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トップ > シゴタノ! > クラウド時代のタスク管理術応用編/ビギナーズ・ハック第5回


北真也

ベック君割り込みタスクに四苦”ハック”

ベック君の心は躍っていた。

少し早めに出社してタスクの洗い出しを行い、自分なりに完璧なタスクリストを作りあげた。見積もりでは全てのタスクを捌ききるのに必要な見込み時間は約5時間。余裕を持って今日一日の仕事を終えることができる”はず”であった・・・。

 
ベック君 よーし、今日やるべきタスクを完璧に書き出したぞ!今日は体調もいいし、バッチリタスクを捌けそうだ!

オオハシ課長 ベック君、今日の11時から面談やるからよろしくね。30分ぐらいで終わるから。

ベック君 あ、はい。了解です!

 
ベック君は真っ白なスケジュール帳に面談の予定を書き込んで「ま、30分ぐらいなら全然大丈夫。」と思った矢先、今度は自席の電話が鳴り響いた・・・

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この日のベック君は中々に忙しかった。取引先のB社からの電話問い合わせ対応に11時までの時間が潰され、調査を伴う急ぎ返信が必要なメールが次々と舞い込んできた。割り込みタスクを全てやっつけた後気がつくと時計の針は15時を指していた。定時まで後2時間半。

 
ベック君 あぁ・・最初に予定したタスクに全く手がついていない・・・。いや、大丈夫、気合いでなんとか終わらせられるはず!!

 
勿論、終わるわけがなかった。

結局この日締め切りのタスクだけをこなし、いくつかのタスクは明日に回したのだが、それでも2時間半の残業を行う必要があった。面談でのオオハシ課長の一言が頭をよぎる。

 
オオハシ課長 先週のB社対応でベック君も相当残業しちゃったからね。今月はもう残業しないようにね。

 
あの時元気よく「任せて下さい! 今日はもうビシッと定時で帰っちゃいますよ!」なんて言わなきゃ良かったと、頭の中を後悔の2文字がグルグル回っていた。

 

タスク管理のビギナーズ・ハック応用編

前回は、タスク管理の手法として、全てのタスクをオープンリストであるTodoリストで管理し、その日のタスクだけをクローズリストに書き出す方法について紹介致しました。今回はタスクのスケジューリングと割り込みタスクへの対応について取り上げたいと思います。

まずはタスクをスケジューリングしよう

まずはタスクをスケジューリングするところからスタートしましょう。

具体的なタスクのスケジューリング方法には、一つ一つのタスクをスケジューラに予定として落とし込んでいくやり方の他、”デスクワーク”などの大きな時間枠だけを確保しておいて、細かくはタスクリストで管理していくやり方などが考えられます。

いずれのやり方でも問題はないのですが、タスク一つ一つに対して、「取りかかる時刻」「そのタスクを終わらせるのに必要な時間」の2点は必ず明確化しておきましょう。

タスクをスケジューリングする目的は以下の通りです

  • いつそのタスクに取りかかるかを自分自身にコミットできる
  • 自分のスケジュールとタスクを一つの時間軸に並べることができる
  • 自分の作業時間見積もりに無理がないか検証することができる
  • 割り込みタスク発生時にスケジュールを組み直すことができる

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タスク見積もり時に陥りがちな罠

タスク量の見積もりを行う際によく陥りがちな罠として「未来の自分ならなんとかできるんじゃないか?」という楽観的な見積もりを行ってしまうことが挙げられます。

佐々木正悟さんの著書『いつも先送りするあなたがすぐやる人になる50の方法』でも一番はじめの項から以下の様な説明がなされています。

人の「想像」は、つねに「現状」よりも彩られています。だから、未来はつねにいまよりもよく、未来の自分はつねに今の自分よりも有能で素晴らしい。人の心理にはそう思いがちな傾向があります。

いつも先送りするあなたがすぐやる人になる50の方法
佐々木 正悟
中経出版 ( 2010-02-26 )
ISBN: 9784806136033
おすすめ度:アマゾンおすすめ度

 
今回のベック君の場合も、割り込み作業によってお大幅にスケジュールが狂わされた時点(作業時間の残りが見積もり時間の半分しかない状況)でそのことを楽観視せずにスケジュールを組み直してさえいれば、もう少し早く帰ることができたのかも知れません。

こういった心理的な要因による楽観的な見積もりを排除するためには、できるかぎり実績ベースの記録を残し、その実績値を元に計画を立てればよいのですが、それでも尚、割り込みタスク等による不測の事態への対応としては不十分なのです。

割り込みタスクを受けてからのリスケジューリング

そもそも割り込みタスクを減らす取り組みを行うべきなのは勿論ですが、自分一人で仕事をしている訳ではない以上、割り込みタスクを完全にシャットアウトすることは極めて難しいと言えるでしょう。それならばいっそ「割り込みタスクは発生する物」という前提に立って、はじめから対策を講じておきましょう。

割り込みタスクへの対策として以下の2点が上げられます

  • バッファ時間を確保しておく
  • 先送りできるタスクを洗っておく

 
バッファ時間にはこれといった基準はないのですが、例えば10%余裕を持たせるのであれば、90分作業時間に対して必ず10分の休憩も計画に入れておき、作業の進捗度合いに応じて休憩時間(バッファ時間)の取り崩しを行う形となります。

また、あらかじめその日のタスクの内、いざとなったら次の日に先送りしても良いものを決めておくことで、割り込みタスクによってスケジュールが崩れたときも再調整が行いやすくなります。

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まとめ

例えクローズリストを作ったからと言って必ずしもそこに書かれている事だけをやればいいという人は少ないでしょう。緊急案件でなくとも、電話やメールなどの細々とした対応など、大なり小なり割り込みタスクは発生するものです。

ということで、あらかじめ実績値ベースで作業時間を見積もり、タスクと同時にバッファ時間をスケジューリングしておくことでこれらの割り込みタスクに柔軟に対応できるタスク管理の方法についてご紹介いたしました。

今回は銘打っている”クラウド”についてあまり触れられなかったので、次回は実際にクラウドサービスやiPhone Appを連携させてのスケジュール/タスク管理の運用例について取り上げたいと思います。

▼今週のPick App!:

先日、Pocket Informant for iPad というスケジュール&タスク管理ツールが公開されました。このソフトはiPhone版から愛用しているのですが、スケジュールを「Googleカレンダー」と同期し、タスクを「Toodledo」と同期するという優れもので、かなり重宝しています。これらのクラウドサービスを利用されている方で、スケジュール&タスクを一元管理できるiPhone/iPadアプリをお探しの方にはかなりオススメです。

» iPhone版Pocket Informant Pocket
» iPad版Pocket Informant Pocket

 
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▼編集後記:
北真也
去る7月25日(日)に勉強会「東京ライフハック研究会Vol.1」を開催いたしました。

 
50名を越す方々にご参加頂き、かなりの盛り上がりの中無事初回を終えることができました。会の様子は公式Blogにレポートを挙げていますので興味のある方は是非ご覧下さい。次回は9月上旬頃を予定しておりますので、日程が決まり次第またこちらでも告知させていただきます!

 
▼北真也:
仕事術をもっとカジュアルに! わかりやすさ重視の「ビギナーズ・ハック」をお届け。Blog「Hacks for Creative Life!」と勉強会「東京ライフハック研究会」主宰。

 
▼次回のセミナー:

ブログを続けざるを得ない仕組みをつくりました

常々感じていることですが、セミナーというスタイルには学習の場としての限界があります。

セミナー会場では受講者全員が「学びモード」になっているために、大変な集中力を発揮できますが、ひとたびセミナー会場を離れると、途端に普段のモードに戻ってしまい、そこで学んだことを十分に実践に活かしきれないのです。

特にブログは、ただ書くだけでなく、書き続けなければその真価を発揮しないものですから、なおさらです。アクションを起こし、さらにこれを継続する必要があるのです。

そうなると、セミナー会場の“外”が重要になってきます。セミナー中は、何となくわかっていたつもりだったのに、セミナーを終えて帰宅し、いざ取り組んでみようとしたら手が動かない、という経験のある方は少なくないでしょう。

もしこのとき、受講者が講師に質問することができれば、目の前の障害を乗り越えるうえで助けになるはずです。さらに、一緒にセミナーを受講した“仲間”も自分と同じようにがんばっていることがわかれば、セミナー会場ほどではないにせよ、「学びモード」を取り戻すことができるでしょう。

 
そこで、今回“場外”に目を向けた新しいスタイルでセミナーを企画しました。

 

あなたのブログの悩みにすべて答える シゴタノ!ブログゼミ

  • 日時:8月28日(土) 14:00~17:00(開場13:30)
  • 会場:ティーズ渋谷フラッグ(地図
  • 講師:大橋 悦夫
  • 定員:25名(会場受講)
  • 参加費:
    ・10,500円(メール受講+会場受講+テキスト)
    ・ 2,100円(メール受講+テキスト)

お申し込み

対象となる方

  • ブログを始めようと思っているけど、何から始めればいいのかわからない方
  • すでにブログを持っているけど、ブログの生かし方でお悩みの方
  • 独自性のあるブログを作って差別化したい方
  • 自分の得意分野で「部分一位」を実現したい方
  • 集客の質と量を引き上げたい方
  • ブログを効率よく書くためのノウハウを知りたい方
  • 自分の中に眠る手つかずの強みを発掘したい方
  • 挫折せずに無理なく楽しく書き続ける秘訣を知りたい方

これからブログを始めようと考えている方はもちろん、すでにブログを続けている方。つまり、ブログに本気な方が対象です。

ブログゼミの流れ

  1. 申し込み時に質問(ブログの悩み・課題)を記入していただく
  2. ブログゼミ開催に先だって、いただいた質問に大橋からメールでまとめて回答(対象:申込者全員)
  3. 追加で質問があればメールでお送りいただき、同様にメールでまとめて回答(対象:申込者全員)
  4. 3をブログゼミ当日まで繰り返す
  5. ブログゼミ開催当日は、ブログの作り方・書き方・続け方についてのレクチャー、理解を深めるためのワーク、そして、メールで回答しきれなかった質問のフォローおよびその場で新たに寄せられた質問に回答

ブログゼミ受講者は、全員がブログについてどんな悩みや課題を持っているのかがわかり、さらにそれらに対する回答を全員でシェアした状態で、当日を迎えることになります。

メール受講と会場受講

ブログゼミでは、次の2つの受講形態をご用意しています。

  1. メール受講
  2. 会場受講

メール受講は、ブログゼミ開催前の質疑応答メールを受け取れるほか、ブログゼミのテキスト(PDF)が提供されます。

会場受講は、メール受講の内容に加えて、ブログゼミ会場にて以下のメニューが提供されます。

  • ブログの作り方・書き方・続け方についてのレクチャー
  • レクチャーの理解を深めるためのワーク
  • メールで回答しきれなかった質問へのフォロー
  • その場で新たに寄せられた質問へのフォロー

メール受講の配信スケジュール

質問と回答のメール配信については、次のようなルールで行います。

  • 毎週月曜日18:00に締め切り、同週の金曜日に回答とともに受講者に配信

従って、セミナー当日(8/28)までに4回の配信ができます。

  1. 8月02日(月) 18:00締切 → 8月06日(金)配信
  2. 8月09日(月) 18:00締切 → 8月13日(金)配信
  3. 8月16日(月) 18:00締切 → 8月20日(金)配信
  4. 8月23日(月) 18:00締切 → 8月27日(金)配信

※お申し込みいただいた時点で、すでに配信が終了している回がある場合は、当該号をバックナンバーとして提供します。

会場受講のトピック一覧(予定)

  • この5年の間にブログは日記から○○○○○○○に変わった
  • 長く書き続けられるブログの3つの条件
  • 専門性を発掘するバックキャスト/フォアキャスト・ワーク
  • あなたの専門性をアピールする文章を書くための3つのポイント
  • エントリーを1本書いてみる
  • 迷わずブレずに書くためのテンプレート・ブログ術
  • ネガティブ・コメントに凹まない秘訣
  • ブログを書き続けるための3つの習慣

メール受講と会場受講のどちらを選んだらいいの?

定期的にメールを受け取ってブログを書くモチベーションを高めたい方はメール受講、

ブログの基本を体系的に学んで個人ブランディングのベースを一気に固めたい方はメール受講+会場受講を、おすすめします。

 

ブログゼミへの想い

1年半ほど前から、個人向けのブログ・コンサルティングを行っています。クライアントは、士業、SOHO、コンサルタント、コーチ、お坊さん、中小企業経営者、サロンオーナー、大学講師などなど、業種・職種は多岐にわたりますが、その目指すところは個人としてのブレないブランドの確立。

当初から、ブログの技術というより、その根底にある「発信力」を鍛えることを主眼としてきたため、どうしても時間がかかります。時間がかかるということは、成果が出ない間も努力を続けなければならない、ということです。

もちろん、ノウハウやテクニックを駆使すれば短期的に効果を上げることはできるでしょう。

でも、そのようにして上げた効果は長続きしません。結局、また新しいノウハウやテクニックが必要になってしまいます。

このようなことを繰り返している間は、あなたは何者にもなれないでしょう。なぜなら、自分を動かす筋肉たる「発信力」を鍛えずして、ひたすらドーピングを繰り返しているようなものだからです。

ドラッカーは「何をもって憶えられたいか」という言葉を残しています。その「何」があなたにとってのブランドになるのです。

あなたが最もあなたらしく発信できることが見つかったとき、あなたの「発信力」は最大化し、ブランドが確立します。

それまでの助走期間をいかに倦まず弛まず走り続けられるか。それをサポートするのがブログゼミであり、そこで出会える仲間であると考えています。

 
あなたのご参加をお待ちしています。

 

あなたのブログの悩みにすべて答える シゴタノ!ブログゼミ

  • 日時:8月28日(土) 14:00~17:00(開場13:30)
  • 会場:ティーズ渋谷フラッグ(地図
  • 講師:大橋 悦夫
  • 定員:25名(会場受講)
  • 参加費:
    ・10,500円(メール受講+会場受講+テキスト)
    ・ 2,100円(メール受講+テキスト)

お申し込み

やるべきこと・やりたいことをタイミングよく始める方法

やるべきこと、やりたいことを見つけても、それを実際に始める
タイミングがなかなかうまく見つけられないということは少なく
ありません。

実行するのに一番大切なのは、実行力でも行動力でもなく、
自分の生活の中に潜む「タイミング」を上手く見つけることなのです。

やるべきこと、やりたいことはたくさん出た。

であれば、絶妙なタイミングでスタートさせることが出来れば
やりたいことをスムーズに始めることができます。

では、自分の生活の中でもっとも実行に適したタイミングはいつなのか?


↓以下で解説しています。

▼やるべきこと・やりたいことをタイミングよく始める方法



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