Toodledoの使い方　第１回　Toodledoのなにがいいのか？

これからしばらくの間、金曜日の北真也さんと共同連載で「Toodledoの使い方」を続けていきます。

第１回目は「どうしてずっとToodledoを使うようになったのか？」について短くまとめます。

Toodledoは当たり前のことがほぼ当たり前にやれる

私がToodledoを愛用している理由は、Evernoteを愛用しているのと同じ理由です。タスク管理する上でやりたいと思うことのほぼすべてができるからです。

デジタルノートならできて当たり前のこと。Evernoteならそれができます。タスク管理ツールならやれて当たり前のこと。Toodledoならそれがやれます。当たり前にできそうなことが、当たり前にやれるツールというのは、実はめったにありません。

当たり前のことをほぼ当たり前にできるツールとして、私に思いつくのはToodledoでなければRemember The Milk ともう一つがNozbeです。ブラウザで動かすツールとしては、今のところこの３つくらいしか思い当たりません。

Toodledoは一見とっつきにくそうですが、使い始めればそれほどひどいものではありません。

Toodledoの取っつきにくさの大半は、日本語化されていないせいです。この問題は、日本人ユーザーの数が十分になれば、解消されるでしょう。だから日本人ユーザーを増やしたいという思いも強く、それでこの連載を始めてみました。

豊富な機能が用意されている

１階層の「ToDoリスト」にはできないことの筆頭が、プロジェクト管理です。Toodledoも最大３階層しか作れないので、プロジェクト管理ツールとして不十分です。しかし、これだけでも大半のプロジェクトを扱うことが可能です。

プロジェクトを扱うために必要なのは、タスクの階層化だけではありません。開始日と終了日などの、日時情報も必要です。これらはToodledoに用意されています。

また「コンテクスト」つまり、「どこで」「誰が」やるといった情報も扱えると便利です。この要素もそろっています。複数のコンテクストを用いたい場合には、Tagを追加することも可能です。

これらの機能のすべてを常に使う必要があるわけではありませんが、使う必要があったとき、その機能が「ない」では困るのです。たとえば来月まとまった時間が必要になるのはわかっているのに、「開始日時設定機能がない」では困るのです。

世の中には数え切れないほどの職種があって、職種ごとの仕事環境も様々です。「小難しい機能が豊富にあっても使い物にならない。本質的な機能だけが厳選されていればいい」という表現はもっともらしいですが、人の想像力は恐ろしく限定されていて、「その人の」「今の」状況にあったものしか想定されていません。

これはツールの制作者にとっても例外ではないらしく、理解に苦しむ機能上の制限にたびたび遭遇します。そこでツールにできることの壁にぶつかり、実際活動上著しい苦闘を強いられると、ツールを変えるしかなくなります。

しかしツールを変えたくなどないのです。特にタスク管理ツールなどというものを変えると、タスクを全部引っ越ししないと業務に差し支えます。また操作方法も覚えなければなりません。これも実際の仕事に支障を来します。

そう考えてみると、最初から

• 必要十分な機能が用意されていて
• どの機能を使う上でも、あまりに極端な工夫をせずにすむ

ツールがのぞましいのです。Toodledoは現在この条件を満たす数少ないツールです。

リストを整然と表示させる機能が重視されている

機能の豊富さに加えて、私がタスク管理ツールに求める要素といえば、実はリストの表示形式にあるのだとうことは、つい最近自覚しました。

以前から愛用していたTaskchuteもやはりエクセルベースで、Toodledoと似た表示形式でタスクを示してくれます。

タスクというのは、リストとして示されただけでは決して完了しません。リストを見て、作業を完了させねばなりません。

したがってリストは

• できればスクロールさせなくても必要な情報を入手できる
• 手順として多すぎても少なすぎてもいけない
• 取りかかる順番には合理性が必要
• 日時と状況に応じて適切なセットだけが表示される
• セットにかかるであろう時間が予測できる
• あるタスクを完了させる必要性について、確認が必要ならば即座に参照できる

くらいの条件は満たしておいて欲しいものです。

もちろんこのようなリストをどのくらい手軽に作れるかという要因も大事です。Toodledoはこの点をたしかに満たしています。でなければリストを作るのも、適切にフィルタリングさせるのも、どちらもすぐいやになってしまいます。

具体的な機能や使い方の紹介はさらに先の回に譲りますが、現状、Toodledoでできないようなことを他のツールでやろうと思ってもなかなか容易ではないということはお伝えしておきます。とくにブラウザで管理するツールでは難しいです。