今日からはじめる手帳術 第22回 4つの手帳術をMIXするーリフィルの使い方編

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前回はフランクリン・プランナー方式とGTD方式を組み合わせたワークフローについて取りあげました。

» 今日からはじめる手帳術 第21回 4つの手帳術をMIXするーワークフロー編 

大きくは週間計画 → 日次計画 → 実行という順で徐々に目標～行動へ落とし込んでいくという流れであったかと思いますが、今回はこれらのステップ毎にリフィルにどの様な事柄を記載するかについて紹介したいと思います。

一冊の手帳で計画と実行を回す

ウィークリーバーチカルとデイリーの両方のリフィルを使いたい

フランクリン・プランナー方式を実際にフランクリン・プランナーで行おうとする場合、週間計画を行う際にはウィークリーバーチカルのリフィルが使いやすく、日々のタスク管理・タスク遂行にはデイリーリフィルが使いやすいと感じます。

しかし、両方のリフィルを1つのバインダーに挟みこむというのは、持ち歩けるリフィルの期間の割に重量が増えてしまいますし、１つのタイプのリフィルで数千円するフランクリン・プランナーで両方のリフィルを買いそろえるというのは、コストの面からもかなり厳しいことになってしまいます。

私がフランクリン・プランナー方式を自分の手帳術の中心に据えながら、ほぼ日手帳カズンを用いている最大の理由が、1年分のウィークリーバーチカルリフィルとデイリーリフィルが揃っているからです。ほぼ日手帳カズンは、フランクリン・プランナー方式を用いる人が抱きがちな「ウィークリーとデイリー両方のリフィルを使いたい」という願望を満たしてくれる数少ない手帳なのです。

計画と実行でリフィルを使い分ける

それでは、実際にウィークリーリフィルとデイリーリーフィルの奏法にどの様な事柄を書いているかをみてみましょう。

ウィークリーリフィルで週間計画

月曜日の朝一に1週間の見通しを立てる週間計画を行います。この時に用いるのがウィークリーリフィル上で、役割毎の目標を立てる作業を行うほか、後述するアクションプランナー方式の行動計画の要領で予定、目標達成の為の行動等の時間を予めブロックする作業を行います。

例えば月曜日にランニングをすると決めた場合、月曜日のタスク欄に「ランニング」と書くのではなく、夜の22時～23時の時間帯を枠で囲み「ランニング」と書き込みます。

デイリーリフィルで段取りと遂行

実際にスケジュールやタスクをどう捌いていくかの段取りを考えるのがデイリーリフィル上で行う日次計画となります。ウィークリーリフィルで既に時間の大まかな使い方は決めているはずですので、その内容を踏まえながら、その日の予定とタスクを全て書き出し、実行順序を決めていきましょう。

日次計画が終われば後は遂行有るのみです。デイリーリフィルは十分な広さがありますので、ノート部分に後述するDoing Listと寄り道リストを作成しながらタスクを遂行していきます。

ウイークリーバーチカルで使えるテクニック

ウィークリーリフィルでの週間計画などを行う際に使えるテクニックとして、佐々木かをりさんが自身の手帳術を公開して大きな反響を呼んだ「アクションプランナー方式」の行動計画を紹介致したいと思います。

アクションプランを直訳すれば「行動計画」であり、佐々木かをりさんも著書『佐々木かをりの手帳術』で「これから先の行動を計画していくのが、人生脚本－手帳である。」と述べられています。この思想に則り「行動計画」と「計画の実行」にとことんフォーカスした手帳術がアクションプランナー方式です。

例えば、アクションプランナー方式のタスク管理の基本は、タスクが発生した時点で「このタスクはいつやるのか」まで考え、実際にタスクをタイムライン上に書き込んで時間をブロックしてしまうところにあります。時間のブロックについてはフランクリン・プランナー方式の週間計画に非常によく似た考え方なのですが、タスク管理のためにリストを作成しない点などは７つの週間ともGTDとも大きく異なります。

スケジュールにしてもタスクにしても、１週間のタイムラインの中に全て載ってくる形になりますので、自分が１週間の内にどういった活動を行っているのか？　新しくタスクや予定を追加するスペースはあるのか？　などが一目瞭然となります。

この、１週間のスケジュールとタスクをウィークリーバーチカルのタイムラインに配置していく「行動計画」の考え方は、タスク管理手法に依らず幅広く使えるものですので、是非ご自身のタスク管理手法の中に取り込んでみて下さい。

デイリーリフィルで使えるテクニック

さきほどデイリーリフィルで次の２つを書きながら1日の予定やタスクを遂行すると紹介しました。

• Doing List：今やっている作業とそのメモを時系列順に書いていく
• 脱線メモ：今やっている作業と関係のない事柄をメモする

この2点について少し詳しく見てみましょう。

Doing List

Doing Listは今やっている作業内容とそのメモを残していくリストです。このリストは今やるべき事に集中できる他、割り込み作業が発生した場合でも元やっていた作業に復帰しやすくする効果があります。

例えば、割り込み作業が発生した際には、後で対応できる物であればDoing Listの最後尾に付け加えればいいですし、どうしても急ぎ対応しなければ行けない場合も、今やっている作業の記録がDoingListに残っているので、割り込み作業完了後にスムーズに元の作業に戻ることができます。

脱線メモ

作業中にその作業とは全く関係のないことを思い出したり、気になったりすることは往々にして起こりえます。この「思いつき」や「気になる」はその衝動に任せて行動を起こしてしまうと作業を脱線して今までやっていたこととは全く関係のないことに意識が行ってしまいます。

脱線メモを用意しておくことで、今やっている作業と関係ない事を思いついたとしても、それを一旦「xxについて後で調べる」といった形で寄り道リストに書いておき、元行っていた作業に復帰することで、脱線を最小限に食い止めることが可能です。

最後に

今回紹介した内容はウィークリーリフィルやデイリーリフィルをどう使えば良いかという一例に過ぎませんので、よさげな部分があれば部分的に取り込んで頂ければと思います。手帳の使い方に唯一絶対の答えはありませんので！

さて、先日倉下さんが一足先に本連載を終えられましたが、今回の記事で私のパートも終了となりますので、次回、総集編を経て本連載を終了したいと思います。

長きにわたり、おつきあい頂き有り難う御座いました。

参考図書：

▼倉下＆北式の手帳の使い方を一冊の本に纏めています

▼アクションプランナー方式についてはこちらを

▼北真也：
仕事術をもっとカジュアルに！　わかりやすさ重視の「ビギナーズ・ハック」をお届け。Blog「Hacks for Creative Life!」と勉強会「東京ライフハック研究会」主宰。