タスクシュート時間術

この「気分転換」について検討してみましょう。大橋さんは譲歩気味に「時間が惜しいなら気分転換の時間を使って計画に充てる」と書いていますがこの語に括弧があるのは要するに「気分転換」は「無駄」だからです。 https://cy […]

何度も同じことに言及しているつもりなのですが、見た目のためにどうしても誤解されがちです。本エントリで言いたいことはたった１つだけです。 TaskChuteはタスクリストのついたログツールです。

この比喩を使うのは決して初めてではありませんが、TaskChuteとはカーナビであると考えると、いくつかのことが非常にわかりやすくなります。 例えば「プロジェクト」とはGTDで言うのとはちょっと違って、TaskChute […]

お金は使えば減っていきますが、使い方次第では増やすことができます。 ポイントは、使わないと増やせない、使うことに寄ってしか増えない、ということです。減らしたくないからといって、使わないでいても、減ることはあっても増えはし […]

今回からはToodledoで“どんな風に”タスク管理をすれば良いかという感触をつかんで頂くべく、GTD（Getting Things Done）という情報管理の手法をベースに一連の流れを説明していきたいと思います。 シゴ […]

TaskChute記事のまとめ に筆者もたじろぐようなまとめ記事があがりました。私自身、すっかり忘れていたのも含まれています。 ついついことごとく見返してしまったわけですが、これを見ていま一度「タスクシュート効果ある」理 […]

アナログでタスクシュート式仕事術を実践するのは、まず不可能です。見積もり時間の総和を出すことと、並べ替えが、あまりに煩雑で、とうてい現実的ではありません。 しかし、他にやり方がなければ（たとえば職場でエクセルのマクロが使 […]

この準備が大変で、久し振りに徹夜を含むデスマーチ状態で仕事を続け、そうした無理をしてなんとか発表できるところまで仕上げられました。ただ今回の仕事でちょっとした個人的な勝利も経験することができました。なんとかこの期間中、自 […]

大橋さんが作ったタスク・シュートを使っているという話をセミナーなどですると、あとで必ず「あそこまでできたら良さそうだけど、時間に縛られる感じがして、とても自分にはできない」という感想をよく聞きます。 時間に縛られる感じがするのは、誰も好むところではないでしょうから、そうした方に無理におすすめすることはないのですが、私はタスク・シュートを使っていて、そんな「縛られ感」を感じていません。ですから、そうした感想を持たれないためには、どうお伝えしたらいいのか、時々考えます。

最近DVDで観た「フォーン・ブース」という映画の特典映像「監督による音声解説」に以下のようなくだりがありました（監督はジョエル・シューマカー氏）。 “作品の質は費やした時間に比例する”　そう考える人も多いけど、本作にも当てはまるだろうか。（その答えは）この映画を見る人たちの判断に任せよう。 僕は時間的な制約があったからこそ、ムダにする時間はないからこそ、気が緩むこともなかったし、スタッフも役者も瞬時に本能で行動できた。多くの映画は話し合いを重ね、シーンを撮り直したりする。もちろん、それは悪いことではないが、今回は検討を繰り返さずに作った。 ※（　）内は筆者

今つくろうとしているタスク管理ツールはタスクのシーケンシャル管理を指向しています。 短期管理ツールがほとんど「備忘メモ」とニアリーイコールなのに対し、長期管理ツールはプロジェクト別にタスクを管理できるようにある程度の機能の作り込みがなされています。両者に欠けていて、シリアル管理ツールが備えている（備えさせたい）視点は、文字通りシーケンシャル管理です。 シーケンシャル管理とは、ファイルのシーケンシャル・アクセスをヒントに思いついたタスク管理のアイデアで、タスクの種類に関わらず時間軸に沿って一列に並べて、順番に処理していくためのものです。 この方法は一見スマートに見えますが、盲点があります。

会社の規模が大きくなってくると、いわゆるカンパニー制と呼ばれる、各事業部ごとの分権経営というスタイルを採る事例をよく耳にします。 タスク管理でも同様で、同時に進めているプロジェクトの数、あるいは同時に発生するタスクの数が1ケタである間は、何とか特別なツールなしで管理可能ですが、2ケタを越えた辺りから難しくなります。

いま開発を進めているタスク管理ツールでは、こちらで書いたように1日を3時間ごとのセクションに分けて管理するのですが、一応これには意味があります。 朝6時から24時までの18時間を3時間ずつ6つのセクションに分割します。そして、それぞれのセクションにＡ?Ｆという記号を割り当てます。 　Ａ： 6:00? 9:00 　Ｂ： 9:00?12:00 　Ｃ：12:00?15:00 　Ｄ：15:00?18:00 　Ｅ：18:00?21:00 　Ｆ：21:00?24:00 仕事をするのはほとんどの場合9:00?18:00であることが多いと思われるため、スケジュールを立てる段階でタスクを割り当てるセクションは、Ｂ?Ｄの3セクション9時間分、ということになります。

以前、こちらで、タスク管理には短期と長期の２種類がある、と書きました。 人の記憶には短期記憶と長期記憶があり、PCのメモリとハードディスクがそれぞれに喩えられるのをよく聞きます。タスク管理についても、短期管理タスクと長期管理タスクの２種類があって、前者はテキストファイル（リアルタイムログ）、後者はタスク管理ツール、という棲み分けがありそうです。 その日のうちに処理し終えてしまうようなタスクのためにわざわざカテゴリを立てて登録するのは面倒ですし、むしろタスク管理ツールのノイズを減らすうえで、あえて登録せずに済ませようとするくらいでちょうど良いと思っています。 それぞれの管轄は、 短期管理は、２分以内でできてしまうタスクとその日のうちに終えられそうなタスクなのに対し、 長期管理は、複数の小タスクに分割されて、納期管理をきちんと行う必要があるタスク、 と塗り分けることができます。

「発想七日！」で「リアルタイムロギング」メソッドという手法が紹介されています。 簡単に生産性を上げる「リアルタイムロギング」メソッド そんなこんなで、僕がここ1週間ほど試してみて調子がいいのが、「リアルタイムロギング」メソッド。 冒頭の「報告書作成」でいえば、作業を開始するときに 　　■××向け報告書最終化 　　後半へのつなぎを考える 　　タイムテーブルの再確認 などとロギングしておくだけです。「なんだよそれだけかよ！」という感じです。しかしなんとも情けないことに、たった2時間の作業なのに、しばしばこのログが役に立ってしまうのです。いつの間にか「こだわり」の悪魔に支配されて、オブジェクトの配置揃えなんかを一所懸命やってしまい、ハッと我に返ったとき、この2時間で最低やるべきことを思い出させてくれます。もちろん「中断」に対しても有効。 これをさらに有効に活用するための拡張を考えてみます。

というわけで、昨日ご紹介したタスク管理ツールを使って １．その日のタスクを作業に分解して、 ２．作業ごとに１５分単位で時間を見積もって、 ３．必要に応じて順番を並び替えて、 という一連（＝スケジュール作成）を行ったうえで、これに従って仕事をしています。もちろん、突発的な事態が発生すれば、順番を入れ替えたり予定していた作業を翌日に繰り越したりするなどの調整は発生しますが、原則として自分が描いたとおりのその日の“地図”に従って淡々と仕事を進めていくことになります。 「超」整理手帳で有名な野口悠紀雄氏のサイトにアリアドネの糸についての解説があります（用語集）。 ギリシャ神話において、怪物ミノタウロスを退治にいった王子テセウスを助けるため、ミノス王の娘アリアドネが与えた糸。迷宮からの脱出手段。「超」整理法は、情報洪水時代におけるアリアドネの糸である。「超」整理法においては、「記憶の糸」をたどりながら書類を検索するので、これは比喩以上の意味をもっている。 タスク管理ツールは、１日の中で押し寄せてくる業務の洪水を迷わずに切り抜けるためのアリアドネの糸と言えます。 先日の第6回アカデメディア 「2005年末に『あぁ、今年も何もやってない！』を防ぐ会議」」で紹介されていた、Get Back to Work（いま自分が何をやっているのかを一時的に記録しておくWebツール）や Clock Work（取り組んでいる仕事にかかっている時間を記録するWebツール）が実現している機能はタスク＆タイムマネジメントと言えるでしょう。 上記の会議でも言及がありましたが、今後ますます「副業的な働き方」が盛んになってくると、 １．自分がいま何をやっていて ２．どれをいつまでに仕上げなければ行けないか、 ３．そのために必要な人にはどこに行けば会えるか ４．事前にやっておくべき作業は何か などなどちょこまかと発生する派生小タスクを毎日モレなく遅滞なくこなしていくスキルが必要になってくるでしょう。 でも、確かに、タスク管理ツールですべての作業を一箇所にまとめて、これを参照しながら仕事を行えば迷うことなく進められそうですが、足りないモノがあります。

例によって今日は「発想七日！」の黄金の金曜日。お題は「続けていてよかったこと」です。 もうお題を見た瞬間に考える間もなく「これしかない！」というものがあったので単刀直撃！ 今から７年前。1998年夏に仕事で必要に迫られてExcelで作ったタスク管理ツール。これを使い始めて早７年。独立した今もこれなしには仕事が回りません。 どういうのかと申しますと・・・、説明するより見ていただくことにしましょう。