2005年6月

仕事をするうえでは欠かせないタスクリストですが、その中で「イヤイヤタスク」（＝先送りされ続けるタスク）をやっつける方法について以前書きました。 　１．タスクリストの“常連さん”をやっつけろ！ ここでは、イヤイヤタスクについて「どうしてそれがイヤだなーと思うのかを改めて考えてみる」という攻め方でしたが、新しい攻略法を発見したのでご紹介します。 先送りの達人が見つけたその“突破口” Draw up a little piece of paper like the one shown below. Start taking notes. On the left you write in your current tasks (the tasks you’re blocked with) In the right column you etch in anything you’re worried about, any fears you have, and anything that’s gonna stuff up when you try to do the things in the Action list. Start anywhere. You’ll find that writing one action will lead to related anxieties. And writing down an anxiety will lead to actions that overcome this. In the action column you can write big goals or tiny little tasks. Your aim is to end up with at least one task small enough that you can get on with it. In the anxiety column you can write big over-riding fears, or small concerns, problems, worries. Your aim is to get down to at least one problem that is small enough to be solved. Both Actions and Anxieties are fractal in nature, recursively-composed of smaller and smaller versions of themselves. Identifying the components is the true battle for the mind-locked geek.

昨日、近所にある花屋に寄りました。店内は宇宙船の中のような奇妙に清潔で近未来的です。一言でいえば「クール」あるいは「オシャレ」な感じ。ベタな感じがいっさいありません。「花屋」というより「フラワーショップ」と呼ぶべきでしょう（実態は同じなんですけど）。 そこに花屋（あえて花屋と呼びます）があるのはずっと前から知っていたのですが特に花を買う習慣も飾る習慣もなかったので足が向くことはなかったのですが、ふと「机の脇にでも小さなカビンがあってもいいかも」と思いついて店に入ったのでした。 中には若い女性店員が２人いました。客は僕以外に女性が１人。ひととおり、論理的整合性の妙を誇るかのようにディスプレイされた植物を見て回って、いくつか「これは買っても良いかも」と思えたものを念頭に店員に話しかけようとしたのですが、２人とも伝票だか何かに向かって一生懸命「作業」をしていました。店に入ったときこそ、「いらっしゃいませ」はありましたが、それ以後は、傍らに客なきが如し。自分たちの「作業」に没頭していたのでした。 何となく話しかけづらく、いたたまれない気持ちになって、そのまま店をあとにしました。「ありがとうございました！」という店員の挨拶を背中に受けて。そういえば、ほかにいた女性客もいつの間にかいなくなっていました。 もはや花屋とさえ呼べない空間。これはいったいなんなんでしょう。

メールについては、このブログでもいろいろ書いてきていますが、いろいろはまだまだあります。 ちなみにメール関連でこれまでにご紹介してきたいろいろは以下の通りです。 　１．番号を打つと読みやすくなる 　２．フッタを日替わりにしてみる 　３．過去のメールを瞬時に検索する で、今日ご紹介するのはこちら。 Six setup to save time in email　（メールをサクサクさばく６つの秘サク） まぁ、「秘策」ってほどでもないのですが、韻を踏んでみたかったので。 1. It is always good to request a IMAP account if your company or ISP supports it, as it saves all emails and folders structure on the server side 2. Set bunch of filters that moves all of the unimportant/non-urgent ones to folders. I have ExternalList directory with subdirectories for external mailing lists, and InternalList for internal memos. 3. Create Archive folder for archiving. I move those important one that needed to reference in the near future to different topics in subdirectories. 4. Create Action folder for getting actual things done. I create @Reply for things that is important to reply; @Today for things that is urgent; @Wait for emails that need to wait for someone; and @Read that I need to read it (eventually). 5. Under Archive, I also create subdirectories of Months (i.e. 2005-05). Anything that has not moved to Action folders, I move them to those archive. 6. And finally I have Spam folder for spamassassin to do its magic. それぞれについてコメントしてみます。

週が明けてしまいましたが、先週同様、「発想七日！」のお題に取り組んでみました。ただ、今回のお題は少し手強いというか、ちょっと考えさせる内容です（週末を使って考えてみました）。前回と比べるとコメントもトラックバックも少なめで同じようにあぐねられている方が多いようです（？）。 そんな中、おひとかたトラックバックで参加された方（ＮＥＲＯさん）が、 アドバイス・・・ ん?。なんでしょう。 そういえば直接人から受けたアドバイスで「これ」というものがありません。本から引用するのであれば、いくつか挙げられます。 なんなんでしょうね。たぶん、今まで生きてきた中でいろんなアドバイスをして貰っているはずです。なのにそういうものが意識上に残らず、本からなら引用できるというのはどういうことなんでしょう。1つ思い当たるのは、私自身の「自分で決めたがるクセ」です。本からヒントを得るというのは主体的な行為なので、そこで気づいたことは比較的自分の中に受け入れやすいから、記憶に残るのかもしれません。 直接アドバイスを受けてその通りにやるということは、「自分で決めた」という実感を伴わないので無意識のうちに意識から消してしまっているのかもしれません。 と書かれていますが、あーそうそう、まさにそういうことです！、とモヤモヤが晴れた感じです（ありがとうございます）。 僕自身も、 　１．自分で決めたい 　２．いままでも自分で決めてきた 　３．これからも自分で決めていく というスタンスでいます。何かしら成し遂げたことが誰かのアドバイスがあったからこそできたこと、であったとしても、最終的に決断を下したのは自分だから、という気負いもあります。このあたりは、 直接アドバイスを受けてその通りにやるということは、「自分で決めた」という実感を伴わないので無意識のうちに意識から消してしまっているのかもしれません。 というところと近いのだと思います。 そして、本に書かれたことというのは、何というか“権威付けされたもの”というオーラが漂うためか、これを標にしてしまいやすいのかも知れません。 自分のことを良くわかってくれている人のアドバイスのほうが、万人向けに書かれた本の中の一節よりもピンポイントでパーソナライズされた内容である（可能性が高い）はずなのに、本当に不思議です。 これに対してＮＥＲＯさんは、 本からヒントを得るというのは主体的な行為なので、そこで気づいたことは比較的自分の中に受け入れやすいから、記憶に残るのかもしれません。 という指摘をされています。これもなるほど、です。アドバイスを受けるというのはそれが自分から「何か良いアドバイスはありませんか」と相談を持ちかけていたものであったとしても、そこにコミュニケーションが起こると主体性が薄まってしまうものなのかも知れません。 本を読むのであれば、相手はこちらの立場や言い分などお構いなしに、余計なこともいっさい言わず、ひたすら直球を投げてくれます。それが自分にとって好球であれば「良いアドバイス」となるのでしょう。 …などと書いているうちに、ふと受け取ってラクになったアドバイスがあったことを思い出しました。

メールをいかにうまく活用できるかで仕事の出来不出来が決まってくると言っても過言ではありません（唐突ですが）。 メールというビジネスツールを考えるとき、その役割は大きく分けて以下の２つがあると思います。 　１．メッセージを伝える／受け取る 　２．メッセージを保管する この２つの役割について、様々なメーラー（メールソフト）がその機能の高さ・豊富さを競っているのですが、このうち２の「メッセージを保管する」という役割は、仕事のスピードアップに密接に関わっていると言えます。 なぜなら、ここでも書いたとおり、仕事のほとんどは「書くこと」であり、書くためには書かれたものを参照する必要があるからです。 突き詰めていくと、仕事は、「書く」もしくは「書かれたものを参照する」のいずれかになります（極論）。もちろん、人に会って話をしたり、数字を使って計算したりといった「書く」以外の活動もあります。でも、プロセスはどうあれ仕事の最終アウトプットは、報告書や納品書や請求書などなど、とにかく「書かれたもの」が不可欠です。 まとめると、仕事の実体は、以下の２つです。 　１．書く 　２．書かれたものを参照する このとき、２の「書かれたものを参照する」際に、参照したいものを即座に参照できれば、仕事全体のリードタイムを短縮することができます。つまり、検索スピードの向上です。 メーラーに話を戻します。 メーラは実に上記２つの役割の両方を担っています。そして、高度で複雑なインタフェースや覚えきれない操作たっぷりの製品が続々と出てきています。 システムが複雑になれば、不具合が出やすくなり、仕事に使っていくうえでは不安が残ります。大切なメールが消えてしまったり、エラーが起こるたびに、その修復や原因究明に時間を取られてしまうからです。 そこで、メーラーには１の「書く」という役割だけを担わせて、２の「書かれたものを参照する」役割は別のアプリケーションに引き継いでしまおう、と考えました。 つまり分業です。例えば、 　１．営業部隊がお客さんを取ってきて 　２．生産部隊がモノを作って納品する というように。 今日はこのメーラーの分業体制を構築する方法をご紹介します。

ひっきりなしに入ってくる様々な情報。見たり聞いたり読んだり食べたり。そんな「ねた」のうちどれくらいを活用できているでしょうか？ もちろん、入ってきた情報のすべてを活用する必要はないですし、そもそも不可能でしょう。でも、「あーそういえば、どこかで聞いたあの情報、どこやったっけな？」とメモ帳やらノートやら、PCならあっちのフォルダ、こっちのフォルダを片っ端から開いてみたり、メールボックスを漁ってみたりすることってありませんか？ こういう探索の時間ってけっこうバカにならなかったりします。さらに悪いことに、そうやって探索している過程で「お、そういえばこのメール返事しなきゃ！」とおもむろに返信を書き始めたりして、送信を終えた頃には「あれ、オレなにやってたんだっけ？」とウィンドウだらけの画面を前にフリーズしている自分がいます。 そんなあなたを再起動。

さて、昨日はハードディスクのポータビリティについて書きましたが、今日はブックマークについて。 すでにご存知の方も見えるかと思いますが、僕ははてなブックマークを使っています。 　・毎日行くサイト 　・テーマごとに整理したいサイト 　・後でじっくりチェックしたい話題のサイト などをどんどん登録しています。登録の際に [ブログ関連] とか [デザイン] のようにキーワード（タグと呼ばれる）をつけておくことで、後からタグ別に絞り込み表示することができたりもします。 例えば、毎日チェックしたいサイトは [毎日チェック] というタグをつけておくとそのサイトだけを絞り込み表示できるわけです。 また、何か一言コメントを書いておくことで、後からそのコメントを対象に自分の登録したブックマークを検索することもできるので、「あー、確かこういうサイトを以前見たことがあったんだけど…」という場合でもはてなブックマークに登録してあれば、コメントをキーに見つけだすこともできます。 つまり、日々サイトを閲覧しながら気になったページはどんどんはてなブックマークに登録していけば、後でちゃんと参照できるわけです。 さらに、こうして作り上げたマイ・ブックマークは公開することもできるので、関心を同じくする人とブックマークをシェアすることもできます。 一人で見つけだしてチェックすることができるサイトは限られているので、こうして多くの人たちと一緒にブックマークを集めることで、効率よく情報を集めることができるのです。 また、例えば自分のブログが誰かのブックマークに登録された場合、その人がブックマークを公開していれば、その人がどんなコメントをつけてくれたかも当然、見ることができます。 その人にとってはあくまでも「自分のメモ」としてコメントをつけているのですが、自分のブログへの感想として読むことができます。 これについて、おもしろい記事がありましたのでご紹介しますね。

今日は事務所のある東京を離れて大阪に来ているのですが、いつもとほとんど同じ環境で仕事ができています。違いはPCがデスクトップではなくノートである、ということくらい。 普段から、仕事が特定の環境にべったり依存することがないように、必要なデータをいつでも切り離せるようにしています。 最近のWebサイトは、デザイン（皮膚）とテンプレート（骨格）とコンテンツ（肉）を分けましょう、がトレンドですが、これと同じように、仕事についても、同じように切り分けているわけです。 PCは、 　１．ハードディスク 　２．メモリ、CD-ROMドライブなど 　３．キーボード 　４．マウス 　５．ディスプレイ 　６．周辺機器など で構成され、そのうち２?６は仕事にとっては「骨格」にあたります。あまり変化しないものですし、入れ替え（買い換え・載せ替え）も簡単です。 一方、１のハードディスク（HDD）に記録されるデータは「肉」で、これが仕事にとってのまさに「肉」あるいは「キモ」なわけですが、「骨格」と違って、入れ替えは面倒なことが多いです。 PC本体内蔵のHDDは、言ってみれば「骨付き肉」なので、なかなか削ぎ落とせないですし、もし骨が折れれば肉もダメージを受けます。HDDが正常だったとしても他の原因でPCが起動しなくなったらアウトです。 そういうわけで、僕は外付けポータブルHDD（80GB）を使っています。普段はこのHDDをデスクトップPCに接続して、直接このHDDを読み書きして仕事をしています。そして、外出するときは、このHDDを取り外して持ち出し、出先でノートPCに接続して使います。 新しい骨格のもとで普段通りの肉体が再現されるわけです。 通常、２台以上のPCを使う場合は、ファイルの同期という避けて通れない課題をクリアする必要があります。一方で作ったり更新したり削除したファイルを、他方にも反映する、というものです。 よくあるのが、 　１．必要なファイルだけをUSBメモリなどの“セカンドバッグ”に入れて本体から持ち出し、 　２．外出先でそれらのファイルを修正し、 　３．帰ってきてから２のファイルを本体に書き戻す という手続きです。でも忙しくなってくると、 　４．いちいち１や３をやるのが面倒になってくる 　５．３をやるのが面倒で放置 → “セカンドバッグ”がいつしか肥大化する 　６．３をやらないままに本体のファイルもいじってしまう 　７．どっちが最新のファイルがわからなくなる という一連フローに忠実に従って、一直線にカオス行きです。（＾＾；） そうなると、ファイルの間違い探しという新しいジョブに時間を取られます。そうじゃなくても本質的には仕事にあまり関係のないファイル処理に時間を取られているわけですから、なんだか全体的に楽しくないですよね。 そこで、直接読み書きしちゃおう、ということで始めたのが「外付けポータブルHDD直接読み書き方式」だったわけです。 かれこれ３年以上この方式で仕事をしていますが、ほとんどトラブルはありません。いちおう対策として以下は実行しています。 　１．４時間置きバックアップ（外付けHDD → ローカルHDD１） 　２．日次バックアップ（外付けHDD → ローカルHDD２） 　３．週次バックアップ（外付けHDD → ローカルHDD３） 　４．月次バックアップ（外付けHDD → ローカルHDD４） 　５．年次HDDリプレース １?４はWindowsの「タスク」を使ってバックアップソフトを定期的に自動起動させて行っています（使っているソフトは、DiskMirroringTool）。 ５はリスク管理で、HDDもいつかは壊れるため、現役HDDがまだ元気に動いているうちにもう1台HDDを購入しておき、日次バックアップ先として稼働させておきます。いざ現役HDDが壊れたらすみやかにこちらにリプレースします。今のところ、この３年間で２台目のHDDを使っていますが、幸いクラッシュのような惨事には遭っていませんが、そろそろもう１台購入しようと思っています。ちなみに初代HDDもバックアップHDDとして現役で活躍中です。 PCで一番壊れやすいのは何と言ってもハードディスクですから、これを寿命の長い他の機器（メモリやキーボード、マウスなど）と一緒に買い換えるのは何だかもったいないです。人間の身体も最後は肉朽ちて骨だけが残りますよね。 であれば、PCは入れ物（骨格）に徹して、肉だけ入れ替えるほうが常に新鮮な肉体でいられるんじゃないか、と考えたわけです。 さて、ここでちょっとシビれる一言をご紹介します（前置き長っ！）。

なんだかここ最近文章を書く量が増えていますよね、日々仕事で書く文章。インターネット以前は紙にペンで書いていたので、その量は知れていたのですが、コピー＆ペーストがカンタンにできて、大量の引用もワンクリックでできてしまう今日この頃では、書く量もハンパないし、読む量にいたってはもはや読める量を超えています。眺めることもままなりません。 で、仕事をするうえで避けて通れない文章を書くという作業。 仕事をしている時間のほとんどは、人と話しているか文章を書いているかのどっちかなんじゃないかと思います。人と話しているときでさえ、メモを取ったりするから、実質的には仕事ってのは書くこととイコールなんじゃないかとさえ思うわけです。いや、きっとそうでしょう。 というわけで手っ取り早く仕事を楽しくするには、書く作業を楽しくすればいい！　と思い立っていろいろと探してみましたところ、「書く作業に役立つ５０のあれこれ」という、まさに打ってつけな記事にぶつかりましたので本日ご紹介するところとなります。

金曜日の本日、起-動線の堀内さんが「黄金の金曜日」という企画を始められました。毎週金曜日に彼のブログ「発想七日！」より「お題」が出るので、これにトラックバック（もしくはコメント）で参加する、というもの。 というわけで、今日は遅れ気味ですが、さっそく参加してみます。 今週のお題は、これ。 「思い切ってやってみてよかったこと」 「思い切ってやってみてよかった！」と思っていることはありますか？ あるとしたら、それは何ですか？ もしやらずに過ごしたら、現在はどうなっていたでしょう？ 小さなことでも大きなことでも構いません。 まず、言葉から入ってしまうのですが、「思い切る」ってどういうことでしょうか？ 文字通り解釈するなら、「思い」を「切る」わけですから、STOP thinking and GO forward と考えられそうです。いくら考えてもやってみないとわからないことは沢山あるわけで、「思い切り」というのは未知を切りひらくためのキーワードの１つではないでしょうか。 で、僕自身が、思いを切ってやってみてよかったことは、会社を辞めたことです。

時間管理、英語では Time management と言いますが、TM関連でこんなページを見つけました。 Bambooweb: Time management Time management is somewhat of a misnomer as time passes without regard to what we do; the only thing we can manage is ourself. Hence time management is mostly about self management. 時間管理というのは、とどのつまりは自己管理だぞ、ということで関連するテクニックやツールが紹介されています。 まず目に付いたのが「タスクリスト」。ここではタスクを４つに分類しています。 　１．important and urgent,　（大事だし急ぎだし！） 　２．important and not urgent,　（大事だけど後まわしでもＯＫ） 　３．not important and urgent,　（しょーもないくせに急かされる） 　４．not important and not urgent.　（どうでもいいー） そして、３と４の仕事を減らし、その分の時間を１と２にあてなさい、と書かれています。 個人的には、「特に急ぎじゃないけど大事な仕事」（つまり２）が実はすごく大事だと思っています。 先日もタスクリストを取り上げましたが、そこでは１とか２はタスクリストに残留する「常連さん」になりがち、と書きました。まさに３とか４の「一見さん」あるいは「ひやかし」のせいで「常連さん」対応が疎かになる、ということですね。 まっさきに先送りにされるのはたいてい「目標設定」とか「スキルアップのための勉強」といった今すぐに効果は出ないものの今後の自分の仕事にとって重要なタスクです。こういったタスクは、緊急なタスクによってどんどん後ろに追いやられてしまいます。すなわち、即売上につながるような仕事や顧客からのクレーム電話の対応、トラブル対応などです。 とはいえ、やはり飲み屋と同様、常連さんも大切にしたいですね。飛び込みで入ってくる一見さんもそれなりにあしらいつつ、常連さんにもぬかりなく対処するような。 で、さらに読み進めていくと、この目標設定についてのテクニックが紹介されていました。

昨日ご紹介した「仕事をもっとたくさんこなすための６つのコツ」について、エントリーの中でも「全面的に共感できない」と書きました。そこで、今日はその反論をご紹介します。言われてみれば「なるほど！」なエントリーです。

日曜日の朝7:30からやっている「がっちりマンデー」という番組をだいたい毎週観ています（起きれないのでビデオにとって ← 気に入った箇所はその場で巻き戻して見ることができるので、後からビデオで観た方がよいのです！）。 先日（5/29）のオンエアはジャパネットたかたの高田明社長がゲストとして出演していました。たまにチャンネルが合って彼の絶妙なトークにしばし釘付けになってしまうことがあるのですが、まさにそのままの感じで質問に答えたり、業務の一部を紹介したり。 いろいろとフムフムな感心事例がありました。例えば、テレビ通販に載せる商品は、メーカーごとにジャパネットたかたの社員が１名ずつ担当として付き、社長を囲んで各担当が社長に売り込む、というセッションを通して選んでいるようです。 取材では、デジカメを売り込むセッションを紹介。ソニー担当、キヤノン担当、カシオ担当それぞれが自分が売りたいと思う商品をメーカーの担当者さながらに社長に売り込みます。売り込みを受ける高田社長は、なぜその商品を売りたいのか、生活者にとってどういうメリットがあるのか、といった視点でモーレツに食い下がります。値引きもハンパではなく、差し出された金額に担当者一同、頭を抱えるの図。 そんな、生活者の視点でズバズバものを言う経営スタイルもさることながら、観ていて一番印象に残ったのは彼の人生に対する姿勢でした。 もともとこの番組は「がっちりマンデー」という名の通り「がっちり儲けましょう！」的なコンセプトが背景にあったりするのですが、そういう期待を良い意味で裏切ります。