一日の仕事を確実に終えるためのデイリーリストの作り方



大橋悦夫毎日その日にやることのリストに向き合い、上から順に一つひとつ取り組んでいます。

このリストをデイリーリストと呼んでいます。

デイリーリストに並んでいる順番に、一つとして飛ばすことなく、順番を入れ替えることなく行えるような日は皆無です。

それでも、一日の最初に「今日はこのルートで行く」という規定航路を決めておくことには意味があります。

この本線から外れたときに、「脱線」と判断できるからです。

もちろん、必要に迫られ、やむを得ず、否応なく、脱線することもあるでしょう。

これを毎日のようにくり返していると、デイリーリストを作る行為が空しいものに感じられ、勢い

  • リストなんて作らず出たとこ勝負で一日を始めても同じなんじゃないの?
  • むしろデイリーリストの枷(かせ)がないぶん自由に気ままに過ごせるんじゃないの?

というデイリーヒッピー派に転向したくなるかもしれません。

しかし、デイリーヒッピー派は自由の代償として以下のような「後の祭り」を受け入れることになります。

  • Aをやろうと思ったけど、先にBの手配を済ませないと着手できないんだった…
  • 今日中に振り込まないといけなかったのに今からだと明日付けになっちゃう…
  • 昨日やろうと思ってたこれ、今日もできなかった…

もし、これらが受け入れられないならデイリーリスト派でいきましょう。

以下、デイリーリスト派の人たちが自然にやっている習慣を1つご紹介します。

デイリーリストには「本当に実際に確実にやるタスク」だけを入れる

往々にして、

  • 時間があったらこれもやろう
  • あっ、これも少しでも進めておきたいから入れておこう
  • それを入れるならこれも入れていいよね

という具合に、際限なく追加したくなります。

でも、当然すべてはやりきれず、「やっぱりできなかった…」ということになりがちです。

デイリーリストをきちんと機能させるには、「本当に実際に確実にやるタスク」だけしか入れてはいけないのです。

これは、旅行に行くときのパッキング作業に似ています。

デイリーリストという容量の決まったスーツケースの中に、その日を過ごすうえで、本当に実際に確実に必要になる荷物(=タスク)だけを詰め込む。

詰め込む順番を間違えると、全部収まらないこともありますから、旅慣れた人は何をどんな順番で詰め込めばいいのかを心得ています。

最後の最後に、わずかに空いているすき間にぐいぐいと差し込めばいいようなモノを、パッキングの最初に空のスーツケースに放り込むようなことはしないのです。

つまり、次の3つを把握する必要がある、ということです。

  • デイリーリスト(スーツケース)の容量を把握する
  • デイリーリストに収まる荷物(タスク)の分量を把握する
  • デイリーリストに収まるパッキング手順(詰める順番)を把握する

デイリーリスト(スーツケース)の容量を把握するには?

朝起きてから寝るまでの間に何にどれだけの時間をかけているのかを計測する

いきなり難易度が高いと感じられるかもしれませんが、1日が1時間しかなければ不要な作業です。問題は少なくとも14時間(10時間睡眠の場合)もあることです。

1時間程度なら「あれをやって、これをやれば、残りは10分を切るだろう」という想像がつきます。

それが14時間となると「WOW! 何だってできるじゃん!」と急に興奮してくるのです。

実際のところ睡眠時間は10時間未満という方が多いでしょうから興奮の度合いはさらに高まるでしょう。

かくして、時間を見誤ることになります。

デイリーリストに収まる荷物(タスク)の分量を把握するには?

今日中に何が何でも「本当に実際に確実にやるタスク」をリストアップし、それぞれにかかる時間を見積もる

これもまた難易度が高いと感じられるかもしれませんが、難しいのは予想です。記録なら簡単なのです。

一度やってみて時間を計れば分かるからです。

あらゆるタスクについてかかる時間を計ってみると、さほどブレがないことに気づくはずです。

面白いことに、時間を計ってみると「思ったよりも長い時間がかかっていたタスク」と「思ったより短い時間で済んでいたタスク」はあっても「思っていたとおりピッタリの時間で終わっていたタスク」はほとんどないことにも気づくでしょう。

つまり、人の時間感覚はだいたい間違っているのです。

デイリーリストに収まるパッキング手順(詰める順番)を把握するには?

実際に一日を過ごしながら、行き詰まるたびに順番を変える

これまでの2つができているなら、この3つ目は比較的簡単なはずです。

かかる時間を記録するために、何をしているかも記録に残しているはずだからです。

これは、実際のパッキングのことを想像すれば分かりやすいでしょう。

思いついた順番でパッキングしてみて、収まらなければ全部取りだしてから再び別の順番でパッキングし直す、という試行錯誤をくり返すはずです。

同じことをデイリーリストでも行えばよいのです。

まとめ

  • 朝起きてから寝るまでの間に何にどれだけの時間をかけているのかを計測する
  • 今日中に何が何でも「本当に実際に確実にやるタスク」をリストアップし、それぞれにかかる時間を見積もる
  • 実際に一日を過ごしながら、行き詰まるたびに順番を変える

以上のことをマンガで分かりやすく解説しているのが以下の一冊です。

ずっと文章ばかりで疲れたかと思いますので、ぜひマンガでリラックスしながら読んでみてください。

それでは良い一日を。



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