2006年

昨年６月に書いた「タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！」以来、折に触れてその対策を検討している「先送り」ですが、久々に新しいテクニックのご紹介です。

ドラッカーは『プロフェッショナルの条件』で以下のように述べています。 われわれは、どのように時間を過ごしたかを、記憶に頼って知ることはできない。 ときどき、自分が時間をどう使っていると思うかを記憶自慢の人にメモしてもらい、そのメモを何週間か何か月かしまっておいてもらう。その間、実際に時間の記録をとらせる。彼らが思っていた時間の使い方と実際の記録は似ていたためしがない。 ある会社の会長は、時間を大きく3つに分けていると自分では思っていた。3分の1は幹部との時間、あとの3分の1は大切な客との時間、残り3分の1は地域活動のための時間だった。6週間にわたって記録をつけてもらったところ、これら3つの活動はいずれに対しても、ほとんど時間を使っていないことがわかった。それらは、割くべきであると考えられていた時間にすぎなかった。例によって都合のよい記憶なるものが、実際にそれらの仕事に時間を使っているように思い込ませていたのだった。 昨年10月末から昨日にかけて、1冊の本の執筆に取り組みました（4月末に刊行予定；詳細は別途お知らせします）。 ★http://cyblog.jp/amazon.php?asin=4798111023 思い込みと現実との間には深い溝が横たわっています。「まぁ、1時間もあれば終わるだろう」と踏んで始めた仕事が半日経っても終わらなかったり、「始めたら数時間はほかのことができないから今はやめておこう」などと言って先送りを繰り返していた仕事が、やってみたら1時間足らずで終わってしまったりとか。 そんなこともあり、1冊の本を書くのにいったいどれくらいの時間がかかるものなのかを数字として把握しておくために、例によってタスク管理ツールで記録している、今回の執筆に要した時間を取り出してみました。

前回に引き続き、ブログにかけた時間の「見える化」について。 今回は、 　１．書いた時間帯 　２．かかった時間 　３．満足度（ただし、あくまで自己満足） の相関を見てみようと思います。

昨日の「見える化」につられて最近のブログにかけている時間を計算してみました。

現在書店に並んでいる日経ビジネスアソシエの3月21日号の特集テーマは「見える化」。昨日の「タスクを“色別”する」とシンクロするところが多いため、少し深掘りしてみます。

タスクの数が増えてくると見通しが悪くなります。例えば、今後どんなタスクが控えているのかを知る場合などに視認性が落ちます。 そこで、タスクの行をProjectによって色分けするようにしてみます。

今日はちょっとタスク管理ツールからは少し離れて、久々に先送り対策について。

前回、繰り返しタスクの時間指定リピート機能を追加しましたが、その際に以下のように書きました。 この機能は、繰り返しタスクが多ければ多いほど効果を発揮します。その詳細についてはまた次回。 そこで、具体的な事例を紹介します。

昨日は繰り返しタスクの自動登録機能を追加しましたが、自動登録されたタスクは元のタスクが完了した時間帯を引き継ぎます。例えば、「メールチェック」というタスクは本来は朝と夕方に行いたいタスクであったとしても、実際に完了したのが午後だったり夜だったりすると、次回のタスクもその時間帯になってしまうわけです。 後で本来の時間帯に変更する必要が生じます。これはたいした手間ではありませんが毎日のこととなると無視できない無駄な作業となります。そこで、時間帯を指定できるようにしてみます。

日々のスケジュールを作っていると（＝やるべきタスクをリストアップして作業する順番に並び替えていくと）、毎日繰り返し行うタスクがあることに気づきます。 例えば、メールチェックは、どんなに忙しくても行うものですからタスクリストには必ず入れておきたいタスクと言えます。であれば、わざわざ毎日登録しなくても、自動的に登録されるようになっていれば便利なのではないか、と考え、その機能を追加してみました。

タスクをリストアップして、それぞれのタスクに必要と思われる時間を割り当てて仕事をスタートしたとしても、途中で「これでは終わらない」という現実に直面することがあります。そんな場合は、それが分かった時点で改めてスケジュールを立て直す（リスケ）する必要があります。

新しいタスクを追加・複製・削除する機能を追加しました。 　１．タスク新規追加：選択している行の直前行に空行を追加する 　２．タスク複製　　：選択している行の内容を複製する 　３．選択タスク削除：選択している行全体を削除する

今つくろうとしているタスク管理ツールはタスクのシーケンシャル管理を指向しています。 短期管理ツールがほとんど「備忘メモ」とニアリーイコールなのに対し、長期管理ツールはプロジェクト別にタスクを管理できるようにある程度の機能の作り込みがなされています。両者に欠けていて、シリアル管理ツールが備えている（備えさせたい）視点は、文字通りシーケンシャル管理です。 シーケンシャル管理とは、ファイルのシーケンシャル・アクセスをヒントに思いついたタスク管理のアイデアで、タスクの種類に関わらず時間軸に沿って一列に並べて、順番に処理していくためのものです。 この方法は一見スマートに見えますが、盲点があります。

会社の規模が大きくなってくると、いわゆるカンパニー制と呼ばれる、各事業部ごとの分権経営というスタイルを採る事例をよく耳にします。 タスク管理でも同様で、同時に進めているプロジェクトの数、あるいは同時に発生するタスクの数が1ケタである間は、何とか特別なツールなしで管理可能ですが、2ケタを越えた辺りから難しくなります。

いま開発を進めているタスク管理ツールでは、こちらで書いたように1日を3時間ごとのセクションに分けて管理するのですが、一応これには意味があります。 朝6時から24時までの18時間を3時間ずつ6つのセクションに分割します。そして、それぞれのセクションにＡ?Ｆという記号を割り当てます。 　Ａ： 6:00? 9:00 　Ｂ： 9:00?12:00 　Ｃ：12:00?15:00 　Ｄ：15:00?18:00 　Ｅ：18:00?21:00 　Ｆ：21:00?24:00 仕事をするのはほとんどの場合9:00?18:00であることが多いと思われるため、スケジュールを立てる段階でタスクを割り当てるセクションは、Ｂ?Ｄの3セクション9時間分、ということになります。

自分が行った作業の内容と時間を記録する上で、時刻の入力がひんぱんに発生します。 Excelでは、Ctrl＋：キーで現在時刻が入力されますので、終了時刻の入力はこれで良いとして、開始時刻は原則として、直前のタスクの終了時刻になるはずです。コピー＆ペーストしても良いのですが、少し面倒なのでここを自動化してみます。

日付を変更するとき、特に先送りをするような場合は、何日後に送るのかを指定できると便利そうです。 というわけで、日付変更機能を追加してみました。

というわけで、まずはタスクのソート機能を追加。 いろいろと“増床増築”を繰り返してきましたが、ここまでのところはすべてExcelの数式で実現しています。でも、使い勝手を考えるとそろそろ限界が見えてきたので、次回以降はマクロ（VBA）を活用してみます。 課題としては、 　１．並び替えのキーになる連番の自動採番 　２．開始時刻・終了時刻をラクに入力するための機能 　３．日々のルーチンタスクの自動登録機能 などを今のところは考えています。 ソート機能は上記には掲げていなかったものの１を作っているついでに。

日別の見積もり時間が見えるようになったら、さらにその日のどの時間帯が忙しいのか、あるいは空いているのかを“見える化”させてみます。 とはいえ、どの時間帯なら空いているのか、それは午前なのか午後なのかがわかる方がいいですし、物理的に時間が空いていたとしても、まとまった時間を使って集中して取り組みたい作業があれば、それを優先させたいこともあるでしょう。 そのためには各作業をどの時間帯に割り当てるのかがわかる方がさらに良いと考えられます。

日別の見積もり時間の“見える化”について。 ところで、「本日」の時間については、左上のブロックを見れば分かりますが、 　見積　：今日のタスクの見積時間の合計 　■済み：すでに完了したタスクの見積時間の合計（≠実際にかかった時間） 　□残り：未完了のタスクの見積時間の合計 明日以降の予定については時間が見えません。そこで日別の見積もり時間の“見える化”が必要になってきます。

タスク管理ツールにローカルな「本日」の認識を持たせる方法を考えてみます。 残る課題の1つは、「本日」をどう認識させるかです。もちろん、現在日時を取得すれば良いのですが、24:00を回った場合でも「本日」として扱いたい場合や、「明日」の時点でのタスクリストを確認したい場合などを考えると、タスク管理ツールの中でのローカルな「本日」を持つ必要があります。

未来のタスク管理であると同時に、後から活用するための作業記録になるようにするための具体的な方法について考えてみます。

「自分がやったことを逐次記録することで、日々の生産性を上げる」と言われますが、その理由としてドラッカーは「時間を浪費する非生産的な活動を見つけ、排除していく」ことができるためとしています。 また、記録をすることで、実際の作業と、自分がそれをするのに必要な時間の組み合わせをストックとして持つことができます。このストックが多ければ多いほど見積もりが精緻になり、早い段階で完成形を人に伝えることができたり、トラブルを未然に防ぐことができるようになります。 とはいえ、実際のところ、忙しい仕事の合間に逐次記録を取っていくのは容易ではありません。ちょっと気を抜くとすぐに「あれ、もう１時間たっているけど何やっていたんだっけ？」という事態に直面します。

昨日までの一連のエントリで、タスクの分割とチェックポイントの設定について紹介してきました。 この２つを始めると、あることに気づきます。

昨日はシーケンシャル管理の実践例を途中までご紹介しました。 以上の考え方を適用すると、右の図のような感じになります。13:45時点の状態で、終了予定を見ると「18:30」となっています。これは、残りタスクをすべて見積もり時間通りに終わらせるた場合の終了予定時刻です。 現時点で「今日の仕事は何時に終わるのか」がわかるため、今が順調なのか遅れ気味なのかを常に把握しながら仕事を進めることができます。これがわかっていれば、飛び込み作業が入ってきても適切な判断を下しやすくなります。受けるのか、断るのか、あるいはいつならできるのか、という回答をすばやく返すことができます。 今回は、この続きで一日の仕事が終わった時にやるべきことを考えてみます。

昨日の続きで、タスクのシーケンシャル管理について。 複数のプロジェクトを並行して進めている状況であっても、つまり複数の流れが同時にあったとしても、一日のスケジュールの流れは１本にしないとまっすぐに進めません。 そこで、今日やるべきタスクをやるべき順番に並べます。 テレビを観るとき、観たい番組が複数あっても同時に観られるのは１つの番組に限られるのでどういう順番でチャンネルを渡り歩いていくかを決めるのに似ています。

以前、こちらで、タスク管理には短期と長期の２種類がある、と書きました。 人の記憶には短期記憶と長期記憶があり、PCのメモリとハードディスクがそれぞれに喩えられるのをよく聞きます。タスク管理についても、短期管理タスクと長期管理タスクの２種類があって、前者はテキストファイル（リアルタイムログ）、後者はタスク管理ツール、という棲み分けがありそうです。 その日のうちに処理し終えてしまうようなタスクのためにわざわざカテゴリを立てて登録するのは面倒ですし、むしろタスク管理ツールのノイズを減らすうえで、あえて登録せずに済ませようとするくらいでちょうど良いと思っています。 それぞれの管轄は、 短期管理は、２分以内でできてしまうタスクとその日のうちに終えられそうなタスクなのに対し、 長期管理は、複数の小タスクに分割されて、納期管理をきちんと行う必要があるタスク、 と塗り分けることができます。

前回の続き。 時間に責任を持つためには以下の２つがポイントである、と書きました。 　１．大きなタスクをすぐにできる小タスクに分割する 　２．分割した小タスクごとに必要な時間を割り振る 「企画書の作成」といった、そのままでは時間を見積もるのに手に余るような大きさのタスクは、実際の作業時間が想像できるレベルにまで分解することで、「えいやっ」ではない現実的な時間見積もりができます。各小タスクの見積時間をすべて積み上げたものがタスク全体の見積もり時間となります。 今回は、小タスクに分割するためのコツです。

昨日の続き。 この結果を厳粛に受け止めて、明日に活かすために反省をしてみます。反省するには、各タスクごとの集計表があると便利です。例えば、右の図のような感じです。これはExcelなら数式による参照で簡単にできますね。 この表を見ると、まず、超過の最大の原因となったタスクは「Ｂ社のＷｅｂサイト企画書作成」で1.75時間の超過です。ほとんど倍ですね…。「まぁ、２時間もあればできるだろう」というノリで見積もると、たいていこんな感じになります。「２時間」に責任が持てていない状態と言えます。 では、どうすれば責任を持てる状態にできるでしょうか？ ということで責任を持てる状態にする方法です。例えば、２時間かかる、というその根拠が自分の中で明確であれば、その２時間に責任を持てることになります。 そこで今回は、根拠を自分の中で明確にするにはどうすればよいか、について考えてみます。

昨日に引き続き、タスク管理ツールの自作について。 「今日やるべきこと」を作るステップをまとめると、以下のようになります。 　１．タスクごとに時間を見積もって並べる 　２．見積もった時間を合計する 　３．稼働時間と比べて過不足を調整する ということで、これをもとに実際に仕事を進めるのですが、そもそもタスクごとに時間を見積もるには経験が必要です。逆に言えば、やったことがないことは「えいやっ」で見積もるしかない、ということになります。 そこで今回は時間を見積もることについて考えてみます。

昨日の「リアルタイムロギング」メソッドの拡張の続きです。 人の記憶には短期記憶と長期記憶があり、PCのメモリとハードディスクがそれぞれに喩えられるのをよく聞きます。タスク管理についても、短期管理タスクと長期管理タスクの２種類があって、前者はテキストファイル（リアルタイムログ）、後者はタスク管理ツール、という棲み分けがありそうです。 ということで、タスクによって管理ツールを分けることになるのですが、仕事というのはできれば予め敷いた一直線のレールをまっすぐに突き抜けられる方が生産性も生産量もアップすると思っています。 もちろん、予定通りに行かないことなど日常茶飯事ですし、予定にこだわりすぎてもよくありません。予定など立てず思いつくままつれづれなるままに仕事す、というスタイルもあるでしょう。そもそも予定が立たない、という仕事や状況も考えられます。 でも、自分なりの仕事原則、あるいは「マイ・プライベート道徳」を定めた方が流されずに主体的に仕事ができるはずなので、どんな状況であれ予定は立てた方がベターです。

「発想七日！」で「リアルタイムロギング」メソッドという手法が紹介されています。 簡単に生産性を上げる「リアルタイムロギング」メソッド そんなこんなで、僕がここ1週間ほど試してみて調子がいいのが、「リアルタイムロギング」メソッド。 冒頭の「報告書作成」でいえば、作業を開始するときに 　　■××向け報告書最終化 　　後半へのつなぎを考える 　　タイムテーブルの再確認 などとロギングしておくだけです。「なんだよそれだけかよ！」という感じです。しかしなんとも情けないことに、たった2時間の作業なのに、しばしばこのログが役に立ってしまうのです。いつの間にか「こだわり」の悪魔に支配されて、オブジェクトの配置揃えなんかを一所懸命やってしまい、ハッと我に返ったとき、この2時間で最低やるべきことを思い出させてくれます。もちろん「中断」に対しても有効。 これをさらに有効に活用するための拡張を考えてみます。

ブログを継続して書くには、書くべきネタの整理を始め、いくつかのコツがあります。 　１．書く時間を確保する 　２．更新頻度を決めてこれを守る 　３．ネタ帳をつける（ストックを持つ） 　４．調子のいい時に書き溜める 　５．“休刊日”を作る 　６．本をしっかり読む──人に語れるネタを増やす 　７．まず主題を決める 　８．誰かに話しかけるつもりで書く 　９．コミュニティを活用する 　10．失敗（駄作）を恐れない 　11．名文を書く必要はない 　12．前向きな姿勢をキープする 　13．自分にとって新しいネタに挑戦する とはいえ、そもそもなぜブログを書き続けるのでしょうか。

引き続き、日経ビジネスアソシエの1月17日号の特集「あなたの潜在力を開花させる?見抜く技術」より。昨日は、メタ認知によって自分の推論や判断をシャープにしていけば、同じ失敗を繰り返さなくなる、という話でした。 そこで今日は、ちょっとクイズ。以下は特集ページに掲載されていた事例です。 ●上司の本音を見抜くポイント ・「間違いない」という発言の裏には、実は同意を求める気持ちがある。 確信 しているのではなく、 不安 の裏返しだ。 ・「別にどちらでもいい」という上司は、本当は 強い希望 を持っているから要注意。 ・「今の若い者ときたら」という上司は一般論のふりをして、実は 個人攻撃 をしている。 ・いつも決まった居酒屋に行く上司は 安定志向 である。 ・部下の揚げ足を取る上司は、意外に、部下を 和ませようと しているのかもしれない。 ・カラオケでヒット曲ばかり歌う上司は、 褒め言葉 に弱い。 ●部下の本音を見抜くポイント ・部下の「すみません」は「 早くすませてほしい 」の意味。「なるほど」を連発するのも「 もう分かった 」の趣旨かも。 ・一緒に食事に行った時、あとほんの一口だけなのに、食事を残す部下は、 自分に甘い 。 ・声をかけた時に「私ですか？」といちいち聞き返す部下には、 強いコンプレックス がある。 ・部下の話すペースがいつもより速いときには 隠し事 がある。報告に来た部下がいつもより離れて立っている場合も 何か問題を抱えている 。 ・「うちの会社」という部下は、 自分がいなければ職場の仕事は回らない と思っている。 ・うなずきも３度以上続けば、 本音は「ノー」 であると心得よ。

日経ビジネスアソシエの1月17日号でサイバーエージェントの藤田晋社長の連載記事「企画力は情報量と経験で決まる」に以下のようなことが書かれていました。 当社では新しい商品やサービス、そして社員の才能を発掘すべく、社内で事業プランコンテストを行ってきました。しかし、この方法だとヒットにつながる良い企画がなかなか上がってこないことに最近気づきました。私が思うに「コンテストだ。さぁ、考えよう！」と、普段の仕事から離れ、改まって考えようとするから、実現性の低いアイデアばかりになってしまうのです。 では、どうしたら実現性の高いアイデアが出てくるのでしょうか。

先日、あるオンライン証券会社のページで次のようなお知らせを目にしました。 以下の銘柄につきまして、当面の間、保証金代用有価証券の掛目を引き下げます。ご了承のほどお願い申し上げます。 （以下略） 「保証金代用有価証券？　掛目？　何のこっちゃ？」と思いつつ、並んでいる銘柄を見て何となくよくないことが起きているんだろうなぁ、という程度の認識でいましたが、保田さんが非常にわかりやすく解説してくださっていました。 もちろん、証券会社としては相手にしているのは「保証金代用有価証券」も「掛目」も当然きちんと理解している投資家である、という前提でビジネスをしているのでしょうから、これはこれで問題はないと思います（措置の内容がどうこう、ということについては触れる立場にないのでスルー）。 で、ここで感じたのが、日頃から何となくもやもやしていた、「表現の視点」問題。

今年になってから始めたことはいくつかありますが、そのうちの１つが「格言日記」。

年賀状を反省に活かすコツで、以下のように書きました。 そして、ひるがえって「この１年、自分はどうだったのか？」を振り返りたくなります。 　１．継続的にやってることは何だろう？ 　２．新しく始めたことは何だろう？ これに加えて、公開するかどうかはさておき、 　３．やめたことは何だろう？ も書き出してみるとさらに自分の来し方がよくわかり、行く末を描く上での良いデッサンになると思います。 起-動線の堀内さんが、同じく梅田望夫さんの「やめること」を先に考えようを引きながら以下のようなエントリを書かれています。

というわけで、昨日ご紹介したアカデミーヒルズ・ライブラリー（六本木ヒルズ森タワー49階）に来ています（このエントリはマイライブラリーで書いています）。 この施設は、大きく分けると以下の３つの区画があります。 Ａ．ライブラリーカフェ Ｂ．マイライブラリー Ｃ．40階カフェ ライブラリーの詳細についてはこちらを見ていただくとして、 　１．来る前に抱いていた疑問 　２．実際に来てみて感じたこと 　３．「なるほどー」と納得したこと を簡単にご紹介してみます。

フリーランスでの仕事を始めてもうすぐ６年になります（途中１年だけ会社員を掛け持ちしていたので実質５年）。基本的には自宅の一部をオフィスにして仕事をしていますが、自宅の外にオフィスを持つための試行錯誤が続いています。 今までの試行錯誤は、 ・仕事仲間とマンションの一室（Studio仕様）をシェア ・ベンチャーを立ち上げた方のオフィスの一部を間借り ・カフェでまとまった原稿作成やプログラミング ・ホテルにこもって缶詰仕事 などなど、時と場合と必要に応じていろいろやってきましたが、いまだに「これだ」というスタイルが確立できていません。思い切って専用のオフィスを借りてしまうのが一番なのかも知れませんが、費用対効果の面であまり思わしくなく、また、自宅をオフィスにしている生活が長いこともあって、これと同等かそれ以上のインフラを新たに外に構築するコストや手間を考えるとゾッとするので、結局踏み切れずにいます。 仕事には山谷があるので、必要に応じてカフェやホテルを活用するのが今のところは一番面倒が少なく手っ取り早いスタイルなのかな、という結論に落ち着いてはいますが。。