北 真也 
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第4回では倉下さんが手帳で予定管理をするファーストステップについて解説されていました。
今回は根本的になぜ「予定」を管理する必要があるかについて考えてみましょう。
なぜ「予定」を管理しなければいけないのか？
予定（スケジュール）とは？
スケジュールとは、開始時刻や終了時刻、場所が明確な時間の予約です。誰かとのコミットメントを伴う場合が多く、開始時間までに必要な準備が為された状態でその場所にいる必要があり、またスケジュールの完了は終了時刻によって決まります。
コミットメントを裏切った場合は自身の信頼に傷が付く恐れがあります。
例えば、彼女とのデートという予定があったとして、この予定をすっぽかしてしまえば彼女の機嫌を損ねることは必定でしょう。また、待ち合わせ時間からデートがはじまり、彼女がバイトの時間になったらデート終了といった一定の区切りも存在します。
コミットメントを守るためのスケジュール管理
これはセルフマネジメントというよりも対人関係における基本中の基本ですが、基本的に約束は守らなければいけません。他人との予定というのは約束の最たる物で、絶対に約束を「すっぽかす」ことだけは避けなければいけません。手帳なりカレンダーなりで予定を管理するということは、概ね「他人との約束を守る」と同義なのです。
また、もう一つ、スケジュールを管理する大きな意義としては「ダブルブッキング」を避けるというものもあります。
「ダブルブッキング」に気づかなければ確実に「すっぽかし」を生んでしまいますし、事前に気づけたとしても調整に大きなコストを必要としてしまいます。「ダブルブッキング」防ぐことは信頼を守ると共に無駄な稼働を発生させないことにもつながります。
行動計画で見通しを立てる
更に、スケジュール管理において重要なことは、自分の時間の使い方を視覚的に把握できる点です。ある会議に参加するとして、その会議が2時間開催される予定なのであれば、その日の持ち時間は2時間減るはずです。また、それが移動に30分掛かる客先で、10分前には到着しておきたいという場合は、往復で3時間10分の時間が拘束されることになります。
こう言った形でスケジュールをタイムラインに落としていくことで時間の見える化を行うのに適しているのがウィークリーバーチカルリフィルという形式のリフィルを備えた手帳です。手帳で無くても、Googleカレンダーの週間表示でも同等の見た目を得ることができます。
最後に
今回は少し基本に立ち返って、なぜスケジュール管理をする必要があるかについて取り上げました。ポイントを纏めておくと
- スケジュールとは開始時刻や終了時刻、場所が明確な時間の予約
- スケジュールはコミットメントを伴う場合が多い
- スケジュールをすっぽかすと信用が傷つく
- スケジュールがダブルブッキングすると多大な調整コストが必要となる
- スケジュールをタイムラインに落とし込めば自分の時間の使い方を視覚的に把握できる
仕事でもプライベートでも、信用を失わないために「予定」の管理はきっちり行う必要があると言えるでしょう。
参考図書：
▼倉下＆北式の手帳の使い方を一冊の本に纏めています
▼北真也：
仕事術をもっとカジュアルに！ わかりやすさ重視の「ビギナーズ・ハック」をお届け。Blog「Hacks for Creative Life!」と勉強会「東京ライフハック研究会」主宰。
