クラウド時代のタスク管理術入門/ビギナーズ・ハック第4回

北真也

ベック君タスク管理を頑張ろうと心に誓うの巻

都内某所──

ここST電機ソリューション事業部のオオハシ課長ラインでは7月納期のB社向けプロジェクトが佳境を迎えていた。猫の手も借りたい忙しさの中、新人のベック君といえども無関係ではいられなかった。


メホリ先輩  ここ指標値オーバーしてる!!分析足らないよ。弾幕もっと増やして!!
なぬ! 進捗2%も遅れてるだと!? 納期まであと1週間だぞ!!
寝ぼけたこといってないで一個師団投入して!!

・・・ったく、開発機が足らないから試験進捗遅れとか今更かよw


電話に向かって怒号を飛ばすメホリ先輩。電話を叩きつけた後、別の開発パートナーに電話をかけ開発機の融通を段取りをつけた後「よし、これで何とかなるな」と一息ついたのもつかの間・・・


メホリ先輩 あ、ベック君!例の資料できた?

ベック君 は、はい!できてます!

メホリ先輩 今見てる時間無いからメールで送っといて。今日はもう遅いし帰っていいよ。

ベック君 はい。ではお先に失礼します。


駅のホームに設置された時計は23時10分を指していた。メホリ先輩は一体いつ寝てるんだろうと不思議に思うベック君。いや、メホリ先輩だけではない、オオハシ課長をはじめとしてプロジェクトメンバーの大半が毎晩深夜まで仕事をしていた。

慌ただしく過ぎた1日を振り返りながら、もっと自分に出来ることはないか考えた。たいしたことは出来なくとも、他のメンバーがB社向けプロジェクトに専念できる様、雑用を一手に引き受けることぐらいなら出来るはずだと思った。

メホリ先輩は元々別のプロジェクトを2つ掛け持ちで担当していたが、B 社向けのプロジェクトが厳しい状況ということで、急遽応援に駆けつけた。B社向けプロジェクトを回しながら、元々担当していたプロジェクトの対応も行う・・・そんなスーパープレイヤーのメホリ先輩がどうやってタスクを管理しているかもとても気になったが、何より身を削って働くメホリ先輩の体調が心配だった。

 
次の日の朝、少し早めに出社したベック君。何人かのメンバーが徹夜でぐったりしている中、昨日と変わらないペースで仕事を続けるメホリ先輩。オオハシ課長の駄洒落は徹夜あけでも冴えわたっていた。今日も慌ただしい一日が始まる・・・


オオハシ課長 ベック君、この打ち合わせを開催するにあたって関係者に調整かけといてくれる? 

メホリ先輩 ベック君、昨日の資料だけどさ、言い回しがくどいなぁ。文章長いっつーか・・・やり直しね!

チエ先輩 ベック君、納品物のチェックをお願い! 詳しくはこのマニュアル読んで。明日までね!

ユウコ先輩 ベック君、そろそろあの書類出してくれるかな~? いい加減人事に怒られるよ!

ラシタさん ベック、次の同期会の幹事、君やからよろしくな。

マスターノキバ ベックさん、こういう時のタスク管理はクローズ・リストを使うと良いですよ・・・


急に沢山の仕事を振られたベック君は忘れないようにひたすらメモを取っていたのだが、何か違和感を覚え、手を止めて振り返った。


ベック君 あれ?なんかマスターの声がしたような??


そこにマスターノキバの姿は無かった。「なんだ空耳か」と思った直後、ベック君はサイドテーブルの上に一冊の本が置かれていることに気がついた。本のタイトルは『マニャーナの法則』。本を手に取り、ぱらぱらと内容を読み進めるベック君。

メホリ先輩の「あーもう、ほんとゆっくり寝たい!」というぼやきを聞きながら、もっとタスク管理をしっかり身につけて、プロジェクトに貢献できるよう頑張ろうと心に静かに誓ったのでした。

マニャーナの法則 明日できることを今日やるな
マーク・フォースター
ディスカヴァー・トゥエンティワン ( 2007-04-05 )
ISBN: 9784887595422
おすすめ度:アマゾンおすすめ度

 

タスク管理のビギナーズ・ハック

さて、前回前々回とスケジュール管理のお話が続きましたが、今回はスケジュール管理と並んでビジネス・パーソンの必須スキルともいえるタスク管理について取り上げたいと思います。

タスク管理とは

タスク管理とは読んで字のごとく、タスク(作業)を管理することを指します。タスクを管理する場合にはタスクの内容に加えて以下の様な情報も併せて管理されることが多いです。

  • プロジェクト(分類)
  • 締め切り
  • 優先度
  • 作業見積時間
  • タスクに関するメモ

これらの情報を付け加えることで、タスクという目には見えない物を定量的に把握できるようになり、タスクに見合ったリソース配分などが行えるようになります。

例えば、7月30日までに対応しなければいけないタスクが10個あり、それぞれに2時間ずつ時間が掛かると言うことが分かっていれば、7月30日より前の日にある程度タスクを処理しておく必要があるなどの判断が出来るようになります。

オープンリストとクローズリストを使い分ける

今回、謎のマスターノキバがこっそりと置いていってくれた『マニャーナの法則』という本では、タスク管理の原則としてその日のタスクが増えないクローズリストの使用を薦めています。

  • 「ToDoリスト」は、オープンリストの典型。新しい仕事が際限なく追加されていくので、リミットが無くなるのが欠点。
  • それに対し、「クローズ・リスト」は、仕事にリミットを設けて効率を上げる手法。やり残した仕事の処理にも有利。「チェックリスト」がその典型。

 
今日やるべき作業についてはクローズリストでタスクを管理した方が「今日はここまでやったら終わり」というゴールラインを設けることができるので、効率を上げる効果を期待することが出来ます。

ただ、中長期的に管理すべきタスクや、今日明日ではない、近い将来に対応する必要があるタスクも存在します。こういったタスクについても全てTodoリストに書き出され、Todoリストさえ見れば全てのタスク把握ができる状態を作っておくことは、将来の対応漏れを無くし、中長期的なリソースプランニングを可能とするため、とても有用であると言えるでしょう。

 
そこで、まずはタスクをオープンリストであるToDoリストに放りこみ、その日対応すべきタスクだけを書き出したクローズリストを日々作成することで、オープンリストとクローズリストのそれぞれの良いところを活かすことができます。

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ToDoリストにクラウドを活用する

際限なくタスクが追加される可能性があるToDoリストは、タスクの追加や削除が容易なタスク管理クラウドサービスとの相性が良さそうです。ここでは「Toodledo」というタスク管理クラウドサービスをご紹介致します。

 
» Toodledo

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Toodledoでは、フォルダの他、コンテキスト(場所や時間)やタグでの分類や絞り込みが可能です。また、締め切り日や見積もり時間の他に、開始日の設定なども行えるなど、かなり柔軟なタスク管理を行う事ができます。また、有料会員になればサブタスクの管理ができたり、長期目標とタスクをくくりつけられるようになるため、WBS的な使い方や、フランクリン・プランナー的な使い方も出来るようになります。

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また、デイリーのクローズリスト書き出しについても、わざわざ紙や別アプリに書き出さなくても、Toodledo上でDueDateがTodayのタス クを洗い出すことで実現可能となります。

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その他、Toodledoと連携可能なiPhoneアプリ Toodledo やiPadアプリ Toodledo を用いれば、いつでもどこでもタスクの追加や確認、ステータス変更を行うことが可能となります。

また、以下にご紹介する Appigo Todo や Pocket Informant は有料版Toodledoのサブタスクに対応した数少ないタスク管理アプリです。

 
» Appigo Todo for iPad Todo

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» Pocket Informant(iPhone版) Pocket

shigotano4-informant

 
 

▼ 編集後記:
北真也
7月25日に東京ライフハック研究会Vol1が開催されます。

 
研究会の公式アカウント @lifehacklabsで随時実況中継を行い、一部のLTなどはUSTで流したいなと思っています。ご興味をお持ちの方は是非7月25日の13:30~16:30の間に公式アカウント @lifehacklabsをウォッチしてみてください。

 
▼ 北真也:
仕事術をもっとカジュアルに! わかりやすさ重視の「ビギナーズ・ハック」をお届け。Blog 「Hacks for Creative Life!」と勉強会「東京ライフハック研究会」主宰。

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