情報を一元管理するための管理ツール２点

今回紹介するツールは２つありますが、本当は１つでなければいけないところです。情報を一元管理するのに、管理ツールが２つあるというのはおかしいからです。

しかし私は、絞りに絞って現行は２つのツールを使うことになっています。理由は、

・パートナーと情報を共有するための共有ツール
・自分の情報管理ツール

とに分かれざるを得ないからです。
使い分けている２つのツールは、以下の通り。

diigo【情報共有ツール】
EVERNOTE【情報管理ツール】

どちらもβ版で、とくにEVERNOTEのほうは、時々変な挙動を見せることもあります。また、最近は改善されているようですが、EVERNOTEにはログインID発行メールを戴くまで、少し時間がかかるケースもあったようです。

ですがどちらも、とても使い勝手のよいツールです。メリットはいくつかありますが、どちらのツールも、「情報の一元化」に大きく近づくことができる点がすばらしいのです。

diigo

まずdiigoのほうですが、基本機能はソーシャルブックマークです。ただし、特定箇所をハイライトし、そこだけの情報に絞って共有することができます。クリップマークなどとも呼ぶようですが、サイト１ページをメールしてあげるより、はるかに親切ですし、後々の自分にも親切でしょう。

他に、タグ付けができたり、共有するメンバーを絞ったり、スライドショーでブックマークしたページを巡回するなど、多様な機能がそろっています。ですが多様な機能はさておき、人と共有しないまでも、新聞にマーカーを引くと、そこの記事をスクラップしてくれるような感覚こそが、便利そのものと言えます。

一人で使っても便利なツールですが、可能であれば、仲のいい人と情報共有するのがやはり理想です。特にいいのは、情報の志向が似ている人との共有です。自分が欲しいようで、まだ知らない情報が、マークされて届くというのは、なんとも言えない充実感があります。

続いてEVERNOTEです。
こちらは個人的に情報を管理しています。これで初めて、「デジタル情報の一元管理」というものが可能になった気がします。

なんと言ってもすごいと思うのは、私が勝手に「タグ付け３原則」と呼んでいる原則が、すべて完全に守られている点と、ウェブツールでありながらローカルでも動く点(同期可能)と、ウィンドウズ・モバイルでも動作するところです。

もちろん、クリッピングとテキストエディタの、両方に対応しています。はてなダイアリーのタグ機能を洗練させて、ローカルでもデータが保存できるようにして、シンクロ機能をつけたようなツールです。

あるいは、Thunderbird2.0のようなメーラーと、Gmail(サーバー)をセットにして、情報管理ツールにしたというようなものでしょうか。

両方とも捨てがたいツールではありますが、捨てがたいから両方を使っているわけではないのです。両方を使っているのは、一方が情報共有向きで、他方が個人管理向きだからです。

その特徴を考えて、私はめぼしいと考えた情報をまず、diigoにあげます。そこでしばらくプールしておくというか、パートナーの受け止め方に任せておくのです。あるいは自分でスライドショー循環してみて、どうしても取っておきたいと思ったところで、EVERNOTEに「落とし」ます。

もちろんダイレクトにEVERNOTE行きとなる情報もあるのですが、EVERNOTEはタグ付けし、分類して、ストックしておくようなインターフェースになっていると感じられます。だから、「とりあえず取っておく」のには向かないと思うのです。

だいたい、デジタル情報は「とりあえず取っておくところ」が「ストック場所」だと、たまに訪れる倉庫のような状態になりがちです。できれば、「とりあえずあげておく」ようにして、自分の手を離したところにしばらく置いて、ストック場所には「どうしても捨てられない」情報専門にするのがうまくいくようです。