているか？ 5．所要時間が不確実な案件を先に入れているか？ 参考図書『「超」整理法〈3〉タイム・マネジメント』(野口悠紀雄著）

最近、仕事で心がけていることの1つに「時刻指定納品」があります。先方に納品予定時刻をあらかじめ宣言し、これを守るようにする取り組みです。 宅配便各社は、ずいぶん前から時間帯指定での配送を手がけていますが、時間帯よりも精度の高い「時刻指定」です。

一日の始めにその日のタスクリストを眺めて、締め切りや外出予定などを考慮に入れながら並び替える、という作業が日課になっています。 タスクには大きく分けて以下の2つがありますが、 　1．取りかかれば想定時間内にほぼ確実に終わるタスク 　2．取りかかっても想定時間内に終わらないかもしれないタスク 言うまでもなく、後者のタスクが問題になります。

最近DVDで観た「フォーン・ブース」という映画の特典映像「監督による音声解説」に以下のようなくだりがありました（監督はジョエル・シューマカー氏）。 “作品の質は費やした時間に比例する”　そう考える人も多いけど、本作にも当てはまるだろうか。（その答えは）この映画を見る人たちの判断に任せよう。 僕は時間的な制約があったからこそ、ムダにする時間はないからこそ、気が緩むこともなかったし、スタッフも役者も瞬時に本能で行動できた。多くの映画は話し合いを重ね、シーンを撮り直したりする。もちろん、それは悪いことではないが、今回は検討を繰り返さずに作った。 ※（　）内は筆者

Giveaway of the Dayという、ソフトウェア販売サイトがあります。単なる販売サイトとはひと味違う、非常に「そそる」一工夫がほどこされており、これがこのサイトのエッジとなって、人を集めるだけでなく、サイトの目的である「実際に使ってもらう」という行動を促すことに成功している、ように見えます。 さらに、この考え方を応用すると個人のタスク管理、特にタスクの先送りを抑えるうえで役に立ちそうです。

昨日は「予定していた時間が確保できなくなる」という事態の中で仕事をしていました。時間予算に対してタスクの量がオーバーしている状況です。 そこで、「携帯メールでアイデアを積みあげていく」の実践として、仕事の合間に「予定していた時間が確保できなくなった時の対策」について断続的に考えたことをメールしていました。 その結果が以下です。

現在進めているある連載記事の仕事では、1つの原稿を完成させるまでに2つの締め切りがあります。1つめの締め切りで求められる成果物はその原稿で書こうとしている内容についての箇条書きメモ、2つめの締め切りでは完成原稿、です。 原稿1本を書くのにかかる時間はだいたい見えているのですが、仮に必要な時間が確保できていたとしても筆が進まないことがあります。「完了させなくても良い仕事」で以下のように書いた通り、 鬼門である「取っ掛かり」をクリアする上では「やらなくては」という追っ手が迫ってくる前に、先行スタートを切れた方が“レース”を有利に運ぶことができます。 まだ余裕があるうちに「どれどれ」という感じで仕事を“つまみ食い”してみることで“下見”ができます。 書き始めるうえでの「取っ掛かり」がカギになるわけです。

前回、前々回と作業記録をインスタントメッセンジャー（IM）でつけてみる話を書いてきましたが、このようにIMに走り書きするという行為は、要するにどういうことなのか、を考えてみます。

「時間が足りない！」と感じる時というのはたいてい夜が多い気がします。 これは、日中は「まだ時間はたっぷりある」と油断しているからでしょう。そしてこれからの季節は特にそうですが、窓から見える抜けるような青い空と無自覚な入道雲というビジュアルは、“うかつさ”を加速させます。日が長くなることもこの傾向をさらに助長するでしょう。 　「そんなに急いでやらなくてもまだ時間はたっぷりあるさ」 　「まぁ、とりあえずゆっくりメールチェックでもしようよ」 　「mixiにも最近ログインしてないから、未読の日記が溜まってるんじゃない？」 などなど甘美な誘惑を挙げていくとキリがありません。そして、言うまでもなくこういった誘惑にいちいちつき合っていたら時間がいくらあっても足りません。

自分の思い通りに仕事をするためのコツ（２）というエントリーに以下のようなコメントをいただきました。 matto’s wikiにて、時間使途をごく手軽に記録するためのCGIの試作をしています。 入力履歴が残るので、一日使うと、翌日あたりからは何かアクションをしたあとに、いちいち内容を書かなくてもワンクリックするだけで時間使途を記録できます。いちおうiCalに記録を転送することもできます。 ということでおもしろそうなツールをご紹介いただきましたので、さっそく試してみました。

前回は、やろうと思っていることを確実に実行するために、メールチェックしなくても、オフラインでいる時でも、必要なタイミングになれば、割り込んできて教えてくれるタフなリマインダーをご紹介しました。 これと似たようなことをすでに実行している方もいらっしゃるでしょう。でも、１つ問題があります。

「これをやろう」「あれをやろう」という比較的ロングスパンな展望を抱えながらも、目の前にある小さなタスクに追われている毎日ですが、小さなタスクが増えてくるとどうしても「これ」も「あれ」も視界から吹き飛んでしまいがちです。 「これ」や「あれ」の実現に少しでも近づくためには、日々ちょっとずつでもいいからその進捗に寄与するアクションを実行に移すしかありません。

日々のスケジュールを作っていると（＝やるべきタスクをリストアップして作業する順番に並び替えていくと）、毎日繰り返し行うタスクがあることに気づきます。 例えば、メールチェックは、どんなに忙しくても行うものですからタスクリストには必ず入れておきたいタスクと言えます。であれば、わざわざ毎日登録しなくても、自動的に登録されるようになっていれば便利なのではないか、と考え、その機能を追加してみました。

タスクをリストアップして、それぞれのタスクに必要と思われる時間を割り当てて仕事をスタートしたとしても、途中で「これでは終わらない」という現実に直面することがあります。そんな場合は、それが分かった時点で改めてスケジュールを立て直す（リスケ）する必要があります。

今つくろうとしているタスク管理ツールはタスクのシーケンシャル管理を指向しています。 短期管理ツールがほとんど「備忘メモ」とニアリーイコールなのに対し、長期管理ツールはプロジェクト別にタスクを管理できるようにある程度の機能の作り込みがなされています。両者に欠けていて、シリアル管理ツールが備えている（備えさせたい）視点は、文字通りシーケンシャル管理です。 シーケンシャル管理とは、ファイルのシーケンシャル・アクセスをヒントに思いついたタスク管理のアイデアで、タスクの種類に関わらず時間軸に沿って一列に並べて、順番に処理していくためのものです。 この方法は一見スマートに見えますが、盲点があります。

会社の規模が大きくなってくると、いわゆるカンパニー制と呼ばれる、各事業部ごとの分権経営というスタイルを採る事例をよく耳にします。 タスク管理でも同様で、同時に進めているプロジェクトの数、あるいは同時に発生するタスクの数が1ケタである間は、何とか特別なツールなしで管理可能ですが、2ケタを越えた辺りから難しくなります。

いま開発を進めているタスク管理ツールでは、こちらで書いたように1日を3時間ごとのセクションに分けて管理するのですが、一応これには意味があります。 朝6時から24時までの18時間を3時間ずつ6つのセクションに分割します。そして、それぞれのセクションにＡ?Ｆという記号を割り当てます。 　Ａ： 6:00? 9:00 　Ｂ： 9:00?12:00 　Ｃ：12:00?15:00 　Ｄ：15:00?18:00 　Ｅ：18:00?21:00 　Ｆ：21:00?24:00 仕事をするのはほとんどの場合9:00?18:00であることが多いと思われるため、スケジュールを立てる段階でタスクを割り当てるセクションは、Ｂ?Ｄの3セクション9時間分、ということになります。

日別の見積もり時間の“見える化”について。 ところで、「本日」の時間については、左上のブロックを見れば分かりますが、 　見積　：今日のタスクの見積時間の合計 　■済み：すでに完了したタスクの見積時間の合計（≠実際にかかった時間） 　□残り：未完了のタスクの見積時間の合計 明日以降の予定については時間が見えません。そこで日別の見積もり時間の“見える化”が必要になってきます。

昨日の続きで、タスクのシーケンシャル管理について。 複数のプロジェクトを並行して進めている状況であっても、つまり複数の流れが同時にあったとしても、一日のスケジュールの流れは１本にしないとまっすぐに進めません。 そこで、今日やるべきタスクをやるべき順番に並べます。 テレビを観るとき、観たい番組が複数あっても同時に観られるのは１つの番組に限られるのでどういう順番でチャンネルを渡り歩いていくかを決めるのに似ています。

以前、こちらで、タスク管理には短期と長期の２種類がある、と書きました。 人の記憶には短期記憶と長期記憶があり、PCのメモリとハードディスクがそれぞれに喩えられるのをよく聞きます。タスク管理についても、短期管理タスクと長期管理タスクの２種類があって、前者はテキストファイル（リアルタイムログ）、後者はタスク管理ツール、という棲み分けがありそうです。 その日のうちに処理し終えてしまうようなタスクのためにわざわざカテゴリを立てて登録するのは面倒ですし、むしろタスク管理ツールのノイズを減らすうえで、あえて登録せずに済ませようとするくらいでちょうど良いと思っています。 それぞれの管轄は、 短期管理は、２分以内でできてしまうタスクとその日のうちに終えられそうなタスクなのに対し、 長期管理は、複数の小タスクに分割されて、納期管理をきちんと行う必要があるタスク、 と塗り分けることができます。

「発想七日！」で「リアルタイムロギング」メソッドという手法が紹介されています。 簡単に生産性を上げる「リアルタイムロギング」メソッド そんなこんなで、僕がここ1週間ほど試してみて調子がいいのが、「リアルタイムロギング」メソッド。 冒頭の「報告書作成」でいえば、作業を開始するときに 　　■××向け報告書最終化 　　後半へのつなぎを考える 　　タイムテーブルの再確認 などとロギングしておくだけです。「なんだよそれだけかよ！」という感じです。しかしなんとも情けないことに、たった2時間の作業なのに、しばしばこのログが役に立ってしまうのです。いつの間にか「こだわり」の悪魔に支配されて、オブジェクトの配置揃えなんかを一所懸命やってしまい、ハッと我に返ったとき、この2時間で最低やるべきことを思い出させてくれます。もちろん「中断」に対しても有効。 これをさらに有効に活用するための拡張を考えてみます。

綿密に時間を見積もってスケジュールを立てたとしても、残念ながらその通りにいかないことがあります。 これまでに「自分で立てたスケジュールを守るコツ」というテーマで２本のエントリを書いていますが、 ・自分で立てたスケジュールを守るコツ → １日を複数の区画に分け、区画の中でやりくりする。 ・続・自分で立てたスケジュールを守るコツ → スケジュール調整のための時間を別に取っておく。 これらを書いて２ヶ月たった今、「その３」として、ちょっと別の視点で考えてみます。

立てたスケジュールに狂いが生じることは日常茶飯事ですが、どうしようもないくらいぐちゃぐちゃになってしまうと、正直やる気が失せます。スケジュールが乱れても、それをその日のうちに何とか立て直すことができれば、最終的には調和のゴールにたどり着けるのですが、慢性的にぐちゃぐちゃになるようであれば、もはやスケジュールはあってなきがごとし。スケジュールを立てる時間がもったいない、ということになります。 とはいえ、スケジュールを立てずに仕事に臨むのはやはりＮＧ。どんなに見通しが立てづらい（立てられない）仕事であっても、「えいや」で立てておかないとです。理由はこちら。 仕事には、大きく分けると、 　１．何日も掛かるような大きな仕事 　２．数分で終わるような小さな仕事 の２つがあると思います。大きな仕事は事前の段取りや準備など「考える時間」が必要ですが、小さな仕事は何も考えなくても、それこそほとんど手が勝手に動くくらいサクッと終えることができます。 どんなに大きな仕事でも、分解して細かく砕いていけば、小さな仕事の集まりになるはず。 「仕事を効率よく進めるための９つのコツ」というエントリで以下のようなことを書きましたが、 時間がどれくらいかかるわからないような作業は、いくつかのタスクに分解して、分解した個々のタスクごとに時間を見積もると良さそうです。例えば、レポート作成なら、 　(1)資料集め　　　　　１時間 　(2)アウトライン作成　３０分 　(3)図表・グラフ作成　２時間 　(4)文章作成　　　　　１時間 　(5)推敲＆修正　　　　３０分間 というタスクに分解することで、１つ１つの作業の時間が具体的に見積もれます。 仕事が行き詰まってしまうとき、その実態はこの分解がうまくできないということではないでしょうか。 そんな折、Create a Staging Area for Large Tasks という記事で、「Staging Area を作ろう」というアイデアが紹介されていました。

仕事をする上で整理整頓は大切な心がけですが、忙しさにかまけてつい後まわしになってしまいがちです。そしてふと気づくともはや取り返しのつかないくらいの散らかりようを目の当たりにして、整理整頓の意欲は一気に吹き飛んでしまいます。 一気に片付けをしようとしても、緊急タスクがそれを許しません。片付けという重要なタスクは緊急タスクには勝てないのです。そこで、毎日少しずつ片付けるしかないのですが、具体的にこれを進めるためのコツを読んだのを思い出したのでご紹介します。

仕事につきものなのが「先送り」です。「先送り」対策については、これまでも何度か取り上げていますが、その中で総集編と言えそうなのが以下のエントリです。 仕事をサクサク進めるための１２のコツ １．優先順位を決める ２．タスクを小さな作業に分解する ３．手ごろで具体的な達成目標を立てる ４．少しずつ確実に進める ５．立てた目標が達成されるたびに自分にごほうびを進呈 ６．スケジュールを立てる ７．作業にかかる時間を正確に見積もる（見積もれるように訓練する） ８．置くべきところに身を置く ９．頼める仕事は人に頼む 10．すぐ、始める 11．達成してきたことを時折振り返る 12．現実に目を向ける で、今回はその実践編として、実際にやってみて気づいたところなどをご紹介させていただきます。

というわけで、昨日ご紹介したタスク管理ツールを使って １．その日のタスクを作業に分解して、 ２．作業ごとに１５分単位で時間を見積もって、 ３．必要に応じて順番を並び替えて、 という一連（＝スケジュール作成）を行ったうえで、これに従って仕事をしています。もちろん、突発的な事態が発生すれば、順番を入れ替えたり予定していた作業を翌日に繰り越したりするなどの調整は発生しますが、原則として自分が描いたとおりのその日の“地図”に従って淡々と仕事を進めていくことになります。 「超」整理手帳で有名な野口悠紀雄氏のサイトにアリアドネの糸についての解説があります（用語集）。 ギリシャ神話において、怪物ミノタウロスを退治にいった王子テセウスを助けるため、ミノス王の娘アリアドネが与えた糸。迷宮からの脱出手段。「超」整理法は、情報洪水時代におけるアリアドネの糸である。「超」整理法においては、「記憶の糸」をたどりながら書類を検索するので、これは比喩以上の意味をもっている。 タスク管理ツールは、１日の中で押し寄せてくる業務の洪水を迷わずに切り抜けるためのアリアドネの糸と言えます。 先日の第6回アカデメディア 「2005年末に『あぁ、今年も何もやってない！』を防ぐ会議」」で紹介されていた、Get Back to Work（いま自分が何をやっているのかを一時的に記録しておくWebツール）や Clock Work（取り組んでいる仕事にかかっている時間を記録するWebツール）が実現している機能はタスク＆タイムマネジメントと言えるでしょう。 上記の会議でも言及がありましたが、今後ますます「副業的な働き方」が盛んになってくると、 １．自分がいま何をやっていて ２．どれをいつまでに仕上げなければ行けないか、 ３．そのために必要な人にはどこに行けば会えるか ４．事前にやっておくべき作業は何か などなどちょこまかと発生する派生小タスクを毎日モレなく遅滞なくこなしていくスキルが必要になってくるでしょう。 でも、確かに、タスク管理ツールですべての作業を一箇所にまとめて、これを参照しながら仕事を行えば迷うことなく進められそうですが、足りないモノがあります。

例によって今日は「発想七日！」の黄金の金曜日。お題は「続けていてよかったこと」です。 もうお題を見た瞬間に考える間もなく「これしかない！」というものがあったので単刀直撃！ 今から７年前。1998年夏に仕事で必要に迫られてExcelで作ったタスク管理ツール。これを使い始めて早７年。独立した今もこれなしには仕事が回りません。 どういうのかと申しますと・・・、説明するより見ていただくことにしましょう。