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時間を作るためには優先順位を間違わない



佐々木正悟 これはなんでしょう?

  • やらざるを得ないこと
  • 今日中にやるべきこと
  • 締め切りのあるやるべきこと
  • 明らかにやったほうがいいこと

答えは、タスクの優先順位とその基準です。

タスクシュートを除くほとんどのタスク管理においては、上位二つはあまり問題になりません。上から3番目以下のみをリストアップして、それの優先順位を問題にしがちです。

具体例で考えてみます。

  • 睡眠(1)
  • 食事(1)
  • 通勤(2)
  • 今日中に返すべきメール(2)
  • 今月が締め切りのプレゼン準備(3)
  • プリンタのインク補充(4)

括弧内の数字がすなわちタスクシュートにおける優先順位であり、一般のタスクリストでは、(1)(2)のような項目は、ほとんどリストに現れません。

そして、タスクシュートでは3番目に重要と見なされている

  • 今月が締め切りのプレゼン準備

などを、「最優先タスク」と規定するのです。

ところがこれが終わらない。それどころか、しばしば手につけることすらできない。そのまま1日が終わり、きわめて残念だという気持ちになる。

「なぜ、最優先の仕事の1つめに、手すらつけられないのか? なんて自分は要領が悪いのだろう?」

しかしこれは要領の問題ではなく、意識に上ってこない「もっと優先されてしまう行動」にかなりの時間がかかるということを意味しているに過ぎません。

つまり、睡眠や食事のような「最高優先順位事項」=「やらないという選択がないこと」と、「締め切り上の優先事項」=「今日・毎日が締め切りの仕事」があるのです。

それが、そう簡単に終わらないのです。

「無意識にリマインドされないこと」

ライフハックが好きな人は、だいたい「意識に上りやすいこと」=「無意識にはリマインドされないこと」に時間を使いたいと思っていますから、タスクシュートでは最高優先順に位置する(1)と(2)を無視するか、ほとんどゼロ時間で終えられないものかと思っています

  • 睡眠は、眠くなるという形で、無意識にリマインドされます。
  • 食事は、空腹という形で、無意識にリマインドされます。
  • 日々のことは、習慣化されているから、無意識にリマインドされます。

意識的にリストアップしないとやり忘れてしまうことは、日々やってはいないことです。しばしば「長期の締め切り仕事」だったり「時間を投資すべきこと」とされることです。

しかし、なるべく無意識にリマインドされる、「やらざるを得ないこと」への時間を削ったり、無視したりして、意識に上ることを優先しようというのは、うまくいかないのです。

なぜなら、無意識にリマインドされることは、それだけ大事だから、無意識にリマインドされるのです。どんなに仕事が大切でも、食事ほどではないのです。

私はこの問題を簡単に解決する方法として、意識に上ることも上らないことも一元管理し、ちゃんと3番目の優先事項は、3番目だととらえ治すことだと思うのです。つまり冒頭のように

  • 睡眠(1)
  • 食事(1)
  • 通勤(2)
  • 今日中に返すべきメール(2)
  • 今月が締め切りのプレゼン準備(3)
  • プリンタのインク補充(4)

こういうリストにすることです。

このうえで、(1)や(2)にも、それぞれが「プレゼン準備」などよりも重要だと意識し直し、十分時間を「投資」した上で、(3)などにも「少しは」時間を割くことです。

▼編集後記:
佐々木正悟



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