これ以上メールに時間を取られたくない人のための1冊

更新日 2018 年 1 月 12 日
投稿日 2008 年 10 月 20 日
著者大橋悦夫
カテゴリー書評

メールに対する関心の高まりを肌で感じながら、確信していることがあります。
今、何よりも求められているのは、相手の意図を汲み取り、心を動かすレスポンスをする能力。
つまり「コミュニケーション力」である、ということです。

（中略）

適切な答えが欲しければ、適切な質問をすること。
いい返事が欲しいなら、いい投げかけをすること。
これはコミュニケーションの鉄則であり、メールの原則です。

この原則を学び、ビジネスの中に仕組みとして取り入れることができれば、今あなたが直面している課題を解決できるはずです。

今回ご紹介する『コストゼロで人脈と売上を増やす仕事の仕組み』という本は、日本で唯一のメルマガ専門コンサルトとして活躍する著者が、営業活動を行わず、メールだけで4年間で4000社を超える顧客を獲得したノウハウを披露した一冊。

パソコン通信時代から今にいたるまで、かれこれ14年以上もメールを使い続けている僕としては、その使い方について、それなりに自信を持っていました。でも、やはりプロは違います。本書を読み終えた今、その慢心を猛省するとともに、さっそくメールの設定変更をしたり、チェックリストを作ったりしています。

そのうちの一部をご紹介。

発信者名は日本語でフルネームになっているか？

著者は次のように、主張しています。

発信者名は「分かりやすさ」を最優先にすること。日本でビジネスをしているなら、次のように日本語表記で設定してください。

　（１）有限会社アイ・コミュニケーション　平野友朗
　（２）平野友朗（有限会社アイ・コミュニケーション）

会社の自分なのか、あくまでも自分ありきなのか、によって使い分けるといいそうです。僕の場合は、会社名はほとんど知られてないので、「大橋悦夫＠シゴタノ！」にしました。

これは名刺の肩書きに近いものがありそうです。社名とは別に「突撃隊長」とか「アピールコーディネーター」といったユニークな肩書きをつけることで、自分らしさを出し、ひいては相手に印象づけるという方法です。

» 自分のキャッチフレーズを作る

よく使うフレーズは単語登録しているか？（メール以外でも有効）

例えば、僕自身は、

「よろ」 → 「よろしくお願いいたします。」
「あり」 → 「ありがとうございます」
「げお」 → 「原稿をお送りいたします」
「おｓ」 → 「お世話になっております。大橋です。」

とそれぞれ変換されるように単語登録をしています。

» 単語登録しておくと便利な言葉

一方、著者は企業向けのメール研修で受講者に次のようなワークをやってもらっているそうです。

「まずは、２時間全員の業務を止めて、思いつく限りの単語登録を行いましょう」

頻繁に似たような言い回しを繰り返すのなら、単語登録作業の手間暇をかけるだけの価値はあります。

さらに、ここでのポイントは「（自分の）思いつく限り」という部分。自分で「これは単語登録しておこう」という主体性があるからこそ、行動を起こせるのです。人から「こういうふうに登録しろ」と言われるよりも気が進むでしょう。

ちなみに、単語登録するには長すぎるフレーズの場合は、以下でご紹介しているToClipがおすすめです。

» 4月の仕事を楽しくしたツール2点

「同報メール」に振り回されていないか？

近ごろは、個別に報告する手間を惜しんで、とりあえず関係者全員に同報メールを送っておく、という人が少なくありません。

しかし、相手が読まなければそれで終わり。「メールを送った」からといって、必ずしも「相手に伝わった」ことにはなりません。メールの流通量が増え、大切なメールを見落とすリスクが高まるだけです。

業務内容によるとは思いますが、基本的に「CC」や「BCC」で届くメールというのは読まなくても良いメールだと個人的には思っています。代わりに読むべきは自分に宛てて届いたメールです。

とはいえ、CCかBCCなのかはメールのヘッダをよく見ないとわかりませんので面倒です。

そこで、自動振り分けの設定で、「To:」に自分のアドレスが入っているメールだけを残して、別のフォルダに移してしまってもいいでしょう。こうすることで、受信トレイに残るのは本当に読む必要のあるメールのみ、ということになります。