大橋 悦夫 昨日の続きで、タスクのシーケンシャル管理について。
複数のプロジェクトを並行して進めている状況であっても、つまり複数の流れが同時にあったとしても、一日のスケジュールの流れは１本にしないとまっすぐに進めません。
そこで、今日やるべきタスクをやるべき順番に並べます。
テレビを観るとき、観たい番組が複数あっても同時に観られるのは１つの番組に限られるのでどういう順番でチャンネルを渡り歩いていくかを決めるのに似ています。
順番を決めるときには、タスク間の前後依存に注意します。各タスクごとに必要な時間を割り当てていけば、「今日やるべきタスク」が本当に今日終えられるのかがこの時点でわかります。
複数のプロジェクトを抱えていても、このタスクリストを上から順番にやっていけばいいことになります。あるタスクをやっている間に気にしなければいけないことの量を限定することによって、注意が分散しなくなり、その結果、集中力が生まれ、仕事のスピードがアップします。
スケジュールを立てている（＝今日やるべきタスクをやるべき順番で並び替えている）朝もしくは前日の夜の時点で、その日の全タスクとそれぞれに必要な時間がわかっていれば、その合計時間をもとに、すべて完了させたときに何時になるかがわかります。
「なんとなく忙しい」「今日は何時間残業するのかがよくわからない」「とりあえずがんばる」といった曖昧な状況から解放されます。
これがシーケンシャル管理の目的とするところです。
１日の仕事を設計工程と実施工程に明確に分けることがポイントになります。考えながら作業をしていると注意があちこちに向くため、仕事のスピードが落ちます。PCを使っている時でも、現在の作業と関係のないウィンドウは閉じておき、必要なウィンドウだけを開いておくことで余計なメモリ消費がなくなり、パフォーマンスがアップするのと似ています。
このあたりは、こちらでご紹介した『そうじ力』の考え方に沿うものです。
ゴミやガラクタである、古いものや不必要なものは、そのもの自体が、マイナスエネルギーを発します。
ものを捨てることによって、マイナスの原因を取り除き、マイナスを引き込んでいる磁場にストップをかけましょう。
捨てることには、ゴミなど不用物を捨てることはもちろんですが、これに加えてもっとも重要なのは、生活するために必要なもの以外すべて捨てるということです。
また、捨てるという行為は、新しい自分になるために不必要な要素を捨てていくということです。
「生活するために必要なもの以外すべて捨てる」は、「現在の作業に必要なもの以外すべて視界から見えなくする」と読み替えることができます。
以上の考え方を適用すると、右の図のような感じになります。13:45時点の状態で、終了予定を見ると「18:30」となっています。これは、残りタスクをすべて見積もり時間通りに終わらせるた場合の終了予定時刻です。
現時点で「今日の仕事は何時に終わるのか」がわかるため、今が順調なのか遅れ気味なのかを常に把握しながら仕事を進めることができます。これがわかっていれば、飛び込み作業が入ってきても適切な判断を下しやすくなります。受けるのか、断るのか、あるいはいつならできるのか、という回答をすばやく返すことができます。
なお、■は完了済み、□は未完了のタスクをそれぞれ意味しており、各タスクの終了時刻に時刻が入ると自動的に□から■に変わるようになっています（数式）。
タスクのシーケンシャル管理の効用
仕事が順調なのか遅れ気味なのかをリアルタイムに把握することができる。
