メールに対する関心の高まりを肌で感じながら、確信していることがあります。
今、何よりも求められているのは、相手の意図を汲み取り、心を動かすレスポンスをする能力。
つまり「コミュニケーション力」である、ということです。(中略)
適切な答えが欲しければ、適切な質問をすること。
いい返事が欲しいなら、いい投げかけをすること。
これはコミュニケーションの鉄則であり、メールの原則です。この原則を学び、ビジネスの中に仕組みとして取り入れることができれば、今あなたが直面している課題を解決できるはずです。
今回ご紹介する『コストゼロで人脈と売上を増やす仕事の仕組み』という本は、日本で唯一のメルマガ専門コンサルトとして活躍する著者が、営業活動を行わず、メールだけで4年間で4000社を超える顧客を獲得したノウハウを披露した一冊。
パソコン通信時代から今にいたるまで、かれこれ14年以上もメールを使い続けている僕としては、その使い方について、それなりに自信を持っていました。でも、やはりプロは違います。本書を読み終えた今、その慢心を猛省するとともに、さっそくメールの設定変更をしたり、チェックリストを作ったりしています。
そのうちの一部をご紹介。
発信者名は日本語でフルネームになっているか?
著者は次のように、主張しています。
発信者名は「分かりやすさ」を最優先にすること。日本でビジネスをしているなら、次のように日本語表記で設定してください。
(1)有限会社アイ・コミュニケーション 平野友朗
(2)平野友朗(有限会社アイ・コミュニケーション)
会社の自分なのか、あくまでも自分ありきなのか、によって使い分けるといいそうです。僕の場合は、会社名はほとんど知られてないので、「大橋 悦夫@シゴタノ!」にしました。
これは名刺の肩書きに近いものがありそうです。社名とは別に「突撃隊長」とか「アピールコーディネーター」といったユニークな肩書きをつけることで、自分らしさを出し、ひいては相手に印象づけるという方法です。
よく使うフレーズは単語登録しているか?(メール以外でも有効)
例えば、僕自身は、
- 「よろ」 → 「よろしくお願いいたします。」
- 「あり」 → 「ありがとうございます」
- 「げお」 → 「原稿をお送りいたします」
- 「おs」 → 「お世話になっております。大橋です。」
とそれぞれ変換されるように単語登録をしています。
一方、著者は企業向けのメール研修で受講者に次のようなワークをやってもらっているそうです。
「まずは、2時間全員の業務を止めて、思いつく限りの単語登録を行いましょう」
頻繁に似たような言い回しを繰り返すのなら、単語登録作業の手間暇をかけるだけの価値はあります。
さらに、ここでのポイントは「(自分の)思いつく限り」という部分。自分で「これは単語登録しておこう」という主体性があるからこそ、行動を起こせるのです。人から「こういうふうに登録しろ」と言われるよりも気が進むでしょう。
ちなみに、単語登録するには長すぎるフレーズの場合は、以下でご紹介しているToClipがおすすめです。
「同報メール」に振り回されていないか?
近ごろは、個別に報告する手間を惜しんで、とりあえず関係者全員に同報メールを送っておく、という人が少なくありません。
しかし、相手が読まなければそれで終わり。「メールを送った」からといって、必ずしも「相手に伝わった」ことにはなりません。メールの流通量が増え、大切なメールを見落とすリスクが高まるだけです。
業務内容によるとは思いますが、基本的に「CC」や「BCC」で届くメールというのは読まなくても良いメールだと個人的には思っています。代わりに読むべきは自分に宛てて届いたメールです。
とはいえ、CCかBCCなのかはメールのヘッダをよく見ないとわかりませんので面倒です。
そこで、自動振り分けの設定で、「To:」に自分のアドレスが入っているメールだけを残して、別のフォルダに移してしまってもいいでしょう。こうすることで、受信トレイに残るのは本当に読む必要のあるメールのみ、ということになります。
その他
他にも次のような項目が目を引きました。
・交流の途絶えていた相手にうまくコンタクトを取る方法
・苦手な相手を遠ざける返信術
・開いてもらいやすい添付ファイルの添付方法
・結果を引き出す営業メールの書き方
いずれの項目も、著者による生々しい文例が合わせて紹介されているため、イメージが湧きやすいのが特徴です。本書の後半では、さらにさまざまな場面ごとのフレーズ集が34ページにわたって掲載されており、これを読むだけでも新しい発見があるはずです。
もし、あなたのそばにメールの使い方が「まだまだ」という後輩がいれば、迷わず本書を手渡すといいでしょう。あなた自身の経験をもとに「メール講座」をするのもいいですが、そんな時間があるなら、もっと別の、よりプロフィットを生みだす仕事に時間を使うべきです。
▼次にすること:
・『コストゼロで人脈と売上を増やす仕事の仕組み』を読んで、メールの使い方をブラッシュアップする
▼関連:
・メールをサクサクさばく6つの秘サク
・メールの「返信タイム」
・メール中毒を克服するには(1)
・メール中毒を克服するには(2)
・メール中毒を克服するには(3)
・メール中毒を克服するには(4)
・読み手の負担を最小化するメールの書き方
・自分もみんなも楽になるメールの読み方・書かせ方
・名刺交換後の最初のメールで何をどう書くか