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Journal
「負け仕事」から見えてくるもの
夜、スポーツ新聞でその日の野球やサッカーの試合結果をスコアボードの数字を追いながら、今日のハイライトシーンを反芻するように、その日一日の仕事を振り返るためのツールとして「勝ち負け表」をご紹介したのですが、もう少し掘り下げてみます。 -
発見の記録
勝ち負け表
仕事には「やりたい仕事」と「やらなければいけない仕事」の2種類があります。くっきり分けられないにしても、「どちらかといえば、やりたい仕事」という風に振り分けていけば、いずれかに属することになるでしょう。 転職をして新たなキャリアを得たり、資格にチャレンジをして専門職に就いたとしても、そこで生まれる仕事のすべてが「やりたい仕事」であることはまれで、不本意ながらも必ず1つや2つ「やらなければいけない仕事」が出てきます。 小学校時代に、クラスが変わってやっと「イヤな奴」と離れることができたと思って安心していたのもつかの間、新しいクラスにもやはり「イヤな奴」がいることに気づいて暗澹たる気持ちになるのと似ています。 -
Journal
法則とコツ
以前、Tさんと話していた時、Tさんの以下の言葉が気になっていました。 「そうですねー。仕事が多すぎて、いつも終わらないんですけど、これを何とかしたいですね」 「何で終わらないんですか?」 「意志が弱いんでしょうかね」 「どうしたら意志が強くなりますか?」 「うーん…。意志を鍛える方法がわからない!(笑)」 意志が弱い、弱いなら鍛えればいい、でも鍛え方がわからない。 このように「○○をするために××をしたいのだが、××の方法がわからない」という現実に直面するシチュエーションというのはよくあることだと思います。 -
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「見える化」したら「見えなくする化」
先日、「メールの返信タイム」のことを書いたところ、「4行日記」実践中のTさんから質問をいただきました。 -
人間関係の科学
メールの「返信タイム」
日々の仕事でもはや欠かすことのできないツールの1つにメールがあります。仕事上のやり取りでは電話やFAXを上回る頻度で日々活発に使われているコミュニケーション手段と言えるでしょう。 そんなメールですから、うまく使いこなすことができるかどうかで仕事のスピードや品質が大きく変わってくるはずです。メールがビジネスで当たり前のように使われ始めてからもう10年はたつと思いますが、メールを取り巻く周辺技術はもちろん、使う側のリテラシーの面でもまだまだ発展途上の段階にあると感じています。 -
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「仕事が多すぎて、いつも終わらないんです」
「最近、仕事はどうですか? 前回は企画を8本抱えていたとうかがっていましたが…」 「いやぁ、相変わらず忙しいです。今は9本同時に進めてます」 「増えてるじゃないですか!」 「まぁ、全部が同じフェーズにあるわけじゃないので、やりくりして何とかうまくやってます」 -
とらえなおす
「思考停止語」を「行動促進語」に変換する
前回は「がんばれ」を取り上げましたが、これに加えて「難しい」も要注意ワードです。 -
Journal
「がんばれ!」と言う前に
壁にぶつかって落ち込んでいるような時、身近にいる人から「すぐに結果が出なくても、倦まず弛まず続けていれば、きっといつか花が咲く」というように励ましてもらえることがあります。でも、逆の立場で、へこんでいる人がいても(個人的には)このような言葉はあまりかけないようにしています。 -
Journal
考えてもみなかったことが実現する
仕事をしながら、いつも不思議に思うのですが、やってみる前に思い描いていたことと、実際に達成できたこととの間には非常に大きなギャップがあります。 立てたスケジュールから著しく逸脱したり、実際にかかった費用が見積もり金額から大きく乖離したり、というレベルのことではなく(そういうこともありますが)、ここで取り上げたいのは、もう少し上の次元にあることです。 -
タスク管理
続・やろうと思っていることを確実に実行する仕組み
前回は、やろうと思っていることを確実に実行するために、メールチェックしなくても、オフラインでいる時でも、必要なタイミングになれば、割り込んできて教えてくれるタフなリマインダーをご紹介しました。 これと似たようなことをすでに実行している方もいらっしゃるでしょう。でも、1つ問題があります。 -
タスク管理
やろうと思っていることを確実に実行する仕組み
「これをやろう」「あれをやろう」という比較的ロングスパンな展望を抱えながらも、目の前にある小さなタスクに追われている毎日ですが、小さなタスクが増えてくるとどうしても「これ」も「あれ」も視界から吹き飛んでしまいがちです。 「これ」や「あれ」の実現に少しでも近づくためには、日々ちょっとずつでもいいからその進捗に寄与するアクションを実行に移すしかありません。 -
Journal
続・適正な仕事量を考える
前回の続き。 攻められてから追放するという事後(リアクティブ)ではなく、事前(プロアクティブ)にしかるべき準備をして、迎え撃つくらいの体制を築きたいものです。 プロアクティブはリアクティブの残像です。 自分がこうなるだろうと思ってやったことは、「こうなるだろう」と思っているがゆえに何らかの結果を生み出すのですが、その結果に客観性を割り当てることはほとんど不可能です。なぜなら、視界から残像というバイアスを取り去ることができないからです。 -
Journal
適正な仕事量を考える
何事もバランスが大切ですが、ではいったいどういう状態がバランスが取れている状態なのかを客観的かつ明確に表現できるほどバランスは甘くありません。バランスを崩したときに初めてバランスを取れていなかったことに気づくという、暗中模索なところがあります。 -
ゲーム化戦略
仕事にゲーム感覚を取り入れて乗り越える
前回の「自分の一日の仕事をビジュアルに振り返る」では、以下のような発見があったことを書いたのですが、 改めて気づいたのは、タスク管理ツールという「司令塔」を中心に仕事を進めているということでした。1つ作業が終わるごとに終了時刻を入力し、次にやるべき作業を確認のうえ、開始時刻を入力して、再び作業に入る、というピストン運動が見て取れます。 この感覚というのは、要するにゲーム感覚に近いのだと思います。 -
Journal
自分の一日の仕事をビジュアルに振り返る
以前、橋本大也さんのブログで紹介されていた、デスクトップのスクリーンショットを定期保存してくれるソフトを試してみました。 昨日の午後はずっとデスクワークだったため、5時間弱(12:46〜17:20)ほどの一部始終を1分刻みにキャプチャしてみました。274分なので274枚のキャプチャ画像ができました。 -
Journal
仕事を楽しくしている人
少し前に勤めていた会社でご一緒していた方と数年ぶりにお会いしました。彼女は、ライターとして企業の発行するメルマガを書く仕事をしているのですが、当時はアルバイトとしてその会社に来ていました。自身はフリーランスとして、ほかにもライティングの仕事をしているようでした。 文章を書くのが何よりも好きという人で、現在はその「好き」という情熱と手腕を買われて、コンテンツ会社に誘われ、今はそこで働いている由。 いくら「好き」を仕事にできたとしても、フリーランスでいつづけるにはそれなりの覚悟が必要です。余程の売れっ子ライターでもない限り、待っていても仕事は来ないので、営業活動にも一定の時間を割かなければなりませんし、病気になれば途端に収入の道が閉ざされます。 そういったリスクと背中合わせになりながらでも「書く」ことにこだわり続けられるかどうか。 -
Journal
一度に大量のやるべきことに直面した時の対策
目の前に種々雑多な「やるべきこと」が大量に押し寄せてきている時の人間の反応は、 1.とりあえず「うわー」と叫ぶ(声に出すのはオプション) 2.すばやく優先順位をつけて1つ1つ片付ける 3.現実逃避する のいずれかでしょう(ほかにもあるかも知れませんが…)。どれが良いとか悪いとかではなく、自分がどういう反応を返してしまうのかを知っておくことが大事だと思っています。 -
Journal
「もうこれで大丈夫」ではまだ不十分
何事にも準備が大切ですが、どんなに準備に準備を重ねても「もうこれで大丈夫」ということにはなりません。本番になれば必ず1つや2つ「うわぁー、想定外!」な事態に打ちのめされるものだからです。 だからと言って手をこまぬいてもいられませんが、「やってみないとわからないこと」というものは、やってみないことにはわからないからこそ「やってみないとわからないこと」なわけで、残念ながら本番までは手をこまぬいているほか手がないということになります。 それにしても「もうこれで大丈夫」と安心して本番を迎えられるようになる日というのは来るのでしょうか? -
Journal
苦情には気丈に向き合う
現在書店に並んでいる日経ビジネスアソシエの4月4日号でサイバーエージェントの藤田晋社長の連載記事「謝るならさっさと潔く」に以下のようなことが書かれていました。 相手の気持ちを静めるために「謝る」ことと「自分の正しさを認めさせる」ことを一度にやろうとすると必ず失敗します。目的がぶれるからです。謝罪の時は今この瞬間に一番大切な目的以外のことを考えてはいけません。 実は、つい最近、この「謝る」を迫られたエピソードがあります。 -
考える技術と書く技術
自分が書いた文章のリポジトリ化構想(妄想)
ソフトウェア開発の分野で、リポジトリという言葉があります。この言葉を直訳ではなく、その実態をざっくりと日本語で表現するなら、適材適所、ということになるのかなぁ、と、この言葉を見るたびに思います。 あるべきモノがあるべき場所に格納されていて、適時に取り出すことができるという理想的な状態を体現しているのがリポジトリという仕組みだと考えるわけです。 -
Journal
思いついたアイデアに名前を付けて旅に出す
その昔、浪花のモーツァルトことキダタロー氏が「名前を付けると愛着が湧く、だからモノに名前をつけると遺失しなくなる」というようなことを言っていました。「だから、お金にも名前をつければ…」とも言っていましたが、これはまぁネタでしょう。 名前を付けることについては、以前も取り上げたことがあります。 問題を素早く解決するコツ 何かものを考える際に、対象を他と区別するために名前をつける必要があります。名前を付けて特定可能な状態にすることができて初めて思考の俎上に乗せられるからです。 特に自分で思いついたアイデアに名前を付けることによって、愛着が湧くのはもちろん次のような効果も期待できます。 -
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タスクリストの“常連さん”は「ダッシュ!」でやっつける
昨年6月に書いた「タスクリストの“常連さん”をやっつけろ!」以来、折に触れてその対策を検討している「先送り」ですが、久々に新しいテクニックのご紹介です。 -
記録の取り方と活かし方
本を1冊書くのにかかる時間を「見える化」する
ドラッカーは『プロフェッショナルの条件』で以下のように述べています。 われわれは、どのように時間を過ごしたかを、記憶に頼って知ることはできない。 ときどき、自分が時間をどう使っていると思うかを記憶自慢の人にメモしてもらい、そのメモを何週間か何か月かしまっておいてもらう。その間、実際に時間の記録をとらせる。彼らが思っていた時間の使い方と実際の記録は似ていたためしがない。 ある会社の会長は、時間を大きく3つに分けていると自分では思っていた。3分の1は幹部との時間、あとの3分の1は大切な客との時間、残り3分の1は地域活動のための時間だった。6週間にわたって記録をつけてもらったところ、これら3つの活動はいずれに対しても、ほとんど時間を使っていないことがわかった。それらは、割くべきであると考えられていた時間にすぎなかった。例によって都合のよい記憶なるものが、実際にそれらの仕事に時間を使っているように思い込ませていたのだった。 昨年10月末から昨日にかけて、1冊の本の執筆に取り組みました(4月末に刊行予定;詳細は別途お知らせします)。 ★http://cyblog.jp/amazon.php?asin=4798111023 思い込みと現実との間には深い溝が横たわっています。「まぁ、1時間もあれば終わるだろう」と踏んで始めた仕事が半日経っても終わらなかったり、「始めたら数時間はほかのことができないから今はやめておこう」などと言って先送りを繰り返していた仕事が、やってみたら1時間足らずで終わってしまったりとか。 そんなこともあり、1冊の本を書くのにいったいどれくらいの時間がかかるものなのかを数字として把握しておくために、例によってタスク管理ツールで記録している、今回の執筆に要した時間を取り出してみました。 -
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満足度の高いブログを長く続けるコツ
前回に引き続き、ブログにかけた時間の「見える化」について。 今回は、 1.書いた時間帯 2.かかった時間 3.満足度(ただし、あくまで自己満足) の相関を見てみようと思います。 -
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ブログに使っている時間を「見える化」してみる
昨日の「見える化」につられて最近のブログにかけている時間を計算してみました。 -
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「見える化」の実践から見えてくるもの
現在書店に並んでいる日経ビジネスアソシエの3月21日号の特集テーマは「見える化」。昨日の「タスクを“色別”する」とシンクロするところが多いため、少し深掘りしてみます。 -
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タスクを“色別”する
タスクの数が増えてくると見通しが悪くなります。例えば、今後どんなタスクが控えているのかを知る場合などに視認性が落ちます。 そこで、タスクの行をProjectによって色分けするようにしてみます。 -
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先送りしたタスクを確実に拾う仕組み
今日はちょっとタスク管理ツールからは少し離れて、久々に先送り対策について。 -
Journal
毎日のルーチンタスクは自動的に登録される
前回、繰り返しタスクの時間指定リピート機能を追加しましたが、その際に以下のように書きました。 この機能は、繰り返しタスクが多ければ多いほど効果を発揮します。その詳細についてはまた次回。 そこで、具体的な事例を紹介します。 -
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繰り返しタスクの時間帯指定リピート機能を追加
昨日は繰り返しタスクの自動登録機能を追加しましたが、自動登録されたタスクは元のタスクが完了した時間帯を引き継ぎます。例えば、「メールチェック」というタスクは本来は朝と夕方に行いたいタスクであったとしても、実際に完了したのが午後だったり夜だったりすると、次回のタスクもその時間帯になってしまうわけです。 後で本来の時間帯に変更する必要が生じます。これはたいした手間ではありませんが毎日のこととなると無視できない無駄な作業となります。そこで、時間帯を指定できるようにしてみます。 -
TaskChute2活用法
毎日繰り返し行うタスクの登録を自動化する
日々のスケジュールを作っていると(=やるべきタスクをリストアップして作業する順番に並び替えていくと)、毎日繰り返し行うタスクがあることに気づきます。 例えば、メールチェックは、どんなに忙しくても行うものですからタスクリストには必ず入れておきたいタスクと言えます。であれば、わざわざ毎日登録しなくても、自動的に登録されるようになっていれば便利なのではないか、と考え、その機能を追加してみました。 -
予定を守るためのヒントとアイデア
現実ベースでスケジュールを立て直す
タスクをリストアップして、それぞれのタスクに必要と思われる時間を割り当てて仕事をスタートしたとしても、途中で「これでは終わらない」という現実に直面することがあります。そんな場合は、それが分かった時点で改めてスケジュールを立て直す(リスケ)する必要があります。 -
Journal
タスクの追加・複製・削除機能を追加
新しいタスクを追加・複製・削除する機能を追加しました。 1.タスク新規追加:選択している行の直前行に空行を追加する 2.タスク複製 :選択している行の内容を複製する 3.選択タスク削除:選択している行全体を削除する -
タスクシュート時間術
タスクのシーケンシャル管理から見えてくること
今つくろうとしているタスク管理ツールはタスクのシーケンシャル管理を指向しています。 短期管理ツールがほとんど「備忘メモ」とニアリーイコールなのに対し、長期管理ツールはプロジェクト別にタスクを管理できるようにある程度の機能の作り込みがなされています。両者に欠けていて、シリアル管理ツールが備えている(備えさせたい)視点は、文字通りシーケンシャル管理です。 シーケンシャル管理とは、ファイルのシーケンシャル・アクセスをヒントに思いついたタスク管理のアイデアで、タスクの種類に関わらず時間軸に沿って一列に並べて、順番に処理していくためのものです。 この方法は一見スマートに見えますが、盲点があります。 -
タスクシュート時間術
時間帯ごとにタスクを管理する
会社の規模が大きくなってくると、いわゆるカンパニー制と呼ばれる、各事業部ごとの分権経営というスタイルを採る事例をよく耳にします。 タスク管理でも同様で、同時に進めているプロジェクトの数、あるいは同時に発生するタスクの数が1ケタである間は、何とか特別なツールなしで管理可能ですが、2ケタを越えた辺りから難しくなります。 -
タスクシュート時間術
1日を複数のセクションに分ける意味
いま開発を進めているタスク管理ツールでは、こちらで書いたように1日を3時間ごとのセクションに分けて管理するのですが、一応これには意味があります。 朝6時から24時までの18時間を3時間ずつ6つのセクションに分割します。そして、それぞれのセクションにA?Fという記号を割り当てます。 A: 6:00? 9:00 B: 9:00?12:00 C:12:00?15:00 D:15:00?18:00 E:18:00?21:00 F:21:00?24:00 仕事をするのはほとんどの場合9:00?18:00であることが多いと思われるため、スケジュールを立てる段階でタスクを割り当てるセクションは、B?Dの3セクション9時間分、ということになります。 -
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時刻入力補助機能を追加
自分が行った作業の内容と時間を記録する上で、時刻の入力がひんぱんに発生します。 Excelでは、Ctrl+:キーで現在時刻が入力されますので、終了時刻の入力はこれで良いとして、開始時刻は原則として、直前のタスクの終了時刻になるはずです。コピー&ペーストしても良いのですが、少し面倒なのでここを自動化してみます。 -
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日付変更機能ほか追加
日付を変更するとき、特に先送りをするような場合は、何日後に送るのかを指定できると便利そうです。 というわけで、日付変更機能を追加してみました。 -
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タスクのソート機能を追加
というわけで、まずはタスクのソート機能を追加。 いろいろと“増床増築”を繰り返してきましたが、ここまでのところはすべてExcelの数式で実現しています。でも、使い勝手を考えるとそろそろ限界が見えてきたので、次回以降はマクロ(VBA)を活用してみます。 課題としては、 1.並び替えのキーになる連番の自動採番 2.開始時刻・終了時刻をラクに入力するための機能 3.日々のルーチンタスクの自動登録機能 などを今のところは考えています。 ソート機能は上記には掲げていなかったものの1を作っているついでに。 -
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時間帯ごとの繁閑を“見える化”する
日別の見積もり時間が見えるようになったら、さらにその日のどの時間帯が忙しいのか、あるいは空いているのかを“見える化”させてみます。 とはいえ、どの時間帯なら空いているのか、それは午前なのか午後なのかがわかる方がいいですし、物理的に時間が空いていたとしても、まとまった時間を使って集中して取り組みたい作業があれば、それを優先させたいこともあるでしょう。 そのためには各作業をどの時間帯に割り当てるのかがわかる方がさらに良いと考えられます。