タスク管理の図解とチームでのクラウド活用が特徴！「あのプロジェクトチームはなぜ、いつも早く帰れるのか？ ／中島紳」

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本書は、タスクセラピーのコーチの一人である中島紳さん（@Moyori）の著書です。

著者は住宅団地の造成設計を本業としており、山や谷をならして平坦な土地をつくることから、道路・上下水道・電力といったインフラ整備まで、多くのことを管理しています。

様々な分野のスペシャリストを円滑に束ねるために、チームに対して著者がどのようにタスク管理を駆使しているのかが惜しみなく紹介されています。

• 1．図解でタスク管理を理解する
• 2．チームのタスク管理でブラックボックスを可視化する
• 3．クラウド活用についての仕事仲間へのインタビューがおもしろい

1.図解でタスク管理を理解する

本書の特徴の1つとして、GTD＆TaskChuteのタスク管理をわかりやすく図解していることが挙げられます。

タスクセラピーコーチによるGTD超入門シリーズでたびたび紹介されるGTD＆TaskChuteですが、ここまで詳細に図解されたのは初めてです。

この図解だけでも、本書を読む価値はあると思います。いくつかの例を画像で示します。

「あれもやらなきゃ、これもやらなきゃ」という頭の中の混乱状態です。GTDの収集ステップでこれらを書き出して「可視化」します。

書き出したやるべきことをプロジェクトごとに整理した図です。

この他にも、下記のようにTaskChute的にタスクを取り扱っていく段階も図解で説明されています。

• 実行日を明確にする。
• 今日やるべきことを取り出す。
• それら1つ1つに見積時間を与える。
• 適切な順序に並び替える。

2.チームのタスク管理でブラックボックスを可視化する

チームで作業を進める場合、「他の人が何をやっているのか？」が見えない状態（ブラックボックス）が存在しがちです。

著者はこのブラックボックスをなるべく可視化する仕組みをつくることにより、作業の方向性が間違っていたときには早めに修正指示を出すように心がけています。

具体的には、自社も取引先も含めてDropbox、Skype、Nozbe（またはGoogleスプレッドシート）でデータの共有、頻繁なコミュニケーション、タスクの共有を行われています。

私が特に感心したのは、取引先の方とのDropbox活用です。

Dropboxであれば、ファイルが更新された際には、更新されたことを通知で受け取ることができますから、通知によって他の人の作業状況を手軽に知ることができます。

さらに、10GBといった巨大なサイズのファイルをやりとりする場合にも、メールでの添付ファイルのやりとりと違って簡単で楽です。

もちろん、著者なりに「クラウドにアップロードしてはダメなデータ」「共有しているデータの紛失や流出を防ぐための手段」についても詳細に書かれていて、これからビジネスでクラウドを活用していきたい方にはとても参考になるでしょう。

3.クラウド活用についての仕事仲間へのインタビューがおもしろい

本書がさらにおもしろいのは、こうした取引先を巻き込んだクラウド活用がひとりよがりの活動ではないことを証明するために、取引先へのインタビュー結果が含まれていることです。

このインタビューの中で、取引先とのクラウド活用のメリットとデメリットが、著者以外の方の言葉で語られています。

私の友人でもある著者の中島さんは非常に誠実な人柄であり、こうしたフェアな視点を本に取り込もうとする姿勢は、その人柄が良く現れたものだと思います。

まとめ

• 図解によるタスク管理の説明がわかりやすい。
• チームとしてのクラウド活用の例がとても参考になる。

本書はクラウドを活用できるビジネスマンやチームにとってはとても参考になる本だと考えます。

一方で、私のように仕事でクラウドを活用できないサラリーマンにとっても、「クラウドを活用して仕事ができればこんなことができるのか！」というワクワク感を楽しめる本でもありました。

ということで、クラウド活用の可否に関わらず、複数の人といっしょに仕事を進める方でしたらおすすめの本です。

関連書籍

マンガなので子供でもすぐに実践できるぐらいにわかりやすいです。全くの初心者の方にタスク管理を説明するときにおすすめの1冊。

チームのタスク管理以前にまずは個人のタスク管理が大事だということは、中島さんも著書の中で言及されています。サラリーマンの個人のタスク管理能力を高めたい人におすすめの1冊です。

▼濵中省吾：
「ほんと自由に生きてるよね」と家族に言われる化学系研究職。はまラボ主宰。