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トップ > シゴタノ! > タスク管理は一元化しよう!






佐々木正悟 以下の記事を読みました。

» 【タスク管理】Todoistを導入して、一元化って大切…と嚙み締めた話 – works4Life

こちらのブログは私がずっとウォッチしているブログですが、タスク管理をがっつり扱われるのは、久しぶりです。そうして久しぶりに「タスク管理を一元化することの重要性」を再認識した次第です。

タスク管理をしばらくやっているとどうしても、だんだんタスク管理ツールが「2元化」「3元化」「4元化」していきます。便利なツールはいろいろありますし、「1元化しきる」ことは決して容易ではないのです。

  • 会社ではクラウドが使えない。
  • 入力はやっぱり手描きがいい。
  • iPhoneでももっと活用したい。

理由はさまざまあるわけですが、「一元化」が容易でないというのは間違いありません。

しかしです。

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タスク管理は一元化しよう!

しかしながら、原則的にやはりタスク管理は一元化するべきです。理由は一言で言えます。家計簿を一元化するべきであるのと、同じ理由です。

家計簿を、2つも3つも「分けたい」人はいないでしょう。自分の入出金の出入りといい、自分の全財産といい、一元化されていない家計簿など、冗談のようなものです。

しかし、一元化されていないタスク管理などというのは、もっと冗談のようなものなのです。実は。

そもそも、タスクリストにタスクが書いてあったからといって、タスクが何でもとどこおりなく実行されますか?

重要度が5段階の5どころ、10段階の10。緊急度も「緊急度A」どころか「超超超緊急!」という子どものような表示にしてみても、それでもやらないタスクがあったりします。

いつも使っているタスクリストにそれがあってもやらないのに、他のタスクリストにあったら、決して実行されないでしょう。

それなのにタスクリストを2つも3つも、プロジェクト管理だとか、プライベート専用だとか、アナログだとか、チーム共有用だとかいって分けてみたら、何かいいことがあるかと言ったら、何もいいことはないのです。

言うまでもなく、スマホでも扱いたい、プロジェクトだけを扱いたい、紙も使いたい、チームで共有しなければならない、などなどの希望は当然であり自然です。それができれば、常にそうした方がいいでしょう。

ですが、1元化という原則は、それらの要求以上に大事です。

完全に満たすべき2つの条件

特にタスク管理が実を上げるには、最低でも次の2条件を完全に満たす必要があります。

  1. 行動の記録については可能な限りすべての活動を網羅していること
  2. 「タスクリストを確認する」という行為によって、必要な行為を実行できる保証が得られること

1と2を保証するには、タスクリストが2つ以上あってはならないのです。

この2条件が完全に満たされたとき、タスク管理を行っていることと、行っていないことの間の差が、ハッキリします。

まず1で、全行動が記録されることによって、全行動がある意味で「救い出される」のです。どんなに無駄な時間を過ごしてしまったように思っても、それが記録に残ることで、記録にまったく残らなかった場合よりは、はるかに有意義なものになります。

いちばん分かりやすく言えば、ムダな行動だと後から記録によってわかれば、その行動を今後とらないようにしたり、減らそうとすることが可能になります。

そして2によって、自分がこれからとる行動のことを、覚えておく必要もなくなれば、思い出す必要もなくなり、忘れているかもしれないと後から不安に思うこともなくなります。

これによるストレス解放がどのくらいものであるかは、タスク管理するまでは、理解できません。ふだんからあって当然のストレスがとつぜんなくなってしまう開放感は、なくなってみてはじめてその苦痛が理解できる類のものだからです。

そしてこの開放感は、タスク管理リストが2つになったら、もう得られなくなってしまうのです。



▼「タスクシュート時間術」の新着エントリー

» 「タスクシュート時間術」の記事一覧

11月04日(土) タスクシュート入門III:一日の成果を最大化するための時間の区切り方

タスクカフェ
今回のテーマは、

タスクシュート入門III:一日の成果を最大化するための時間の区切り方

です。

タスクシュート方式のタスク管理の基本について、何回かに分けて解説していきます。

第3回目のテーマは「一日の成果を最大化するための時間の区切り方」です。

一日という時間は長いようでいて短く、短いようでいてけっこう長いものです。やりたいことを満足いくまでやろうとすると足が出ますが、満足のいく過ごし方をしようとすると手に余るのです。

かくして毎日意図せずして時間を無駄にしてしまいます。

これを防ぐための方法が「一日を複数のセクション(区切り)に分ける」ことです。

肉でも魚でも木材でも、その切り分け方を間違えると無駄になります。

目的をもって意図的に切り分けているからこそ、それぞれの“切り身”が活きてきます。

1日という時間についても同じことがいえます。

たとえば、

「今日はアポがなく、終日デスクワークの予定だから、仕事をガシガシ進めよう」

という日であっても、実際には思ったほど「ガシガシ」進まないものです。

「今日は終日デスクワークだ」という認識が強すぎるために、実際以上に時間がたくさんあるような錯覚にとらわれて、結果的に無駄なことに時間を費やしてしますのです。

では、どのように分ければいいか?

↓続きはこちらからどうぞ。

» 仕事を予定どおりに終わらせたい人のための「タスクカフェ」@渋谷


「タスク管理トレーニングセンター」のご案内


タスクカフェは東京(渋谷)でのみ開催しているため、地理的にご参加が難しいという方、あるいは日程的に厳しいという方もいらっしゃるかと思います。

そこで、オンラインコミュニティ「タスク管理トレーニングセンター」を開設しました。


▼タスク管理トレーニングセンターとは?

「タスク管理トレーニングセンター」は、タスク管理にまつわる以下のような課題に取り組みます。
  • いろいろな本を読んだりセミナーを受けたが自分なりの方法が確立できていない
  • こちらの業務環境や状況に合わせて客観的なアドバイスをして欲しい
  • 誰に質問していいのか分からない
  • どのツールが自分に合うのかが分からない
  • TaskChute2で「こういうこと」をしたいが方法が分からない
  • たすくまで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
  • TaskChute Cloudで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
  • この使い方で合っているか不安
  • もっといいやり方があれば教えて欲しい
  • 他の方とタスク管理に関する課題を共有したい
これらの課題の解決のために以下のようなメニューをご用意しています。
  • タスク管理アプリの開発者とタスク管理のエキスパートがあなたのご質問にお答えします
  • 一般非公開のコミュニティで他の参加者の方と課題を共有できます
  • タスク管理の考え方・やり方の理解を深めるためのレクチャー動画をご覧いただけます

ご質問にお答えするのは、TaskChute開発者の大橋悦夫、たすくま開発者の富さやか、TaskChute Cloud開発者の松崎純一、そして、タスクシュート歴10年の佐々木正悟の4名です。

また、毎月のタスクカフェのレクチャー内容を動画で公開しています。

これまでにお答えしているご質問や現在公開中のレクチャー動画については、以下のページにて詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。

» タスク管理トレーニングセンター
タスク管理トレーニングセンター

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