佐々木正悟 
若干品のないタイトルではありますが、多くの人は「せっかく作ったToDoリストをどうしても放置してしまう」ものです。それを避ける手段の１つが、私としては繰り返しになりますが、TaskChuteを使うことです。
「いつかやりたいことリスト」はともかく、仕事でやるべきことしか書いていないはずのToDoリストすら放置してしまうのはどうしてなのか。常連タスクが残りがちなのはなぜなのか。
それにはいくつかの原因があります。
第１に、やるべきタイミングが決まってないからです。
「先送り」を問題視した本に、次のようなことが書いてありました。
コンビニの前を通りかかった運転手が思う。
「妻が牛乳を買ってこいといってたっけ？ でも気が乗らないな」
運転手はコンビニの前を通りすぎます。
この簡単な心理は、実に頻繁に発生します。とっさに決断し直す、というのは存外難しいことなのです。
- Ａ→Ｂ。
この流れがスムーズなら、人は自覚せずに意志力をある程度発揮し、Ｂへ向かうことができます。しかし、この間に地点Ｚに寄れと言われると、大した労力が必要でない場合でも、できればせずにすませたいと思うものなのです。
- □社内説明会の準備
- □同僚のエクセルファイルをチェック
- □データベースの顧客番号の整理
このような「リスト」を通常業務の外に持っていた場合、それぞれの仕事が大したことのないものであっても、業務の流れの中に差し込むことは面倒なのです。他人による割り込みが嫌われるように、自分自身で割り込むことも、いとわしいものです。
この問題に対処するには、事前に、通常業務その他、わかりきった業務も、ルーチン業務も、全部リストアップしておく必要があります。そのリストの外ではなく、中に入れておくのがベターなのです。
これは、タスクシュート式の仕事術では自然なやり方です。
第２に、優先順位がハッキリしないからです。
割り込みがいとわしいものであっても、他人による割り込みには、私達は対処します。その割り込みが上司によるものであれば、当然対応します。「しません」と言うことはできないからです。
優先順位とは、つまりこうであってこそ機能します。業務の流れをとどめ、当然「次にやるべきこと」よりもさらに前に実行されるからこそ「優先順位が高い」と言えます。
ふつう、そんなタスクはありません。自分で用意したToDoリストの項目は、ToDoリストにはない「次に当然やるべきこと(例えば朝一番にメールチェックを当然する、など）」を差し置いてまでやるべきだと言える、決定的な根拠を持っていないのです。
しかし、おそらく「メールチェック」から始まった業務の流れに乗って仕事をしているだけで、１日は終わります。１日が終わるまで「流れの外にある（ToDoリストの中にある)項目」には手がつけられないわけです。
これもまた、タスクシュート式の仕事術であれば対応できるはずの問題です。タスクシュートにはそもそも優先順位という考え方はなく、「今日のリスト」にあるものは全て今日中にやる、という原則があるからです。
第３に、いつもやらないでいたリスト項目だからです。
ToDoリストは実のところ、毎日なくしてしまうべきモノです。そうしないと、あっという間に「そこにあるのが自然なリスト」になってしまうからです。
人は「いままでやらないでいても問題がなかったということは、今やる必要はないものだ」と判断します。経験則で判断するクセが強いからです。
ToDoリストを作って、毎日消しもせず、「すぐ目に付くところに置く」というのは、よい方法のようで、実はよくないのです。「片付けられないことが習慣化する」からです。この種の習慣が付くのに21日も必要はありません。３日で十分です。
この問題も、タスクシュート式であれば発生しません。そのようなリストの存在自体を許さないからです。タスクシュート式とは、１日分のタスクリストをまず用意し、それが終わる時間の妥当性を確認して、そこにあるタスクだけは全部処理するやり方です。
もし１日で終わらないものがあれば、それは翌日以後のリストに入り、「今日やるリスト」から少なくともいったんは消えます。一見したところこれは、ごくありきたりなことのようですが、ToDoリストはそのような機能を持っておらず、したがって「今日も明日も明後日も」常連タスクが居残っていくことがほとんどなのです。
10月14日 第11回タスクセラピー タスク管理の基本を固める(東京都)
『マンガでわかる！幼稚園児でもできた！！タスク管理超入門』が発売当初から高い人気を維持していますが、それというのもやはり「なんでタスク管理？」という疑念が根強く残っているからなのでしょう。
リストが長すぎるとか、息がつまるといったことは、だいたい誤解です。私達は苦手なことは長いリストを持つしかないし、得意であればリストなんか要りません。得意なことだけして、先送りなどすることなく生きていければ一番いいのですが、世の中そんな人だけではないのです。
そこで、タスク管理という手法が生きてくるということもあるわけです。
長いリストは隠せば短くできます。しかし隠すことにはデメリットもあります。だから隠したり表示したりを切り替えてやる必要があります。それもまたタスク管理の一手法です。
それらの話を事細かく理解するには、それなりの時間と知識が要るのです。経験で学ぶ、ということも十分可能ですが、そういった経験そのものを持てないという方もいるでしょう。そうした方にご参加いただければと思います。
» 10月14日 第11回タスクセラピー タスク管理の基本を固める(東京都)
| マンガでわかる！幼稚園児でもできた！！タスク管理超入門 (impress QuickBooks) | |
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岡野純
インプレスコミュニケーションズ 2013-09-20 |
