大橋 悦夫 たいていのトラブルは、日頃のちょっとした心がけの積み重ねで回避することができます。もちろん、用意周到とは別次元のとっさの判断が求められる緊急事態や自分ではどうにもならない災厄もあります。でも、こういったことは対策の立てようがありませんので、まずは確実にフォローできるところにエネルギーを注ぎ込みます。
例えば、
1．プリンタの用紙切れ
2．携帯電話の紛失 → アドレスデータ遺失＆流出
3．ハードディスクのクラッシュ
4．「迷惑メール」フォルダに大切なメールが紛れていた！
5．伝票溜まりまくり → 経理に怒られる
などなど、普段からやっておけば防ぐことができるトラブルばかりではないでしょうか。
1．プリンタの用紙切れ
週に1度、「プリンタの用紙補充」というリマインダーメールが届くようにしています（Yahoo!カレンダーの「繰り返し予定」で「週に1度」に設定）。プリンタが「用紙切れ」のメッセージを出してから補充したのでは、確実に作業を中断させられてしまいます。定期的に用紙トレイに少しずつ補充することで「用紙切れ」を未然に防ぐことができます。必要に応じて「監視」頻度を調整すると良いでしょう。
2．携帯電話の紛失 → アドレスデータ遺失＆流出
さほど頻発するものではないと思いますが、これについても週に1度、アドレスデータをPCにバックアップするようにしています。上記と同様、リマインダーメールが届くようにしています。なお、アドレスデータ流出に備えて、個人名はすべてニックネームになっています。
3．ハードディスクのクラッシュ
こちらも頻繁には起こりませんが、ダメージが非常に大きいので対策は欠かせなません。こちらについては、WindowsのタスクとDiskMirroringToolを組み合わせて、PCのアイドル時にLAN接続された別のPCに更新ファイルのみバックアップするようにしています。
バックアップ先のPCは、さらに別のPCにバックアップをしています。万一メインのPCが使用不能になっても残りのPCでほぼそのまま作業を再開することができます。
4．「迷惑メール」フォルダに大切なメールが紛れていた！
特に、フリーのアドレスを使っている方からのメールが自動的に「迷惑メール」に振り分けられてしまうことがあるため、こちらは毎晩チェックするようにしています（じっくりは読みませんが最近のスパムメールには「読ませる」ものが少なくないですね…）。
5．伝票溜まりまくり → 経理に怒られる
月末にまとめてやる、という方が多いようですが、どんな単純作業でも溜まると面倒になるものです。これについては毎週金曜日の17:00から15分間だけやるようにしています。これは“Time-based dash”の実践例です。
１．Time-based dash “何時まで”ダッシュ（いつまでだっしゅ）
ターゲットとなる“常連タスク”に取り組むべき時間を決めて、取り組む。キッチンタイマーを使って、アラームが鳴るまでとにかく集中してやる。
取り組む時間は、短すぎず長すぎずがいいそうで、筆者によると8分がちょうどいいそうです（短すぎると何もできないし、長すぎても持たないので）。
15分程度なら何とかひねり出せるでしょう。締め切りに追われているような時でも、現実逃避がてら15分だけ現在アクティブな課題から離れることができますし、頭を使わない作業のため気分転換にもなります。
以上いろいろご紹介しましたが、ポイントとしては気まぐれに思いついた時にやるのではなく、文字通りマシーンのよう機械的にモレなく実行する、ということだと思っています。
仮に「万一」のことが起きてたとしても、「先週までのデータは保全されている」という安心感があれば物理的な被害はもちろん、精神的ダメージも最小限に抑えられます。「あれ？ 以前バックアップしたのっていつだっけ？」ということになると、それが確認できるまでは仕事に手が着かなくなってしまいかねません。
個人的には今回のような、定期的にきちんとタスクを実行することが苦にならないので続けられていますが、性格に左右されるような気がします。どうしてもムリという場合は、きちんと実行できたら予め用意しておいたマス目を塗りつぶすなど、ゲーム感覚を取り入れてみると良いかもしれません。
