大橋 悦夫 今日はちょっとタスク管理ツールからは少し離れて、久々に先送り対策について。
仕事には、集中して取り組みたいものと、集中が途切れたときに一気に片付けたいものとがあります。企画書の作成やプレゼン資料の作成などは、集中して取り組みたいですし、書類への記入や定型的なメール対応などはある程度ためておき、時間を作って一気に片付けたいものです。
うまい具合にこの2種類の仕事をサンドイッチにしてスケジュールを組んでおけば、時間を有効に活用することができます。
ただ、問題は、「集中仕事」に没頭し過ぎて、細かい「一気仕事」たちが先送りされがちなこと。集中して取り組むべき仕事を小刻みに中断してまでやる必要はないものの、忘れずにそのための時間を確保して確実に片付けられるように仕組みレベルで体制を整えておくことは不可欠だと思います。仕組み化しておくことで、機械的にできるようになり、余計な神経およびストレスを使うことがぐっと減るからです。
「あとでメール返事しなきゃ」
「誰と誰に返事するんだっけ？」
「なんて返そうかな？」
などの気がかりを抱えたままでは「集中仕事」に支障が出てしまいます。そういった気がかりはすべて一掃して、スッキリとした頭で没頭しなければ、「集中仕事」が時間通りに終わらず、その結果「一気仕事」のための時間が侵食されるという悪循環に陥ります。
そこで、２つのことをします。
●１．一気仕事（要返信メール等）の一覧を一箇所に溜めておく
●２．一気仕事のための時間を確保しておき、漏れなく実行する
●１．一気仕事（要返信メール等）の一覧を一箇所に溜めておく
絶対一覧。二覧散乱にしないこと。二覧散乱というのは、タスクリストが二箇所以上に散乱しているさまを指します（今思いついた言葉ですが…）。
タスクでも書籍でも日頃よく使う文房具でも、「ここになければ他にはないっ！」で書いた通り一箇所に固めて置いておくことが何よりも大切です。
それは、
メモをするのは一箇所に限定する
だけです。１つの決まったテキストファイルでもいいし、１つのメールフォルダでもいいですから、とにかくそこにしかメモを残さないことです。
突然ひらめいたアイデアや「あ、これやらなきゃ」と思いついたタスクは、すぐにテキストファイルに追記する、あるいは自分宛てにメールをしたためる。ケータイからでもPCからでもとにかく１つのフォルダに格納されるようにしておきます（件名の頭に「MyMemo：」などといった特別な記号をつけるようにするなどで自動振り分けされるようにセットしておくと良いでしょう）。
こうすれば、いざ探す段になっても、テキストファイルもしくはメールフォルダを漁れば見つかることになります。そこになければ「ないっ！」（そもそもメモしてないっ！）という結論に直行できます。
結論に直行できるということは、それだけ探す時間を削減できることになりますし、何よりもストレス低減に役立ちます。
「確か、ここに入れて置いたはずなんだけどなぁ」
というぼやきを繰り返していると、それだけで自己嫌悪とストレスになり、物理的に作業時間を圧迫するばかりでなく、精神的にも凹みます。
要返信メールについては、1つのフォルダに入れておくのですが、オススメはGmailで「要返信」などのラベルを付けておくこと。毎日このラベルが付いたメールの一覧を欠かさずチェックし、この一覧に従って返信処理を進めていきます。
個人的には、未返信メールには「スター」を付けておき、返信が終わったら外します。こうすることで、「要返信」ラベルの一覧を見たときに、「スター」が付いていないメールは返信が終わっていると判断でき、
１．「スターなし」メールを選択
２．ラベルを削除「要返信」
という手順で「要返信」一覧から返信済みメールが一気に消えてくれます。これが非常に爽快です。この爽快感が実は重要なのではないか、と思っています。
●２．一気仕事のための時間を確保しておき、漏れなく実行する
こちらについては、繰り返しタスクとして日々のタスクとして欠かさずに実行する体制ができれば、漏れなくなるはずです。
＜先送りしたタスクを確実に拾う仕組み＞
そのための時間を確保しておき、毎日欠かさず実行する
