up home page bottom

Add a comment


トップ > シゴタノ! > EvernoteのInboxを効率よく処理するための3つのポイント




以下のエントリーの続き。

» 日々のインプット情報は入り口で2つに分ければうまくいく 

僕の場合は次の2つ。

  1. 期日と用途が明確な情報 → タスク管理ソフト(NozbeTaskChute
  2. 上記以外で取っておきたい情報 → 参照情報管理ソフト(Evernote


要するに「いつ!」と「いつか…」を分ける、ということです。

何か情報が入ってくるたびに「これはいつまでに使う情報?」「何の役に立つ情報?」という2つのフィルターに通します。

  • 明確に答えられたら1ばん。
  • 「いつかはわからないけど」「何かの役に立ちそう」というなら2ばん。

この2つを混ぜてしまうと「いつの間にか締め切りが明日に迫っていた!」という事態に陥りやすくなります。

実際には、タスク管理ソフトに入れる情報についても、素早くキャプチャ(≒後で使えるように生け捕りにする)できるという理由で、いったんEvernoteに入れることが多いです。

そうなると、ほとんどの情報はまずEvernoteの Inbox(受信トレイに当たる)に集まることになります。当然、2つの情報が混在した状態ですから早いうちに振り分けなければ、手がつけられなくなってしまいます。

そこで今回は、僕自身が日々実践している、EvernoteのInboxを効率よく処理するための3つのポイントをご紹介します。

Ads
  1. タイトル行頭にラベルをつける
  2. 中身を読みたくなるタイトルをつける
  3. 本文一行目に「次にすること」を書く

1.タイトル行頭にラベルをつける

インプットする時、特に何かを思いついて、一刻も早くキャプチャしたい時は、コンテクスト(文脈)は明確なためにコンテンツ(中身)だけを書くにとどめるものです。

でも、時間が経ってから読み返すと、いったい何のためのメモだったのかがわからず、その時のコンテクストを再現するのに苦労することがあります。最悪の場合、思い出せずに無駄になるリスクもあります。

Evernoteにメール投稿する際はタイトルの末尾に「#タグ」を付けることでタグを設定することができますが、急いでいる時はその入力もままならないこともあるでしょう(※iPhoneのユーザー辞書にタグを登録しておくという手があるので、よく使うタグについてはこれで対処できます)。

そこで、タイトルの先頭にコンテクストを思い出すための言葉を付加するようにします。

例えば、12/18のイベントでやっておくべきことを思いついたら、「1218!お弁当の手配」といった具合です(「!」は単なる区切り記号で、後で判読しやすければ何でもかまいません)。

こうしておくことで、Inboxを整理する際に、タイトル先頭に「1218」のついているノートには機械的に正規のタグ(この場合は12/18のイベントに関連するタグ)を付けていけば済みます。改めてノートの内容を見て判断をする、という手間を省くことができるのです。

2.中身を読みたくなるタイトルをつける

もう1つ、タイトルづけの工夫として、思わず中身を読みたくなるタイトルにすること。

Inboxの一覧を眺めたときに、気になるタイトルがあれば思わずクリックしたくなるはずです。そのためにも「こういうタイトルをつけておけば、(未来の)自分はきっと反応するはずだ」というタイトルにするのです。

一番シンプルなのは質問文にすること。

例えば、「1218!情報整理とは何をすること?」というタイトルのノートがあります。このノートの内容は、タイトルも含めてほぼそのままの形で12/18のイベントの資料に転記されましたが、このタイトルを目にした時の気持ちは、この資料を読むであろう人のそれと同じです。

おのずと「それ知りたい!」と思いますから、その気持ちに応える形で資料作成に入ることができます。未来の自分に対して質問で引きつけて行動を起こさせる、そのためのフックをノートに仕込んでおくわけです。

これは、人の目を引くタイトルをつけるための訓練にもなります。

3.本文一行目に「次にすること」を書く

ノートを開かせることができたら、次は本文。

例えば、「なるほど」とか「取っておきたい」と思えたブログ記事があれば、Evernoteに取り込むわけですが、その際に本文の一行目に、その記事に関する「次にすること」を書いておきます。

例えば、ブログで取り上げる予定なら、その中で言いたいことを一言で書いておけば、次にこのノートを見るであろう未来のあなたは、迷わずブログに向かうことができるでしょう。

たった一行追記するだけで、そのクリップがあなたのブログの中で次の生を受けるわけです。

まとめ

一言でいえば、あとで読む「未来の自分」に対するおもてなしです。

 
 

合わせて読みたい:

ノマドワーキングという言葉を生み出した一冊。その名の通り、ノマドな働き方について詳述されていますが、中でも、情報の収集から加工をへてアウトプットするまでの具体的なプロセスが参考になります。

関連エントリー:

収集した情報を埋もれさせないために(1) 
収集した情報を埋もれさせないために(2) 
収集した情報を埋もれさせないために(3) 
収集した情報を埋もれさせないために(4) 
大量の情報を“放し飼い”にしながらアイデアを生み出す方法 
書いたメモを犬死にさせないたった1つのポイント 



▼「Evernoteの育て方」の新着エントリー

» 「Evernoteの育て方」の記事一覧

▼「ちょっとした工夫」の新着エントリー

» 「ちょっとした工夫」の記事一覧

07月08日(土) プロジェクトを進めるための“記録”の活かし方

タスクカフェ
今回のテーマは、

プロジェクトを進めるための“記録”の活かし方

です。

前回に引き続き、プロジェクト管理について掘り下げます。
前回の続きですが、今回初めて参加する方にも優しく解説します。

タスクカフェ講師の1人、佐々木正悟はこれまでに50冊以上の書籍を執筆していますが、一度たりとも原稿を落としたことがないと言います。つまり、締切に遅れることなく、1冊分の原稿を仕上げているのです。

これは、たとえて言うなら卒業論文を50回連続で期限までに提出しているようなものです。

書籍の執筆という仕事は、一冊ごとにそれぞれにテーマも背景も事情も異なる、言わば定型化しにくいプロジェクトです。もちろん、50回も繰り返していれば、その勘所は押さえられるがゆえに、初めて本を書くという人に比べて圧倒的に効率よくスピーディーに進められるということはあるでしょう。

前回は、実例をまじえながらこの勘所についてお伝えしましたが、今回はその中でさらりと触れられるにとどまった「記録」の活かし方について掘り下げます。

プロジェクトを進める中においては、「次にするべきこと(ネクスト・アクション)」や「気になっていること」、「ある期日までは忘れていても良いこと」など、さまざまな情報が断続的に発生します。これに加えて、「今日はどこまでやったのか」といった作業記録も絡んできます。

これらの情報をどのように整理し、どの程度のレベルで記録に残していけばいいか。そして、残した記録をどう活用すればいいか。具体的な実例をまじえて詳しく解説します。

特に、見通しの立ちにくい仕事になかなか着手できずにお困りの方はぜひご参加ください。

好評いただいている個別相談の時間もご用意していますので、知識としては理解できているとは思うものの、なかなか実践に結びつけられず苦戦している、という方は、ぜひこの機会にブースターとしてご活用ください。


本日時点で、残り1席ですので、ご検討中の方はお早めに。

» 仕事を予定どおりに終わらせたい人のための「タスクカフェ」@渋谷


「タスク管理トレーニングセンター」のご案内


タスクカフェは東京(渋谷)でのみ開催しているため、地理的にご参加が難しいという方、あるいは日程的に厳しいという方もいらっしゃるかと思います。

そこで、オンラインコミュニティ「タスク管理トレーニングセンター」を開設しました。


▼タスク管理トレーニングセンターとは?

「タスク管理トレーニングセンター」は、タスク管理にまつわる以下のような課題に取り組みます。
  • いろいろな本を読んだりセミナーを受けたが自分なりの方法が確立できていない
  • こちらの業務環境や状況に合わせて客観的なアドバイスをして欲しい
  • 誰に質問していいのか分からない
  • どのツールが自分に合うのかが分からない
  • TaskChute2で「こういうこと」をしたいが方法が分からない
  • たすくまで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
  • TaskChute Cloudで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
  • この使い方で合っているか不安
  • もっといいやり方があれば教えて欲しい
  • 他の方とタスク管理に関する課題を共有したい
これらの課題の解決のために以下のようなメニューをご用意しています。
  • タスク管理アプリの開発者とタスク管理のエキスパートがあなたのご質問にお答えします
  • 一般非公開のコミュニティで他の参加者の方と課題を共有できます
  • タスク管理の考え方・やり方の理解を深めるためのレクチャー動画をご覧いただけます

ご質問にお答えするのは、TaskChute開発者の大橋悦夫、たすくま開発者の富さやか、TaskChute Cloud開発者の松崎純一、そして、タスクシュート歴10年の佐々木正悟の4名です。

また、毎月のタスクカフェのレクチャー内容を動画で公開しています。

これまでにお答えしているご質問や現在公開中のレクチャー動画については、以下のページにて詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。

» タスク管理トレーニングセンター
タスク管理トレーニングセンター

タスクシュート® とは?

» TaskChute2(Windows・Excel)

タスク管理ツール・TaskChute2


» TaskChute Cloud(クラウド)

TaskChute Cloud

» たすくま(iPhone)


» たすくま「超」入門
たすくま「超」入門

PR

イチオシ本
» 続きを読む

» シゴタノ!を「Feedly」で購読する
Feedlyで購読

» シゴタノ!仕事を楽しくする研究日誌のトップへ戻る