時間とタスクと進捗の3つを同時に管理する方法（３）

更新日 2021 年 7 月 21 日
投稿日 2018 年 11 月 24 日
著者大橋悦夫
カテゴリータスクシュート時間術

TCE エンジニアのための時間活用術

エンジニアのための時間活用術、第8回です。

前回は、「時間とタスクと進捗の3つを同時に管理する方法」をご紹介するにあたって、その要となる「日次スケジュールの作り方」をご紹介しました。まとめると次の通りです。

1．残り作業一覧から今日中に終わらせるべき作業を選出する
2．朝の時点で今日中に終わらせるべき作業が終わる見通しを得る
3．遅れが発生した際でも混乱することなく立て直しができる

一言でいえば、全体スケジュールと残り作業一覧から、いかにして毎日のスケジュールに落とし込んでいくか、ということです。

日単位のスケジュールをきちんと作ることができれば、限られた時間で決められたタスクを漏れなくこなす準備が整ったことになります。

さらに、作業の遅れや予定外作業の飛び込みによって崩れたスケジュールを立て直す方法を知っておくことで、単にスケジュールを作るだけでなく、これに沿って作業を進めていくことができるでしょう。

これを踏まえて今回は、進捗を管理する方法について考えていきます。

進捗を管理する方法

そもそも進捗を管理するのはなぜでしょうか。それには次の2つの目的があります。

1．上司に報告をするため
2．自分で状況を把握するため

お金を管理するのに予算を組み、その消化状況をたえずチェックするのと同様に、時間の管理においても予算と消化状況のチェックが欠かせません。

この消化状況のチェックが進捗の管理です。途中経過を見て、それが想定どおりのペースかどうかを確かめるわけです。

このとき、自分で見てわかるだけでなく、それがそのまま上司への報告資料としても流用できれば手間が省けるでしょう。

つまり、以下の3つの管理を1つの資料で兼ねてしまえばいいのではないか、ということです。

1．持ち時間の管理（予算）
2．タスクの管理（購入予定のモノ）
3．進捗の管理（消化状況）

イメージとしてはジグソーパズルが近いです。全体の枠があり（予算）、ピースがあり（購入予定のモノ）、どこまで組み上がっているかが目に見える（消化状況がわかる）からです。

ジグソーパズルのコツは、似たような絵柄のピースを集めて、その部分を先に作ってしまうことです。さらに、周辺部分（一辺あるいは二辺が直線のピース）についても枠を決める上では優先した方がいいでしょう。

タスク管理においては、たくさんある仕事を5分ずつ実際にやってみること（第3回参照）が枠の部分を作ること作業に似ています。手のつけやすいところを先にざっと作ってしまうことで見通しが良くなるからです。

時間に“キャッシュ”を効かせる

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進捗管理で欠かせない3つの条件

話を進捗管理に戻しますが、前回の記事で次のようなことを書きました。

「どうせ遅れているんだから、10分も20分も変わらないだろう」

というやけくそな気持ちが生まれてしまうのです。

こうしたことを防ぐには、やはりどれだけの遅れが出たのかの“被害状況”を具体的な数字で把握し、立て直しを図ることです。このようなとき、一日の作業一覧と作業時間を管理するためのツールがあると便利です。

ここで重要なことは現状を数字で把握することです。

具体的に何分あるいは何時間遅れているのか（あるいは進んでいるのか）を知ることで初めて、「これはまずい」という危機感（あるいは「これなら大丈夫だ」という安心感）が生まれます。

特に危機感は人を行動に駆り立てますから、危機感は買ってでも手に入れるべきです。行動が早ければ早いほど傷も浅くて済むからです。

一方、「何となく遅れている感じはあるが、気合いを入れれば何とかなるだろう」という程度の認識では危機感は醸成されず、火の手が回って逃げ場を失ってから、すなわち手遅れになってから初めて気づくということになってしまいます。

とはいえ、現状を数字で把握するのは手間が掛かります。次の3つの条件を漏れなく満たす必要があるからです。