その日に新しい予定を入れる理由

日別の見積もり時間の“見える化”について。

翌日以降の予定を決める時や新しいアポイントを入れる時に必要になるのが「空き時間」の確認です。明日が良いのか明後日が良いのかを決める上での判断基準の１つに、入れようとしている時間枠にどれだけ「空き」があるか、があります。

手帳を見ながら決めることが多いと思いますが、手帳には人との約束やミーティングなどの予定は記入してありますが、自分一人でやろうと思っている作業、言い換えれば「自分との約束」は書かれていないことがほとんどでしょう。

言うまでもなく、その日のその時間帯にその作業をする、というタスクも立派な予定ですから、これを考慮に入れずに、何となく手帳を見て空白だったから、という理由で新しい予定を入れてしまうと、後になって苦しむことが少なくありません。

そこで、予定を決める時点で明らかになっている「自分との約束」についても、タスクとして該当する日に必要な時間を確保しておきます。会議や外出はもちろん、自分でやろうとしている作業の予定も、それが決まった時点で入れてしまえば、確実に作業時間を取り置くことができます。後から来た予定に横取りされることがなくなるわけです。

もちろん、緊急の予定はこの限りではありませんが、予定していた作業を先送りにしてまで入れるべき予定かどうかを判断する上では、予めその時間枠に入れておく、という行為は１つのフックになります。

「この日には○○をやろうと思っていたけど、ま、いっかぁー」ではなく、明確にそこに「自分との約束」が書かれていれば「待てよ、この予定は本当に犠牲にしても大丈夫なのかな？」という軽いブレーキがかかります。

このように、予定を入れることによって生じる自分の仕事全体への影響を考えるクセがつきます。

右の図では「翌日以降のすでにわかっている予定」が入力してあります。そして、右上にある表で各日別の見積時間合計がわかるようになっています。

例えば、この表での「明日」にあたる2月15日はすでに7時間分が予約済みなので、余程のことがない限り新しい予定は入れられません（入れてはいけません）。でも、2月16日はまだ何も予定が入っていないので入れても良さそうです。

このように、新しい予定を入れる際には、この数字を根拠に判断をすることができます。必要を満たしながらも無理のないスケジューリングを志向することができます。

とはいえ、どの時間帯なら空いているのか、それは午前なのか午後なのかがわかる方がいいですし、物理的に時間が空いていたとしても、まとまった時間を使って集中して取り組みたい作業があれば、それを優先させたいこともあるでしょう。

そのためには各作業をどの時間帯に割り当てるのかがわかる方がさらに良いと考えられます。