Toodledoの使い方　第22回 GTD的にToodledoを使う-レビュー＆実行

先週は諸事情によりお休みを頂いてしまい申し訳ありませんでした。気を取り直してスタートしましょう、GTD的にToodledoを使うの最終回「レビュー＆実行」編です。

GTDにおいては作業を実施する段階に於いては気になることが全て頭の中ではなくタスクリストに書き出されている必要があり、更にはその中で次にやることが明確になっている必要があります。この状態を作り出すために必要なフェーズが、今回紹介する「レビュー」です。

1. 概要と概念
2. 収集～整理の流れ
3. レビュー＆実行←イマココ

■２つのレビュー

「概要と概念」編でも簡単に紹介しましたが、GTDには大きく分けて２つのレビューが存在します。ひとつは毎日タスクリストをメンテナンスする日次レビュー。そして、もう一つが週に一度の頻度で行うタスクの棚卸しである週次レビューです。それぞれにどういったことを行うかを見ていきましょう。

日次レビュー

1日のはじめ（前の日の最後でもＯＫ）に行うタスクリストのメンテナンス作業が日次レビューです。

日次レビューでは前回処理・整理を行った後に、Inboxに集められた気になることを再度処理・整理し、タスクリストを最新化します。タスクリストの最新化が終われば「カレンダー」や「プロジェクトリスト」をレビューして「次にやることリスト（NextActionリスト）」への移し替えを行います。

もう少しくだいた表現をすると「Inboxを整理した後、既に洗い出されているタスクの中から次にやることを決める作業」と考えて頂ければと思います。

週次レビュー

週の終わりなどに行うタスクの棚卸し作業が週次レビューです。

「週次レビュー」ではGTDのワークフローを改めて一から実行します。収集ではINBOXを洗うだけでなく、気になることを書き出す作業も行いますし、「Somedayリスト」の中で日付が決まったものがないかを確認したり、「プロジェクトリスト」や「カレンダー」の内容に変更がないかと言った既に整理済みのタスクの見直しも行います。

日次レビューとの違いは「タスクを洗い出し、洗い出されているタスクももう一度見なす作業」だということです。自分の頭の中も、次にやることではないタスクも全て一度棚卸しを行いましょう。

■Toodledoにおける「レビュー」

では実際どういった作業をToodledoで行えばいいかを見ていきましょう。

Toodledoで管理するタスクの数が100を超えてくると、全てのタスクを表示する「All Tasks」のビューではタスク管理を行う上でも、実行する上でも効率が悪くなってしまいます。ただし、「収集」直後のタスクは未だどのFolderに配置するかという「整理」を行っていませんので、「All Tasks」のビューであったり「Recently Added」のビューで「処理」「整理」を行う事になります。

「整理」の過程では、一旦Folderを設定した後、「Folder」ビューでタスクの実行日（Due Date）や実行タイミング(Context)を設定するの管理を行うことで効率を上げることが出来ます。（このあたりの詳細は前回の収集～整理の流れをご参照下さい）

「レビュー」は実行タイミングの設定までが完了しているタスクリストに対して行います。「Folder」ビューでも「Calender」ビューでも良いのでDue Dateが今日明日になっているタスクを中心に、次にやるタスクを決めていきます。私の場合はスターを付けるのですが、本来のToodledoの設計思想で言えば「Status」の項目を「NextAction」に設定するのが良いでしょう。

GTDの思想に則って今頭の中にあるやるべきことを全て書き出すと、時にはその途方もない量に辟易することもあるのですが・・・

次にやること（NextAction）を設定して、次にやることリスト（NextActionリスト）に絞り込んでやると、今自分がやるべき事が明確になり、今目の前に見えている事柄にだけ集中すればよくなります。

次にやることリストができあがったら、あとはそのリストに沿ってタスクを「実行」していくだけです。

上記の流れは主に日次レビューの内容となりますが、週次レビューはこれにプラスして、タスクの洗い出しや、いつかやる（Someday）リストを含む全ての「Folder」のタスクの見直しを行う形となります。

最後に

GTDでは「収集」「処理」「整理」という工程で全てのやるべき事を洗い出しつつも、「レビュー」で次にやることを明確化することで、実際には次にやることだけを「実行」すればよい状態を作り出します。

あれもやらなきゃこれもやらなきゃと、やるべき事に追われ不安を抱えながら仕事をしている人は、手間に見えるかも知れませんが一度やるべき事を洗い出し、その上で今やるべき事を明確化する作業を行ってみることをオススメします。

▼今週の一冊

普段ならオススメの一冊を紹介するところですが、今週は先だってからお知らせしていた拙著『新時代のワークスタイル クラウド「超」活用術』が発売されますので、度々となり恐縮ですが紹介させて頂きます。

本書は所謂クラウドツールを比較したり、その使い方を取説的に説明する書籍ではありません。私が実際に日々試行錯誤しながら少しずつ構築してきたクラウド活用術をギュギュっと一冊にまとめたもので、似たよな名前の本は数あれど内容として類似しているものは一冊としてないでしょう。

というのも、端的に表現すればめちゃくちゃ内容が偏っているのです。タスク管理といえばToodledoしか扱わないし、Sugarsyncには目もくれずDropboxをどう使っているしか語らないし、RSSリーダーはReederしか紹介しないし、Toodledoの基本的な使い方はすっ飛ばしていきなりGTD+7habitsの運用で回すんだ！とか言い出す始末です。スマートフォンの活用法紹介もiPhone一択です。

既に世の中にはクラウドツールの本もiPhoneやAndroidの本も出ていますが、それをどう仕事に使っくのかという観点で書かれている本はまだまだ少ないと感じています。恐らく皆さんもそうだと思いますが、私はクラウドツールを使いたいわけではなく、今やっている仕事をもっと楽にしたり、上手く出来るようにするためにクラウドツールを使っているに過ぎないのです。

非常に偏りのある本ですが、確実に言えることはこれは僕が実際にやっている事であり、私は実際にそこから多くのメリットを得ていると言うことです。偏りの部分については、使えるところは使って頂き、必要に応じてご自身のツールに読み替えて頂くことで、クラウドやスマホを仕事や生活に役立てる何らかのお手伝いはできるのではないかと思います。

　

▼北真也：
仕事術をもっとカジュアルに！　わかりやすさ重視の「ビギナーズ・ハック」をお届け。Blog「Hacks for Creative Life!」と勉強会「東京ライフハック研究会」主宰。