できる人はデスクスペースを5つに分ける

  • 1.仕事の優先順位システム
  • 2.ブックオーガナイザー
  • 3.ファイルシステム
  • 4.ペンディングシステム
  • 5.ゴミ箱

以下のエントリーに続く形で『奇跡の仕事術―自分の仕事をマネジメントする』にて紹介されている、「机上を綺麗なまま保てるワークフロー・プロセス」に分け入っていきます。

» 机の上をキレイにするための5つのステップ 

まず、このワークフローは本文で以下のように紹介されています。

これは、散らかった机上と、ホワイトカラーの生産性というパズルの見つからないピースを探し出す。ここで重要なのは、これは単に書類の流れ(ペーパーフロー)ではなく、仕事の流れ(ワークフロー)のプロセスだということである。しかもこのプロセスは紙ベースのオフィスだけではなく、「ペーパーレス」を目指す、コンピュータ指向のオフィスにも適応する。

このワークフロープロセスでは、入ってくる仕事はどんなものであっても必ず5ヶ所に収まる。通常、書類や情報は、どこに置けばいいのか分からないので、どんどん机上に溜まっていくが、このワークフロー・プロセスはこの問題を解決する。次に挙げるのがその5つの場所である。

ということで、冒頭の5つの場所が紹介されています。

机上を綺麗なまま保てるワークフロー・プロセスにおける5つの場所

1つずつ簡単に説明をつけます。とても13年前(1995年刊行)の本とは思えない内容ですが、仕事の基本はそうそう変わらないことを改めて実感させられます。

1.仕事の優先順位システム

・今とりかかれる仕事すべてを優先順位に沿って積み重ねた場所
・この山の一番上にある仕事から順次片づける(新しい仕事は山の一番下へ)
・この山に入らない(=今とりかかれない)仕事は、2~5のいずれかに移す

2.ブックオーガナイザー

・優先順位システムに載らない仕事を管理するための場所
・「忘れる」のが目的
・紙のスケジュール帳でもオンラインカレンダーでもタスクリストでもOK
・ビジネスとプライベートを分けないようにするのがポイント

3.ファイルシステム

・必要な情報を瞬時に見つけるための場所
・次の4つのライフサイクルに沿ってファイルを“代謝”させる
 (1)アクティブ・ファイル(日々使用)
 (2)インアクティブ・ファイル(時々使用)
 (3)アーカイブ・ファイル(期間保管)
 (4)ゴミ・ファイル

4.ペンディングシステム

・自分だけでは進められない仕事を管理するための場所

5.ゴミ箱

・上記1~4のいずれにも当てはまらないものが行き着く場所

まずは、仕事の優先順位システムの確立を

5つありますが、2は手帳ですし、3はいわゆる「超整理法」に沿って新しいファイルまたは最近使ったファイルが手前に集まるようにしておけば良いでしょう。そして、5はゴミ箱です。

「超整理法」については、以下。

» 無理なく整理が進む「紙copi」 

となると、残るは次の2つです。

 1.仕事の優先順位システム
 4.ペンディングシステム

この2つについては、それぞれに1つずつ章を立てて解説されているくらいですから、それだけ重要なわけですが、まずは自分一人で進められる仕事をきちんと回せるようになることが先決です。

それができて初めて、自分だけでは進められない(=ペンディングシステムが必要になる)仕事に向き合えるようになるからです。

インスパイアされた本:

4820115782 奇跡の仕事術―自分の仕事をマネジメントする
カール・P. ワージー Carl Pace Worthy 林 宣子
生産性出版 1995-11

by G-Tools

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