今日からはじめる手帳術 第４回 「予定」管理の第一歩

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第３回では、北さんがレイアウト別の手帳の紹介をしてくれました。

今年から初めて手帳を使う、という方はそれでもまだ決めるのが難しいかもしれません。

そういう場合は、思い切って直感で選んでしまうのもアリです。試行錯誤しているうちに、次の手帳選びに必要な情報もゲットできるでしょう。最初の一年は「お試し期間」的に使うつもりで、目に付いた「良さそうな」手帳を購入してみてください。

さて、手帳の使い方にはいくつかの段階があります。最初の段階では、まず「予定」の管理が手帳の主な役割になるでしょう。

今回は手帳を使った「予定管理」の、基本中の基本を紹介してみます。

一元管理＆A.S.A.P

予定の管理で一番やってはいけないことが、「予定を忘れてしまうこと」と「同じ時間帯に別の予定を入れてしまうこと」です。後者はダブルブッキングとも呼ばれています。これを避けるためには、「一元管理」を意識しておくことが大切です。

普段は月間カレンダーに予定を書いているのに、電話がかってきた際にたまたま開いていた週間カレンダーに予定を書いてしまった。といったことがダブルブッキングの元になります。これは是非とも避けたいところです。

また、予定が入ったら即座にカレンダーに記入する習慣も大切です。「後で書こう」は予定忘れの最初の一歩だと思っておけばよいでしょう。

「一元管理」と「即座に予定を記入」を実現するためには、普段から手帳＿＿予定を確認・追加できるツール＿＿を持ち歩いておく必要があります。

いつでも手帳を持ち歩いて、

• 予定の打診が入る → 手帳を開いてその日の予定を確認 → すぐに記入

という流れが実現できるようにしておきましょう。

定期的にチェックする

「手帳に予定は書いておいたんですが・・・」

悲惨な言い訳ですね。

せっかく即座にカレンダーに予定を記入しても、必要なタイミングでそれを見返さなければあまり意味はありません。「11時から会議」という予定を11時15分に確認しても遅いのです。
※11時でも遅いですね。

最低限、朝一に一回は手帳を確認しましょう。昼食後や休憩後など、ちょっとした空き時間に手帳を確認する癖が付けば、書き付けた予定を忘れてしまう可能性はぐぐんと減ります。

そもそも「後で確認する」ために手帳に書いているわけですから、後で確認することそのものを忘れないようにしましょう。

付随情報もしっかりと

手帳に記入する際、

「14時　打ち合わせ」

ぐらいでも、後から「予定」を確認する役には立ちますが、できればもう少し細かい情報も記録しておきたいところ。

「誰と」「どこで」打ち合わせなのか、といったことや「資料を持って行く」といったタスクも合わせて書いておくとケアレスミスを減らせます。

その他、「後で必要そうな情報」は意識的に残しておくと手帳の便利度がぐっとあがります。連絡先や住所を確認できるように、名刺をマスキングテープで貼り付けておく、といった手法もアリです。

後から「これ書いておけばよかったなぁ～」と思うようなことがあれば、その次から積極的にその情報を記録するようにしましょう。付箋などにチェックリストを書いて手帳に貼っておき、付随情報の書き忘れがないようにすることもできます。

さいごに

今回は、備忘録としての手帳の使い方を紹介しました。

本当に基本的なことばかりですが、だからこそ大切なことでもあります。まず、「手帳」の使い始めはこの基本的なことを意識しておくのがよいでしょう。

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▼倉下忠憲：
新しい時代に向けて「知的生産」を見つめ直す。R-style主宰。