タスクに必要な時間を見積もる

昨日に引き続き、タスク管理ツールの自作について。

ということで、これをもとに実際に仕事を進めるのですが、そもそもタスクごとに時間を見積もるには経験が必要です。逆に言えば、やったことがないことは「えいやっ」で見積もるしかない、ということになります。

そこで今回は時間を見積もることについて考えてみます。

やったことがあることであれば、それをベースにおおよその時間を見積もることができます。例えば、

　●前回このタスクは２時間もかかった。初めてで不慣れなこともあったが、手順がわかっている今回はもう少し早くできそうだから、１時間半にしておこう。

そして、実際にかかった時間を記録します。以下のステップが加わります。

　４．やってみて、実際にかかった時間を記録する

これをすべてのタスクについて行います。仮に、あくまで仮に、すべてのタスクが順番通りかつ見積時間ぴったりで終えることができた場合、右の図のようになるはずです。

［実績］のセルには［終了］?［開始］という数式を入れておけば、開始時刻と終了時刻を入力することで自動的に実際にかかった時間が入ります。ちなみにその数式は、以下になります。

　=IF(終了=””,””,(開始-終了)/TIMEVALUE(“1:00”))
　※終了時刻を入力しない限り実績は計算されないようにしています。

でも現実にはこんなに美しく運ぶはずがないので（運ぶべきなのですが、なかなか…）、実際には例えば右の図のような感じになることが多いはず。

　●黄色のセルは、見積時間を超えて完了
　●水色のセルは、見積時間より早く完了
　●見積時間が空欄の行は予定外タスク

午前中に終えるはずだった「Ｂ社のＷｅｂサイト企画書作成」が目論見通り終わらず、ランチの時間を侵食し、さらに午後にまで侵出しています。また、朝一番の「メールチェック」は必ずするものなのであれば、予めタスクに入れておくべきだったと言えます。

一番下の合計欄に目を転じると、締めて2.75時間の超過ということになります。この超過分が残業時間として消費されていることになります（この数字は自分の仕事力の一面を如実に示す結果でもあります）。

この結果を厳粛に受け止めて、明日に活かすために反省をしてみます。反省するには、各タスクごとの集計表があると便利です。例えば、右の図のような感じです。これはExcelなら数式による参照で簡単にできますね。

この表を見ると、まず、超過の最大の原因となったタスクは「Ｂ社のＷｅｂサイト企画書作成」で1.75時間の超過です。ほとんど倍ですね…。「まぁ、２時間もあればできるだろう」というノリで見積もると、たいていこんな感じになります。「２時間」に責任が持てていない状態と言えます。

では、どうすれば責任を持てる状態にできるでしょうか？　…というところで、明日に続きます。

※ヒントはこちら。