Toodledoの使い方　第16回　Toodledoでタスクシュートを実践する

今回は、番外編です。

「11/12(土) TaskChute（タスクシュート）の始め方から使いこなし方まですべて解説します」でエントリされているとおり、セミナー開催にあわせTaskChute2の発表がありますので、Toodledoの「タスクシュート式」を簡単にご紹介しようと思います。

現在、私が「タスクシュート式」に仕事を進める上で、ブラッシュアップを心がけているのが以下２点です。

• 向こう一週間のタスクを全部把握するためにDailyはほぼ全廃。かわりにWeeklyに設定し直しています
• アクションモードを設定して仕事の流れを加速するために、新たにGoalを利用しています

このエントリではまず、上記２点について詳しく解説していきます。

向こう一週間のタスクを全部把握するためにDailyはほぼ全廃。かわりにWeeklyに設定し直しています

TaskChuteでは、「今日一日にやることになっている行動が全部終わったら、何時になっているか」がリアルタイムで見えるようになっています。

これだけでも十分高機能ですが、物足りない点もいくつかあります。中でももっとも物足りないと私に感じられるのが、「明後日の２時から打ち合わせの予定を入れても大丈夫か？」が厳密にはわからない点です。なぜなら、「その予定を入れた場合、明後日の何時に業務が終了するか？」が正確には見えないからです。

これを正確に見えるようにしました。方法は、Dailyをすべてクローンで７つずつのタスクとして、繰り返し設定を「Weekly」にしたのです。そうすることによって、例えば火曜日には起きるのが朝６時になるから、朝４時から６時のセクションＡのタスクを火曜日だけＢで行うとか、木曜日は午前中のスカイプがないから、午前中にブログを書くなどといった、毎日やることでも曜日ごとにタスク設定を細かく変更できるわけです。

以上の説明でよくわからない方は、ぜひ、11月12日のセミナーにいらしてください。今週１週間のどの時間帯にも一切ムリがなく、やるべきこともやりたいことも、時間の許す限り収納されている「万全感」をお伝えしたいと思います。

アクションモードを設定して仕事の流れを加速するために、新たにGoalを利用しています

ToodledoにあったGoal(ゴール)という機能なのですが、どうもこれの使い途が私にはありませんでした。フォルダ(プロジェクト)とコンテキストがあれば十分ではないかと思っていたのです。タグもありますし。

しかしゴールには面白い機能がありました。プロジェクト自体を構造化できるのです。

この図を見ると、上の方にLifeong, Long-term, Short-termというメニューが見えると思います。プロジェクトごとに３つのうちどれかの属性を持たせられるのですが、この３つは並列関係にあるのではなく上下関係にあります。

どういうことかというと

1. Long-termにあるプロジェクトのタスクを処理すれば、自動的にその上位関係に設定したLifelongのプロジェクトが進んだとみなされる
2. Short-termのプロジェクトも同様だが、Short-termの場合には、Long-termかLifelongのいずれのプロジェクトをもその上位概念とできる

ということです。

これはたいして意味のない機能だと思っていたのですが、プロジェクトをゴールの方で管理し、フォルダを「アクションモード」のために空けたいという要請で利用することにしてみました。すると「鎖」もなかなか面白いということが分かってきました。この機能についてさらに詳しくは後日説明しましょう。

今もっとも注意を向けているのは、タスクの「アクションモード」という私なりに新しい概念のことです。自分のブログでも紹介しています。

これは単純に同じような種類のタスクを束ねるというような話ではありません。無理のあるやり方でタスクを切り替えようとすると、そこでボトルネックが生じてしまうので、それを極力避けるやり方なのです。

たとえば、「執筆」という種類のタスクがありますが、図表をふんだんに使う執筆と、図表が入らなくてもいい執筆とでは「モード」がまったく違います。使うアプリも違います。図表が入る「執筆」は固めておくべきなのです。一度その仕事に意識が「入り」はじめれば、取りかかりほどおっくうではなくなるからです。

一見大したことのないタスクでも、例えば「図表執筆」などに意識を集中してしまうと、全然やる気になれないものもあります。私にとっては食事の支度、書類整理、機器の充電などがそれに当たります。

これらも固めておくべきなのです。なぜなら「動き回ってやる」という「モード」でやると簡単に進むからです。動き回らないとできないタスクは、ＰＣの前に座って集中しているときほど、取りかかる気になれません。いっそのことその前に、食事時間などを挟んだ方が時間の節約になります。

この「モード」は、もちろんプロジェクトではないし、コンテクストとも違います。コンテキストの概念と重なることもありますが、コンテクストよりも主観的な側面を分析した方が、ずっと有意義です。「どこでやるか」というよりは、「何がいやか」という問題です。

「何がいやか」が克服されれば、「シナリオをスムーズに」という問題を克服できるはずです。最初は難しくても、データを集めれば、機械的に「スムーズな流れ」を構築することができるでしょう。その流れは曜日によっても違うはずで、だからこそタスクは「毎日」より「毎週」で設定した方が細かくケアできて便利です。

３つの軸＋決定した順番でタスク・シナリオの「必然性」を確定する

要するに私がやりたいのは、あるタスクに直面したとき、「ああ。いやだから、いいや」とならず、タスクに取り組む必然性を常に獲得していることです。タスクなのだからやるのが嫌なこともあるのですが、その日、そのタイミングで、それをやらないよりやった方が絶対にいい、と言えるようであれば取り組むものだからです。

そのために自分には３つの軸が必要で、その３つを用意したわけです。

• タスクを処理する目的　＝　ゴール
• タスクを処理する時間帯＝　コンテクスト
• タスクのモード　　　　＝　フォルダ

使うツールはもちろんToodledo、そしてEndtime2です。

この３軸でタスクの置かれるべき位置を決定し、さらにコンテクスト内での処理順を決めます。これほど厳密に決定された「ここでそのタスクをやるべき」という呈示にあえて逆らって、「今はいい」というのであれば、よほどの理由が必要になります。そんな「よほどの理由」はまずないため(ちなみに「疲れ」に対してはToodledoの中で、あの手この手で対応されています)タスクに取り組むしかなくなるのです。

11月12日(土)ではこのほか、関連する話題の全部を時間の許す限り紹介していきたいと思っています。