Toodledoの使い方　第19回　GTD的にToodledoを使うー収集～整理の流れ

つい先日、でっかいタスクが終了しました。

もうすぐ発売の2冊目の著書『新時代のワークスタイル クラウド「超」活用術』の全作業が完了したため、親タスクである『iPhone超仕事術執筆』というタスクについにチェックを入れることができました（はじめはiPhone本の予定でしたが気がつくとクラウドメインになっていました^^）。

要した期間は2月14日（1章の書き始めがこの辺だった）からなので、実に8ヶ月と16日。編集さんもよく許してくれた物だと本当に申し訳なく思っている次第です・・。

流石に8ヶ月越しのタスクを完了させる時には少し手が震えましたが、なんだか憑きものが落ちたような晴れやかな気分です。

ということで、「GTD的にToodledoを使う」の2回目をスタートしたいと思います！

1. 概要と概念
2. 収集～整理の流れ←今ここ
3. レビュー＆実行

今回はGTDのワークフローにおける収集、処理、整理の流れを実際にToodledoを使いながら説明したいと思います。

■収集の第一歩はInboxの把握

GTDの「収集」工程は自分に集まってくる情報を貯めておくINBOXを設置・把握するところからスタートします。例えば、電子メール、携帯メール、手書きのメモ、TwitterやFacebookのメッセージなどなど、いろいろな所に“気になること”や“やるべきこと”が集まっているはずです。Inboxが把握できれば、そこに逐次情報を「収集」し、定期的に「処理」「整理」を行うことになります。

Inboxという言葉が聞き慣れない方もいらっしゃると思いますが、電子メールにおける未整理の受信箱を思い浮かべてもらえれば良いと思います。確かに自分宛には届いているのだけど、メールマガジンと社内会議の開催通知、客先から送られてきた大切な資料などがごっちゃになっていてはメールに対するアクションが取りづらいことは感覚的にはご理解頂けるのではないかと思います。

INBOXの数が多くなるほど後の処理のステップが煩雑になりますので、なるべく少なくなるように情報を集約させる工夫をすると良いでしょう。例えば、手書きのメモもデジタルメモも一端全てEVERNOTEに放り込んで、「処理」「整理」はEVERNOTEのInbox上で行うといった取り組みは非常に重要となります。

■脳の中にだけある情報を引き出す

ただ、明確に形となってInboxに集まってくる情報だけであれば「収集」という工程に苦労はないのですが、残念ながら頭の中にだけある“気になること”や“やるべきこと”というのも当然存在します。こういった事柄をやるべき時に適切に思い出されば良いのですが、「あ、あれやろうと思ってたのに忘れてたよ。」といったやり漏れは往々にして起こってしまうものなのです。

そういった「頭の中だけにあって書き出されていない情報」については、これを引っ張り出す作業が必要となります。私は罫線のMoleskineに対して自分の頭の中にある事柄を書き出す作業を最低週に1度は行っています。

この頭の中にある情報を引っ張り出す作業を行うときには「トリガーリスト」と呼ばれる自分への質問集を作成しておくとスムーズに書き出しを行う事ができます。参考までに私が使用しているトリガーリストを公開しておきます（ちなみに、このトリガーリストは東京ライフハック研究会タスク管理分科会の面々が作成したものをベースにしています）。

■処理/整理をぶん回せ

集まってくる情報や自分の中から引き出す情報がInboxに「収集」できたならば、今度はそれらを「処理」「整理」します。個人的にToodledoには「タスク」しか入らないので、GTDのワークフローで言うと「行動を起こす必要がある？」以降がTodledoの領域になります。

例えば、メールボックスを整理するときには一つずつメールを確認しながら、「これは行動を起こす必要がある」と判断したものについてはToodledoに転記を行います（2分以内でできるものはその場でやります）。それ以外の情報は、EVERNOTEに配置します。

■ToodledoでGTD的タスク管理を実践！

ということで、チュートリアルです。

１．INBOXを洗う（ここでは電子メール受信箱）

２．メールで「これは行動を起こす必要がある」と思われるものについてはToodledoに転記

３．追加したタスクに対して「処理」「整理」を行っていく

４．一つずつタスクを確認しながらFolderと実行日（Start DateとDue Date）、見積もり時間（Length）を設定する。ちなみにですが、Contextはレビューのタイミングで設定します。

洗っているタスクの粒度が荒いなと思った場合はこのタイミングでバラします。

５．追加したタスクの実行日が決まったらカレンダービューでこの先1週間分のタスクの実行タイミングを計画していきます。3時間という時間帯の中で見積もり時間が3時間を超えないように注意しながらコンテキストを設定していくことでタスクの実行タイミングを設計します。

追加したタスクを適切な粒度にバラし、各タスクにFolder、Context、StartDate、DueDate、Lengthといった項目を設定し終われば「処理」「整理」完了です。

最後に

今回は収集、処理、整理の流れについて見ていきました。次回は「レビュー」を行ってNextActionを決め、実際にタスクを「実行」していきたいと思います。次回もお楽しみに！

参考文献

▼編集後記：

▼北真也：
仕事術をもっとカジュアルに！　わかりやすさ重視の「ビギナーズ・ハック」をお届け。Blog「Hacks for Creative Life!」と勉強会「東京ライフハック研究会」主宰。