予定を守るためのヒントとアイデア

先日、土橋正さんとお話する機会があり、仕事で工夫していることや、使っている文具などについて情報交換をしました。土橋さんとは、『Life Hacks PRESS vol.2』の対談でもご一緒させていただいています。 土橋さんは、オールアバウトでステーショナリーガイドを担当されている、いわば文具のコンシェルジュ。 そんな土橋さんからお聞きした中で今回特に興味深かったのが以下の「時間管理術」です。

1．スケジューリングによって、中断しない時間を確保できているか？ 2．緊急タスクが発生した現場で、応急措置をほどこしているか？ 3．八割できたら、他の仕事に着手できるか？ 4．意識的に寝かせる時間がとれているか？ 5．所要時間が不確実な案件を先に入れているか？ 参考図書『「超」整理法〈3〉タイム・マネジメント』(野口悠紀雄著）

最近、仕事で心がけていることの1つに「時刻指定納品」があります。先方に納品予定時刻をあらかじめ宣言し、これを守るようにする取り組みです。 宅配便各社は、ずいぶん前から時間帯指定での配送を手がけていますが、時間帯よりも精度の高い「時刻指定」です。

昨日は「予定していた時間が確保できなくなる」という事態の中で仕事をしていました。時間予算に対してタスクの量がオーバーしている状況です。 そこで、「携帯メールでアイデアを積みあげていく」の実践として、仕事の合間に「予定していた時間が確保できなくなった時の対策」について断続的に考えたことをメールしていました。 その結果が以下です。

現在進めているある連載記事の仕事では、1つの原稿を完成させるまでに2つの締め切りがあります。1つめの締め切りで求められる成果物はその原稿で書こうとしている内容についての箇条書きメモ、2つめの締め切りでは完成原稿、です。 原稿1本を書くのにかかる時間はだいたい見えているのですが、仮に必要な時間が確保できていたとしても筆が進まないことがあります。「完了させなくても良い仕事」で以下のように書いた通り、 鬼門である「取っ掛かり」をクリアする上では「やらなくては」という追っ手が迫ってくる前に、先行スタートを切れた方が“レース”を有利に運ぶことができます。 まだ余裕があるうちに「どれどれ」という感じで仕事を“つまみ食い”してみることで“下見”ができます。 書き始めるうえでの「取っ掛かり」がカギになるわけです。

タスクをリストアップして、それぞれのタスクに必要と思われる時間を割り当てて仕事をスタートしたとしても、途中で「これでは終わらない」という現実に直面することがあります。そんな場合は、それが分かった時点で改めてスケジュールを立て直す（リスケ）する必要があります。

日別の見積もり時間の“見える化”について。 ところで、「本日」の時間については、左上のブロックを見れば分かりますが、 　見積　：今日のタスクの見積時間の合計 　■済み：すでに完了したタスクの見積時間の合計（≠実際にかかった時間） 　□残り：未完了のタスクの見積時間の合計 明日以降の予定については時間が見えません。そこで日別の見積もり時間の“見える化”が必要になってきます。

昨日の続きで、タスクのシーケンシャル管理について。 複数のプロジェクトを並行して進めている状況であっても、つまり複数の流れが同時にあったとしても、一日のスケジュールの流れは１本にしないとまっすぐに進めません。 そこで、今日やるべきタスクをやるべき順番に並べます。 テレビを観るとき、観たい番組が複数あっても同時に観られるのは１つの番組に限られるのでどういう順番でチャンネルを渡り歩いていくかを決めるのに似ています。

綿密に時間を見積もってスケジュールを立てたとしても、残念ながらその通りにいかないことがあります。 これまでに「自分で立てたスケジュールを守るコツ」というテーマで２本のエントリを書いていますが、 ・自分で立てたスケジュールを守るコツ → １日を複数の区画に分け、区画の中でやりくりする。 ・続・自分で立てたスケジュールを守るコツ → スケジュール調整のための時間を別に取っておく。 これらを書いて２ヶ月たった今、「その３」として、ちょっと別の視点で考えてみます。

立てたスケジュールに狂いが生じることは日常茶飯事ですが、どうしようもないくらいぐちゃぐちゃになってしまうと、正直やる気が失せます。スケジュールが乱れても、それをその日のうちに何とか立て直すことができれば、最終的には調和のゴールにたどり着けるのですが、慢性的にぐちゃぐちゃになるようであれば、もはやスケジュールはあってなきがごとし。スケジュールを立てる時間がもったいない、ということになります。 とはいえ、スケジュールを立てずに仕事に臨むのはやはりＮＧ。どんなに見通しが立てづらい（立てられない）仕事であっても、「えいや」で立てておかないとです。理由はこちら。 仕事には、大きく分けると、 　１．何日も掛かるような大きな仕事 　２．数分で終わるような小さな仕事 の２つがあると思います。大きな仕事は事前の段取りや準備など「考える時間」が必要ですが、小さな仕事は何も考えなくても、それこそほとんど手が勝手に動くくらいサクッと終えることができます。 どんなに大きな仕事でも、分解して細かく砕いていけば、小さな仕事の集まりになるはず。 「仕事を効率よく進めるための９つのコツ」というエントリで以下のようなことを書きましたが、 時間がどれくらいかかるわからないような作業は、いくつかのタスクに分解して、分解した個々のタスクごとに時間を見積もると良さそうです。例えば、レポート作成なら、 　(1)資料集め　　　　　１時間 　(2)アウトライン作成　３０分 　(3)図表・グラフ作成　２時間 　(4)文章作成　　　　　１時間 　(5)推敲＆修正　　　　３０分間 というタスクに分解することで、１つ１つの作業の時間が具体的に見積もれます。 仕事が行き詰まってしまうとき、その実態はこの分解がうまくできないということではないでしょうか。 そんな折、Create a Staging Area for Large Tasks という記事で、「Staging Area を作ろう」というアイデアが紹介されていました。