ChatWorkのここが便利! 4つのポイント(セミナー動画とスライド全公開)

ちょっと時間が経ってしまいましたが、6月24日(金)にChatWork活用術セミナーを開催しましたので、そのご報告。

本セミナーはChatWork開発元のEC studioさんとのコラボセミナー。

今回お送りするのは以下の3つです。

  • 当日の動画とプレゼンスライド
  • ChatWorkのここが便利! 4つのポイント
  • プロジェクト準備室やサポート会議室として


当日の動画とプレゼンスライド

▼全編まとめて(1時間55分)


以下、お好きなところからご覧ください(動画中の各パートにジャンプします)。

  • EC studio代表山本さんから、チャットワーク概要のご紹介
  • シゴタノ! 大橋&佐々木によるチャットワーク活用術ご紹介
  • 山本さんより、EC studio社内の14個の具体的活用事例ご紹介
  • 質疑応答


使用したプレゼンのスライドはこちらからどうぞ(Google Docs)。

ChatWorkのここが便利! 4つのポイント

時間のない方のために、チャットワーク活用術でお話した中でエッセンスを4つのポイントにまとめておきます。

●1.メールの時間を減らすことができる

メールの受信トレイは放っておくとすぐに散らかってしまいます。進行中のプロジェクトに関する重要なメールから、どうでもいいダイレクトメールまで、仕分け作業に時間を取られるのです。

もちろん、振り分け(フィルタ)機能を使えばある程度は自動化できますが、設定の手間と時間はかかります。

ChatWorkは、あらかじめプロジェクトごとにグループを作って(グループチャットといいます)、それぞれのグループごとにやり取りをまとめられるため、後から振り分ける必要がありません。参加しているメンバーが最初から適切なグループにメッセージを投げ込むので、整理しながら仕事が進行するのです。

当然ですが、メールではないので迷惑メールになったりCCを入れ忘れたり、といったことは起こりません。

また、忙しいという理由でメールチェックから遠ざかることによる重要なメールの見落としや機会損失も減ります。忙しい時は重要なグループチャットだけチェックしておけば当座はしのげます。

その場で返信できない場合はタスクとして登録しておくことで、他のメンバーに対して「あぁ、あとでちゃんと対応してくれるんだな」と安心感を持ってもらうことができます。

タスクには、担当者や期限を設定できるので、責任の所在が明確になりますし、登録時はもちろん、完了時(=チェックを入れた時点)にもそのグループチャットにお知らせが流れるため、強制力が働きます。

●2.停滞プロジェクトがすぐわかる

何かやり取りのあったプロジェクト(グループチャット)は、一番上に移動します(いわゆる「age」)。

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やり取りのないプロジェクトは沈んでいきます・・・。

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●3.プロジェクトの命名規則を統一してクイックアクセス

プロジェクト名の頭は締め切り日にしておく(2011年6月24日 → 1624)とパッと見た時に優先順位がわかって便利です。

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ほかにプロジェクト名の命名規則を決めておくのも大事です。忘れやすいので「凡例」というグループチャットを作ってピン留め(=常に一番上に表示させる機能)しておけば、すぐに参照できます。

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以下のように特定の文字をキーにしてプロジェクトを絞り込み表示させることができます。

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●4.タスク機能が実はキモ?

先ほど書いたとおり、タスク機能を活用することで、「言いっ放し」を防ぐことができます。もうすぐChatWorkを使い始めて3ヶ月ですが、このタスク機能が実はChatWorkのキモなのではないか、と思っています。

以下のように毎晩タスクの一覧を開いて、翌日が締め切りのタスクを確認するようにしています。これをTaskChuteなど自分のタスク管理ツールに転記していきます。

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以下は、僕の発言を受けて佐々木さんがその発言を引用する形でタスクを登録し、完了するまでの一連の流れです。時刻も記録に残るので作業記録も兼ねることができます。「あれにどれぐらい時間かかったんだっけな?」と悩むことがなくなります。

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※夜型の僕と朝型の佐々木さんの“時差”により、翌朝には仕上がっていました。

プロジェクト準備室やサポート会議室として

このほか、プロジェクト準備室やサポート会議室として便利に使っています。

例えば、現在開発を進めているTaskChuteの次期バージョンがあるのですが、こちらのモニターをお願いしている方に参加していただき、バグや要望をアップしてもらうためのグループチャットがあります。

機能追加要望があれば、タスクとして追加し、実装が完了したらタスクを完了する(=チェックを入れる)ことで、参加メンバーにもそれが伝わります。

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ファイルのアップロードもできますから、TaskChute本体のやり取りがChatWork上で行えるのはもちろん、画面キャプチャを載せることで“症状”を正確に伝えることができます。

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画像ファイルをアップロードした場合は、画像をクリックすればその場でプレビューできます。

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» クラウド型ビジネスチャットツール|チャットワーク (ChatWork)

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▼編集後記:
大橋悦夫


セミナーの翌日、アメリカのWebベンチャーイベント「SFNewTech」でChatWorkのプレゼンが行われたようです。もちろん英語で。すごいですね。

後半のQ&Aも興味深い。

▼21分40秒あたりから(約10分間)



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