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トップ > シゴタノ! > 一日を要領よくふり返るための6つの質問テンプレート(レビュー用)




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大橋悦夫

レビュー(ふり返り)をするためには、レビューの「ねた」が必要です。

つまりは記録です。

時期的に今年一年をふり返って来年の展望を考える頃合いですが、そのふり返りを効果的に行うためにも日々の記録が欠かせないわけです。

  • 今年はどんなことにどれだけの時間を投下してきたのか。
  • どんな想いでそれに取り組んできたのか。

記憶をたどるだけでは思い出せない無数のトピックを一つひとつ目で見て、気づいたことや感じたことを自分の言葉で追記していく。

とても地味で地道な作業ですし、すぐに何らかの成果に結びつくわけでもありません。

でも、こうした記録とそのふり返りを経由してしかたどり着けないポイントがあるのです。

世の中には、このポイントに手間なく手軽にショートカットできるかのように見えるテクニックやノウハウがあふれています。

でも、結局はラクをした分だけ損をするようになっています。

逆にいえば、手間暇をかけた分だけ、そしてそれがしかるべき方向にむかった時だけ、トクができる、ということです。

大事なことは、しかるべき手間暇をしかるべき方向にむけてかける、ということです。

僕の愛読書である『日記の魔力』という本に次のような一節があります。

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書くことと、考えることは違う。
違うが大きくかかわっている。
書くとはすなわち、言語化するということである。

たとえば、映画を見て感動したとき、その感動は、何らかのかたちで言語化しなければ、「感動した」とか「よかった」という漠然とした思いだけで終わってしまう。
せっかく感動したのに、何に感動したのかきちんと追求していないため、抽象的な印象しか残らないのだ。

これはとても、もったいないことだと思う。
感動を言語化するためには、どこがどうよかったのか、自分は何に感動したのかという具体的な理由を明確にしなければならない。そのためには考えることが必要になる。

つまり、言語化するということが、意識をその物事に向け、より深く考えるということにつながるのだ。


» 日記の魔力―この習慣が人生を劇的に変える


誰かに説明する必要がない場合でも、未来の自分という他人に説明するつもりで記録に残しておくと、今の自分にもご利益があります。

「あぁ、これはそういうことだったのか」と、実はあいまいにしか理解できていなかったことや、何となく勢いでうまくいってしまったことについての原理や道理が整理できるのです。

日々の記録をつける際も、「今回はうまくいった」とか「いつもより早く終わった」といった漠然とした実感だけで終わらせずに、どのようにうまくいったのか、いつもとどこがどのように違ったのか、を具体的に記録しておくことで、未来の自分に役立てることができます。

望ましい結果にせよ望ましくない結果にせよ、結果が変わったということは、何か行動を変えたはずですから、何をどう変えたのかの記録が残っていれば、望ましい結果を再現したり、望ましくない結果を抑制したり、といったコントロールができるようになります。

ちょうどプログラムを書き換えるイメージです。

「日々の記録」の3つの方法

日々の記録の付け方にはさまざまなやり方がありますし、目的によってもそのスタイルは変わってきます。当然すべてを採用することはできません。

僕自身、これまでさまざまな記録を試してきましたが、おおむね次の3つの方法に大きく分類できると考えています。

  1. 日々の出来事を残す(できれば開始時刻と終了時刻つきで)
  2. 瞬間瞬間にふと思ったことや考えたことを残す(記録日時は必須)
  3. 一日をふり返り、その日の総決算を行う

1は、いわゆる作業記録です。Twitterのタイムラインのように、いつ何をしたのかをざっとふり返るのに便利です。

2は、その瞬間に書き残しておかないと後から思い出すのが困難な思いつきやアイデアなどです。明確に何かの役に立つと思って書き残すこともありますし、気になるのでとりあえず残しておく、ということもあるでしょう。

3は、一日のまとめです。その日に起きた出来事や思ったり感じたり考えたりしたことのうち、「これは大事だ」とか「これは気になる」といったことを「その日のエッセンス」として残しておくのです。

あとからふり返ることを考えたとき、1のような、まる一日分の出来事の記録は読み返すのには負荷が高いでしょう。もれなくふり返ることができる反面、時間がかかりすぎるのです。

その点、2のような記録であれば量も少なくてラクです。でも、今回のふり返りは来年の展望づくりに活かすのが目的ですので、もう少し地に足の着いた記録が欲しい。

そうなると、ふり返りに打ってつけなのは3ということになります。

一日を要領よくふり返るための6つの質問テンプレート

では、実際に記録をつける方法のご紹介です。

以下のテンプレート(ひな形)をご覧ください。

  • [1.達成感を感じたことは?]
  • [2.そのために何をした?]
  • [3.課題だと感じたことは?]
  • [4.原因は?]
  • [5.次はどうすべき?]
  • [6.まず何をする?]

全部で6つの質問が並んでいます。

ご覧いただくとおわかりいただけるかと思いますが、この6つの質問に順に答えていくことで、一日をふり返っての良いこと探し(達成感)と悪いこと探し(課題)をしたうえで、それぞれの原因を分析し、次につなげる準備まで完了することになります。

例を示しましょう。

[1.達成感を感じたことは?]

提出した企画書の決裁がおりた。

[2.そのために何をした?]

構成案の段階から課長に見てもらい、コメントをもらっていた。
いきなり最終版を出すより、早い段階から見てもらうほうがいい。

[3.課題だと感じたことは?]

残業で19時からの歯医者の予約が変更になった。

[4.原因は?]

歯医者に行くことは分かっていたのに午後に今日じゃなくてもいい作業に没頭してしまった。

[5.次はどうすべき?]

今日でないといけない作業は15時までに完了させる。
歯医者の予約があろうとなかろうと、これを習慣にしたい。

[6.まず何をする?]

朝一番に「今日でないといけない作業」をリストアップして、15時までに完了できるように見通しをつける。

いかがでしょうか。

慣れないうちは「うーん、何か達成感を感じたことなんてあったかなあ」と頭を抱えてしまうかもしれませんが、徐々に「よし、今日の達成感トピックはこれにしよう!」と、日中のうちに“ネタ”が見つかるようになります。

毎日欠かさず続けるために

このテンプレートに従って毎日の記録を残し、週に1度ふり返りを行うことで、「自分、けっこうがんばっているじゃないか」ということに改めて気づくことができたり、苦手とする課題の傾向がつかめたりします。

こうした現状把握ができて初めて、「次にすべきこと」が見えてきます。思いつきではなく、現状にもとづいた、地に足のついたネクスト・アクションです。

記録自体もそれなりに楽しいですが、やはりある程度たまったところで読み返すほうが、より深みのある味わいがあります。

そのためにも最初の一週間はガマンして続けることがどうしても必要になります。

実は、この記録のやり方は、11/11(日)に予定しているセミナー「スピードハック総決算2012」の受講者の方々に毎日取り組んでいただいている事前課題です。

習慣化をうながすために、記録を提出した人には、日替わりのスペシャルコンテンツ(PDFファイル)を毎日プレゼントしています。ちょっとしたことですが、こうした仕掛けが習慣化には効き目があります。

取り組んでいただいている方からは以下のような感想をいただいています。

  • こんなにまじめに休日を振り返ったことは初めてです。振り返ろうと思えば振り返られるものなんですね…。
  • なにげなく過ごした1日ですが、こうやって振り返ると、ちょっとしたことですが課題があると実感しました。
  • 「まず何をする」が特に強烈。逃げ場が無い感じのフォームで、怠け者の私も、何もしないではいられなそうです。

改めて、テンプレートの力を感じます。アンケートに答えるように、空欄を埋めていくだけでレビューができるわけですから。

セミナー当日は、蓄積した記録をどのように分析するのか、そして仕事や計画づくりにどう活用していくのかについて詳しく解説します。

残席わずかですが、ご興味ある方はぜひご参加ください。

» スピードハック総決算2012・前編

スピードハック総決算2012・前編

※終了しました。



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07月08日(土) プロジェクトを進めるための“記録”の活かし方

タスクカフェ
今回のテーマは、

プロジェクトを進めるための“記録”の活かし方

です。

前回に引き続き、プロジェクト管理について掘り下げます。
前回の続きですが、今回初めて参加する方にも優しく解説します。

タスクカフェ講師の1人、佐々木正悟はこれまでに50冊以上の書籍を執筆していますが、一度たりとも原稿を落としたことがないと言います。つまり、締切に遅れることなく、1冊分の原稿を仕上げているのです。

これは、たとえて言うなら卒業論文を50回連続で期限までに提出しているようなものです。

書籍の執筆という仕事は、一冊ごとにそれぞれにテーマも背景も事情も異なる、言わば定型化しにくいプロジェクトです。もちろん、50回も繰り返していれば、その勘所は押さえられるがゆえに、初めて本を書くという人に比べて圧倒的に効率よくスピーディーに進められるということはあるでしょう。

前回は、実例をまじえながらこの勘所についてお伝えしましたが、今回はその中でさらりと触れられるにとどまった「記録」の活かし方について掘り下げます。

プロジェクトを進める中においては、「次にするべきこと(ネクスト・アクション)」や「気になっていること」、「ある期日までは忘れていても良いこと」など、さまざまな情報が断続的に発生します。これに加えて、「今日はどこまでやったのか」といった作業記録も絡んできます。

これらの情報をどのように整理し、どの程度のレベルで記録に残していけばいいか。そして、残した記録をどう活用すればいいか。具体的な実例をまじえて詳しく解説します。

特に、見通しの立ちにくい仕事になかなか着手できずにお困りの方はぜひご参加ください。

好評いただいている個別相談の時間もご用意していますので、知識としては理解できているとは思うものの、なかなか実践に結びつけられず苦戦している、という方は、ぜひこの機会にブースターとしてご活用ください。


本日時点で、残り1席ですので、ご検討中の方はお早めに。

» 仕事を予定どおりに終わらせたい人のための「タスクカフェ」@渋谷


「タスク管理トレーニングセンター」のご案内


タスクカフェは東京(渋谷)でのみ開催しているため、地理的にご参加が難しいという方、あるいは日程的に厳しいという方もいらっしゃるかと思います。

そこで、オンラインコミュニティ「タスク管理トレーニングセンター」を開設しました。


▼タスク管理トレーニングセンターとは?

「タスク管理トレーニングセンター」は、タスク管理にまつわる以下のような課題に取り組みます。
  • いろいろな本を読んだりセミナーを受けたが自分なりの方法が確立できていない
  • こちらの業務環境や状況に合わせて客観的なアドバイスをして欲しい
  • 誰に質問していいのか分からない
  • どのツールが自分に合うのかが分からない
  • TaskChute2で「こういうこと」をしたいが方法が分からない
  • たすくまで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
  • TaskChute Cloudで「こういうこと」をしたいが方法が分からない
  • この使い方で合っているか不安
  • もっといいやり方があれば教えて欲しい
  • 他の方とタスク管理に関する課題を共有したい
これらの課題の解決のために以下のようなメニューをご用意しています。
  • タスク管理アプリの開発者とタスク管理のエキスパートがあなたのご質問にお答えします
  • 一般非公開のコミュニティで他の参加者の方と課題を共有できます
  • タスク管理の考え方・やり方の理解を深めるためのレクチャー動画をご覧いただけます

ご質問にお答えするのは、TaskChute開発者の大橋悦夫、たすくま開発者の富さやか、TaskChute Cloud開発者の松崎純一、そして、タスクシュート歴10年の佐々木正悟の4名です。

また、毎月のタスクカフェのレクチャー内容を動画で公開しています。

これまでにお答えしているご質問や現在公開中のレクチャー動画については、以下のページにて詳しくご紹介していますので、ぜひご覧ください。

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