Toodledoの使い方　第7回　タスクをFolderとContextで立体的に管理する

私が担当する第5回では表のカスタマイズについて取り上げましたので、今回はToodledoのタスク管理の中核を為す「Folder」と「Context」について触れていきたいと思います。

■タスクをFolderとContextで立体的に管理する

Folderとは？

フォルダはタスクを分類して管理するための入れ物です。Toodledoのフォルダは用途がアーカイブすることが可能ですので、GTD（Getting Things Done）でいうところのプロジェクトの単位で作成してもよいでしょう。

私の場合、Folderを「仕事」や「家庭」、「サークル活動」といった自分が担っている役割ごとに設定しています。

Contextとは？

コンテキストという言葉はを直訳すると「文脈」になるのですが、タスク管理ツールの管理情報に「文脈」というのはいささかイメージしづらいと思いますので、ここでは「状況」とお考えください。

例えば、時間（朝昼晩、午前午後など）、場所（会社、家）、状態（移動中、家を出る前に、家に帰ってきたら、電話がかかってきたらなど）など、そのタスクを実行するのは自分がどういう状況にあるときか、を考えてContextを設定すると良いでしょう。

私の場合、フォルダは「役割」コンテキストは「時間」と「場所」です。たとえば、会社業務の役割が持つタスクをさらに時間ごとに区切って実行のタイミングを取っています。

■Folder＆Contextの設定方法

Folder・Contxt共にOrganizeから設定可能です。

Folderの場合は、Folderの追加・削除・共有の設定ができる他、Archiveすることが可能です。ArchiveしたFolderは「Show Archived Folders」をクリックすることで確認できる他、Archiveのチェックを外すことでFolderを再び使うことができるようになります。

Contextの設定画面は追加・削除・共有の設定ができます。

Folderで管理するメリット

Folderというは、私の場合であれば「役割」、GTDであれば「プロジェクト」という単位での括りです。タスクのメンテナンスを行う際には、こういった一定のフォーカスで絞りをかけた方が効率が良い場合があります。具体的に言えば、GTDの日次レビューや週次レビューの段階で、タスクリストのメンテナンスを行う際などがこれにあたります。

例えば、仕事のタスクを管理するときには、勉強会のタスクとの兼ね合いを考える必要はほとんどない・・といった具合です。逆に仕事とプライベートのタスクは関連性が強いなどの自由がある場合は、Searchから「仕事」と「プライベート」のFolderだけを表示するなど、フォーカスを自由に変更することが可能です。

ただし、タスクリストが分割されすぎるとタスク実行の際にあっちこっちを見る必要が出てくる・・などの弊害もあり得ます。私の場合で言えば「仕事」と「プライベート」と「執筆活動」などの役割を1日の間に何度も切り替えることも珍しくはないため、そのたび毎にリストを切り替えるというのはいささか面倒です。

この問題を回避するために私は先のFolder毎のビューでタスクをメンテナンスする際に「次にやること」に対して☆印をつけるようにし、タスクを実行する段になると「Main/Stared」ビューに切り替えて☆がついているタスクだけを表示します。

この時にはタスクはFolder横断で表示されるため、タスクリストをいちいち切り替える手間が不要となります。GTDをご存じの方であればレビューをして「NextActionリスト」を作成するという表現の方が分かりやすいでしょう。

また、この「Main/Stared」ビューでContextでタスクをソートすると、以下のように「時間帯毎」にタスクが区切られて表示されます。「length」にタスクの見積もり時間を入れておけば、時間帯毎にタスクを詰め込みすぎていないかなどのチェックも容易に行うことができるのです。

最後に

今回はFolderとContextの設定や、一例として私の使い方を紹介いたしました。

• どういった単位でFolderを区切ればタスク管理がやりやすいか？
• Contextを使って如何に不要なタスクを消し込みタスク実行時のノイズを減らすか？

この２つの問いかけを常に行うことで、ご自身のToodledoにおけるタスク管理の形が徐々に明らかになっていきます。Toodledoでのタスク管理がまだしっくりこないと感じている方は、是非FolderとContextについてじっくり考える時間を設けてください。

▼参考文献

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