日次レビューと週次レビューを実行しよう／ビギナーズハック第46回

ベック君振り返るの巻

ここは東京某所のカフェ。
赤い服を着た一人の若者がノートPCとにらめっこしていた。
彼の名前はベック君。社会人2年目の若手社員である。

ベック君：うーん。最近忙しかったからTooodledoがボロボロだ。はぁ・・。

先日、Toodledoにタスクを追記し忘れてすっかり対応を漏らしてしまい、先輩数名を巻き込んで徹夜でリカバーを行う事態を招いてしまったベック君。”上司”にこっぴどく怒られて流石に反省し、今週から週次レビューをちゃんとやることにした。

ベック君：さて、まずはタスクの収集から行うかな。えーっと・・

そこに青い服を来た一人の若者が現れる。
彼の名前はラシタさん。もとい、ラシタ主任。
ベック君と同期の2年目にしてその実力が認められ主任に抜擢されたのだという。
ラシタさんは週末のカフェで小説を読むことを楽しみにしている。

ラシタさん：（っげ・・・）

ラシタさんの頭には過去・幾度と無くベック君に読書の邪魔をされた記憶が甦る。

ラシタさん：（流石に気づかないふりをするのは悪いかな・・）

幸い、ノートPCにかじりついているベック君はラシタさんに気づいていなかったが、ラシタさんとしても同期のベック君を無視することに気が引けたので、ベック君に近づき「よぉ」と声を掛けた。

ラシタさん：週次レビューでもやっとるんか？

ベック君：うわ！　ラシタさんだ！！　ビックリした。

ラシタさん：そんなにビックリせんでも・・

xxx：おお、こんな所で二人に会うなんて奇遇だね。

ラシタさん：（この展開は！！　マズイ）

ラシタさんの頭には過去幾度と無く突然現れたオオハシ部長のダジャレ攻撃を受けた記憶が甦る。
振り返ると案の定オオハシ部長が立っていた。幸いベック君のビックリした様子は見ていなかったらしく、
「ベック君がベックラシタ」などのダジャレが飛び出す気配はなかった。

オオハシ部長：おぉ、ベック君は週次レビュー中か。感心感心。

ベック君：いやー、でも今一何して良いかわかんなくて。

オオハシ部長：そういう時はね、レビューチェックリストを作っておくと良いよ。

ラシタさん：週次レビューでやるべきことを後から付け足したり、削ったりも簡単にできるようになりますしね。

オオハシ部長：そうそう。チェックリストがあれば抜け漏れもなくせるからね。

と、言ったところでオオハシ部長は何かを思いついたらしく、ニヤっと不敵な笑みを浮かべた。

オオハシ部長：そう、週次（習字）レビューだけに隅々（墨）までね。

ベック君：へー、よくわかんないけど、なんか凄いですね！　ありがとうございます！

オオハシ部長の謎かけ風ダジャレに全く気づかず華麗にスルーするベック君に、逆に焦るラシタさん。
ドヤ顔のオオハシ部長が心なしか寂しそうに見えた。

ラシタさん：べ、べ、ベック！　今のはな、週次レビューと習字をかけてだな・・

結局、ベック君は最後まで「習字と墨」に気づかなかったという。
オオハシ部長がその後某芸人のDVDで謎かけの特訓をはじめたことはここだけの話。

週次レビューのビギナーズハック

ここまではToodledoやTaskPortProを使ったタスクの管理/遂行の手法であったり、Googleカレンダーを使った行動計画について取りあげてきました。今回のテーマはタスク管理ツールをメンテナンスするための日次レビューと週次レビューについて取りあげたいと思います。

■日次レビューでメンテナンス、週次レビューで棚卸し

自分が用いているタスク管理システムのタスク状態を最新に保ち、情報管理システムでは常に必要な情報へのアクセスが滞りなく行えるように、定期的にこれらをメンテナンスする作業が日次レビュー・週次レビューです。例えば私の場合、タスク管理をToodledo、メモや参考資料の管理をEvernoteで行っているため、定期的にこれらのツールに対してメンテナンス作業を行います。

日次レビューは１日の最後に実行するメンテナンス作業で、次の日の朝からちゃんとタスクリストが機能するようにタスクを整理してNextaActionリストを作り、EVERNOTEのInboxに集まった情報を整理してInboxのノート数を０にするといった対応を行います。

週次レビューは１週間の終わりに実行するタスクの棚卸し作業で、日次レビューで行う作業の他に、GTDで言うところの収集、処理、整理のプロセスを一度頭から実行してタスクを洗い出し、プロジェクトリストに整理済みのタスクについても見直しを行います。

■レビューチェックリストを仕込む

今回のストーリー中でオオハシ部長やラシタさんがオススメしているレビューチェックリストを作成しておくことで、日次レビュー、週次レビューをスムーズに行うことができますので、簡単なモノで結構ですので、レビューチェックリストを作るようにしましょう。

チェックリストはどこに作ってもよいのですが、私の場合は日次レビューと週次レビューをそれぞれToodledoのルーチンタスクとして登録しているため、これらのタスクのノート欄にレビューチェックリスト相当の情報を記載しています。

ちなみに、日次レビューと週次レビューはわかりきっているタスクですから、タスクリストを見ずとも忘れず実施することは可能です。しかし、レビュー作業そのものも他のタスク同様に時間をある程度まとまった単位で消費してしまいますから、これをタスクとして登録しないと1日の作業量見積もりができなくなってしまうのです。

■日次レビュー

日次レビューはその日の終わりに行う作業で、その日一日で取り込んだスケジュール・タスク・情報の整理と振り返りを行い、ステータスを最新化する作業です。例えば私の場合は以下の様に各ツールに対してメンテナンスを行います。

• メール/書類/手書きメモなどの情報を管理ツールに取り込み
• Evernoteのインボックスをゼロに
• Evernoteのその日1日のノートの振り返りと追記
• Toodledoのタスクステータスを最新化
• Googleカレンダーの予定を最新化

実際のメンテナンス作業に入る前に簡単に情報の収集作業を行います。この時の収集作業では頭の中にあるタスクの洗い出しなどは行う必要はありませんが、メールや手書きメモについては緊急性の有無にかかわらずその日のうちに適切な管理ツールに取り込みましょう。タスクならToodledo、スケジュールならGoogleカレンダー、メモやよく分からない情報はEvernoteにといった具合です。

メンテナンス作業の実行順としては、よく分からない情報として取り込んだモノが新たなタスクやスケジュールとなる可能性があることからEvernoteから取りかかり、その後Toodledo、Googleカレンダーと作業を行います。

■週次レビュー

週次レビューは週の最後に行う作業で、日次レビューの作業内容に加えて、収集を再度実行して気になることの洗い出しを行ったり、既にリストに分類済みのタスクの見直しなどを行います。

下記が具体的な私の週次レビューの作業内容です。

• 気になることの洗い出しを行う
• メール/書類/手書きメモなどの情報を管理ツールに取り込み
• Evernoteのノートを整理
• Evernoteの1週間分のノートの振り返りと追記
• プロジェクトリストやSOMEDAYリストの見直し
• Toodledoのタスクステータスを最新化
• Googleカレンダーの予定を最新化

基本的には日次レビューの実行順と同じですが、気になることの洗い出しやプロジェクトリスト／SOMEDAYリストの見直しなどにはかなり時間を要すると思いますので、十分な時間を確保して取り組むようにしましょう。

■最後に

どんな道具もメンテナンスを怠れば十分な働きができなくなってしまいます。GoogleカレンダーやToodledo、Evernoteといった情報管理ツールを常に信頼できるよう、面倒でも日次レビューや週次レビューの実行を行うように心がけてください。

▼今週の一冊

人気ブログ「和洋風」を主宰する友人の@isloop君がこれまた人気ブログ「ネタフル」のコグレさんと共同執筆で『できるポケット＋ Dropbox』という本を出版したと言うことで、早速購入してみました。

できるシリーズで最近購入した本と言えば、『できるポケット＋ Evernote活用編』や『できるポケット ［公式ガイド］ Nozbe ノズビー クリエイティブ仕事術』あたりで、この辺になってくると結構凝った使い方が書いているのですが、今回の『できるポケット＋ Dropbox』はどちらかというとかなり入門書に近いイメージです。

丁寧にインストールから設定までの説明が行われ、随所にファイルの復元や世代管理、共有や公開といった知っておくと便利な機能が紹介され（この辺の機能は意外と知らない便利な使い方があったり）、最後には連携アプリを使った発展的なDropboxの使い方の紹介と、30項目ほどのコンパクトな構成の中に必要な情報がぎゅっと詰まっている印象でした。

入門書とタカをくくっていたら、途中途中のHINTに結構マニアックなことも書いてあったりで、楽しく読み進めることができました。

更に本書はインプレスの書籍情報ページから無料PDFをゲットすることもできますので、iPadなどに取り込んでおいて困ったときなどにリファレンスとして用いるのも良いでしょう。

「Dropbox何それ？」な人は勿論、今までなんとなくDropboxを使っていた人、Dropboxをもっと仕事などに役立てていきたいと考えている人に自信を持ってオススメしたい一冊です。

　

▼北真也：
仕事術をもっとカジュアルに！　わかりやすさ重視の「ビギナーズ・ハック」をお届け。Blog「Hacks for Creative Life!」と勉強会「東京ライフハック研究会」主宰。