自分もみんなも楽になるメールの読み方・書かせ方

更新日 2017 年 3 月 10 日
投稿日 2006 年 11 月 16 日
著者大橋悦夫
カテゴリー最適化で快適化

Tips for Mastering E-mail Overload

前回は、書き手の立場から、読み手にとって重荷にならないようなメールの書き方を上記の記事から取り上げましたが、今回は同記事の後半で紹介されている、今度は読み手の立場としての自分がメールに押し潰されないようにするための自衛策で、

　1．メールに飲まれない
　2．自分にとって負担になるメールを書かせない

という2つのアイデアをピックアップしてみます。

1．メールに飲まれない

前回のエントリーについて、はてなブックマークで以下のようなコメントをいただいていましたが、

というか、私はちゃんとやってるの。周りの人がちゃんとやって欲しいの！（笑）

わかっていても、やってもらえない

まさしくその通りで、いくら自分がこういった工夫をしても、メールを送ってくる相手が変わらなけれは、事態は改善されません。

そこで、

　●有無を言わさず、やってもらうようにしなければならない

とした上で、相手が“ルール”に従わざるを得ないようなメール読み方を提案しています。

　●毎日決まった時間にしかメールをチェックしない
　●メールの自動チェック機能をオフにする
　●日に2，3度程度、手動チェックするに留める

こうすることで、相手に「あぁ、この人はメールではすぐに連絡つかない人なんだな」と思わせることができる、というわけです。一方、自分がメールチェックする段になったら、

　●ドアを閉めて、電話を留守電にして、メール処理に没頭する

そういえば以前、メールの「返信タイム」というエントリーで同じようなことを書いていました。

例えば、1通のメールの返信にどれくらいの時間がかかっているでしょうか？　純粋にメール文を書く時間は数分だとしても、返事を書くために資料に当たったり、関係者に問い合わせたりといった作業が発生すればすぐに15分や30分が過ぎていきます。メールが届いたそばから即レスを繰り返していると1時間や2時間はあっという間です。

しかも、まとめて1時間ならまだしも、メールは断続的にやってきますから、都度対応していたのでは仕事になりません。

そこで、まず、1日に2回ないし3回の「メールの返事を書くための時間」（返信タイム）を決めておき、その時間になったらメールの返事を書くことだけに集中するようにします。

次に、メールの返信をする際のポイント。

　●メールの返信をする前に、手近にある紙に「要返信リスト」を書き出し、
　●優先順位に沿って対応するようにする
　●（リストを作る前に）即レスをしたくなってもガマンする
　●リストアップが終わったら、リストに沿って返信を始める

このリスト作りは、今なら紙でやらなくても良いかも知れません。最近のメーラーにはフォルダ分けやラベルによる絞り込みが容易にできますから。

ただ、ここで大事なことは、限られた時間を有効に使うために、本当に返信すべきメールは漏れなく返信するための見極めをすること（トリアージ）でしょう。

2．自分にとって負担になるメールを書かせない

どんなにメールの処理効率を上げても、届くメールの数が多ければ焼け石に水です。そこで、まずはメールの元を叩いてしまおう、ということで、

　●自分にメールを送ってくる人に課金する

あるCEOは、スタッフにメール1通につき5ドルを課金していたそうですが（部署の予算より）、これによって無駄なメールが劇的に減ったそうです。…でも、普通の人にはできない感じですね。。

普通の人向けには、

　●自分に関係のあるメールだけを送ってもらうようにする
　●自分に関係のないメールが届いたら、すかさず、
　●「このメール、私に関係ありますか？」という一行レスを返す

ただ、これだけをやられたら、とても感じの悪い印象を与えてしまうので、予め次のように通達しておいた方がよい、と書かれています。

　●私だけでなく、みんなも余計なメールを受け取らずに済むようにするのが目的