自分を出し抜くタスクリスト

昨日は「予定していた時間が確保できなくなる」という事態の中で仕事をしていました。時間予算に対してタスクの量がオーバーしている状況です。

そこで、「携帯メールでアイデアを積みあげていく」の実践として、仕事の合間に「予定していた時間が確保できなくなった時の対策」について断続的に考えたことをメールしていました。

その結果が以下です。

→ やれた時のインセンティブを用意しておくことで、やる気を高めます。

→ よくないアイデアでもとりあえず出しておきます（ブレストと同じ考え方）。

→ どうやら対症療法的な施策は難しい模様。

→ 開き直り？

→ 今後同じ事態に陥らないようにするためにできることを考える。

最初は対策を考える方向で書いていたのですが、一度そうなってしまってからでは手遅れなことが多く、では、このような事態を未然に防ぐためにはどうすればよいか、という方向にシフトしていることがわかります。

「今日やるべきことリスト」を作っても、様々な事情でその日にすべてをやり切ることができなくなることはよくあること。そのたびに、自己嫌悪に陥ったり、翌日のスケジュール調整に神経をすり減らしたりするのでは心身によくありません。

そこで、「今日やるべきことリスト」に「実は今日じゃなくても良いタスク」を混ぜておきます。とは言え、予めそれがわかっていると油断してしまいますので、朝の段階では両者が同じ色で表示されるようにして、パッと見で区別できないようにしておきます。

そして、午後3時などその日の半分程度が過ぎたところで、「今日やるべきことリスト」の消化状況を確認しながら、「実は今日じゃなくても良いタスク」の一部を先送りすることで、残り時間に即した現実的なスケジュールとして立て直すことができます（もちろん、予定通りに進んでいれば先送りすることなく全てやり切ってしまえば翌日以降が楽になります）。

このような「調整」を簡単に実現できるようなツールがあるといいなぁと思っていたら、Remember The Milk（RTM）を使えばいいのではないか、と思いつきました（23:25 → 25:01）。

例えば、以下はこちらのエントリーで例として挙げたタスクをRTMに登録したものですが、

一番下のタスク2つは「実は今日じゃなくても良いタスク」になっています。登録するときに、この2つについては期限を16:00に、それ以外は15:00としておくことで区別を付けます。

15:00を過ぎた時点で「選択：期限」をクリックすると、期限を過ぎた（＝本当に今日やるべき）タスクにチェックが入ります（以下）。

チェックが入ったタスクを見ながら、実際に完了したタスクはRTM上でも完了扱いにし（[完了]をクリック）、完了していないタスクがあれば、残り時間でその日のうちに終えられるようにスケジュールを立て直します。

この時、チェックが入っていないタスクはもともと先送り可能だったわけですから、安心して先送りすることができるわけです。

朝の時点ではすべてやるつもりで臨みつつ、午後3時になると「実は一部は今日じゃなくてもよい」ことが判明するという、良い意味で“自分を出し抜く”タスクリストを作ることができます。

これは、時間に余裕がある時の油断や希望的観測を排除し、自分を律するための仕組みと言えるかも知れません。