タスク管理を破綻させた人ほどタスク管理を長く続けられるようになる

タスク管理が破綻しても落ち込まなくて良い

「タスク管理がうまく回ってない」「タスク管理のシステムが破綻している」

タスク管理を始めたばかりの頃や、急にたくさんの仕事を抱えた場合、そう思って落ち込むことがあると思います。しかし安心ください。落ち込む必要はないのです。

私の考えでは、タスク管理のシステムを何度も破綻させた人ほど、タスク管理を続けられるようになります。

なぜなら、破綻させた経験がしなやかで強いタスク管理システムを育てるからです。

破綻はタスク管理のシステムを見直せるチャンス

破綻はこれまでのタスク管理のやり方を見直すチャンスです。

仕事の処理を優先していると、いくつかのタスク管理のルーチンを犠牲にすることになるでしょう。

そこでもし、犠牲にしてもあまり問題のないルーチンがあったとすれば、その部分を見直すことができますね。

そもそも、一発でうまくいく仕組みが世の中にほとんどないように、タスク管理も様々な「想定外」との戦いの末に確立されていくものです。

今でこそ柔軟なタスク管理システムを身に付けている私にしても、過去には何度か自分のタスク管理システムを破綻させてきました。

破綻を何度か体験すると、タスク管理の勘所と手の抜きどころがわかる

タスク管理がうまく回っていない状態で仕事を続けていると、現状にストレスを感じる部分が出てくると思います。そこが勘所です。

私の場合でしたら、

• 新しく入ってきたタスクの期限はいつなのか？
• この作業をどこまでやったのか？

の2点がわからなくなるとストレスを感じます。そのため、

• 新しく入ってきたタスクの期限確認
• 作業記録をとること

この2点だけは、自分のタスク管理の勘所として必ず実行しています。

逆に、それ以外のことについては一時的に後回しにしてしまいます。例えば、

• 一日の予定をきっちりと組むこと
• 期限が迫っていないタスクの手順を書き出すこと
• 急ぎではない週次レビュー項目

などです。

うまく回らないときのチェックリストを用意するのも良い

何を優先し、何を後回しにするのか？について、チェックリストとして整理しておくもの良いです。

例えば、大橋さんのこちらのチェックリストは大変参考になります。私もこれをベースにしたチェックリストを作っています。

たとえば、僕は「スケジューリングでピンチに陥った時のチェックリスト」を持っています。

以下がそれです。

• 今日やらなくてもいいことを全て明日に先送りする
• お金を払ってくださっている方からの依頼をリストアップする
• 5件以上ある場合は、依頼日が早い順に並び替える
• リストに沿って作業を行う

• お金を生み出すことにつながるタスクをピックアップする
• 5件以上ある場合は、入金日が早い順に並び替える
• リストに沿って作業を行う

• 信頼を寄せてくださっている方からの依頼をリストアップする
• 5件以上ある場合は、関係性が深い順に並び替える
• リストに沿って作業を行う

via シゴタノ！ 人生で２回以上起こる事象についてはチェックリストを作っておく

まとめ

• タスク管理が破綻しても落ち込む必要はない
• 破綻はタスク管理を見直すチャンス
• 破綻を繰り返した先にあなたの理想のタスク管理がある

うまくいかなくなったときは、自分にとっての「勘所」を意識しつつ、手を抜きましょう。うまくやり過ごせたなら、その記録を次に活かしましょう！

▼濵中省吾：
「ほんと自由に生きてるよね」と家族に言われる化学系研究職。はまラボ主宰。