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【タスクシュートでGTD】 タスクシュートからインボックスを空にして回る



佐々木正悟 前回に引き続いて、GTDをタスクシュートで実践していこうという記事になります。

» タスクシュートでGTDを実践する

これをやろうとしたとき、すぐに中核に現れ、維持していきやすい形式がおそらく、表題のものです。

つまり、形式に見合った様々なインボックスを、タスクシュートから順々にゼロにして回るというルーチンです。

一番わかりやすいと思うので、ここでは事例として、次の3つを取り上げます。

  • メールの受信トレイ
  • Evernoteのインボックス
  • 郵便物のトレイ

Evernoteのインボックスや、郵便物のトレイなどない、という人もあるかも知れませんが、それに代わるものはあると思いますので、なければ想像してみてください。

毎日一度は空っぽにする

GTDの本によれば「インボックスを定期的に空にする」べきだそうですが、私はその「定期的」を「毎日」に変えるべきだと考えます。

理由は簡単で、そうしないと大変になるからです。

GTDには「これは何かを見極める」というステップがあります。メール、郵便物、そして思いついたアイディアやタスクについて、いったいそれは何であり、それについて何をするべきかを見極めることがまず大事、というのです。

これはまったくその通りで、にもかかわらず著者のデビット・アレンさんが指摘している通り、一見間抜けな問いですし、意外に見過ごされがちでもあります。

一見間抜けで、しかも見過ごされがちな習慣というのは、「これは大事だと自分に言い聞かせる」というやり方ではなかなかうまく機能しません。だいたいは、メールを受信トレイに放置しておいてそれが何かを見極めるどころか、あること自体を無視するようになるものです。

そこで、「受信トレイをゼロにする」のです。

それもできれば、時間を制限します。

15分以内に何とかできないなら、無条件でゴミ箱に入れるようにしてみましょう。

そうすれば15分のうちにどんな受信トレイでも、空っぽにできます。

時間がいよいよなくなったら「メールを全選択して、削除」すればいいだけです。1万通あっても、数秒のうちにきれいさっぱり消えてなくなるでしょう。ストレスフリー!

ただ、これがどれほど気持ちよかろうと、現実はこれではすまされません。

しかしなぜでしょう? なぜそれではすまされないのか?

「見極める」必要がある

大事なメールをゴミ箱に移動してすまされるはずがない!

そうですね。

つまり、ある種のメールについては、自分で何かをしなければならなかったり、そのメールからの情報に基づいて、しなければならないことがあるから、です。つまりそれが「見極める」ということなのです。

メールを誰かが勝手に選択して、勝手にゴミ箱に捨ててしまうとなったら、「それでいいのか!?」を見極めなければならなくなります。

見極めるということは、仕事のそれなりの割合を占めている作業なのです。

  • 受信トレイに永らく放置されている、たとえば、ウィルス対策サービスからの「お知らせ」。
  • そのサービスには、以前契約したような記憶があるかも知れません。
  • そのままにしておいたら定期支払でムダな支出になりかねません。
  • でも、もう解約しているような気もします。
  • メールを開いてみればいいのですが、なんだかめんどうくさい。

というわけで忘れてしまっているのです。

これについては、サービス提供者との契約状況を調べ、捨てていいものか、解約してからアーカイブするか、「見極める」必要があります。実行すれば5~20分くらいは使う(ような気がする)でしょう。

こうしたメールが、複数あるにちがいありません。

一つ一つをタスクとしてしまえば、(もしかすると)2時間弱を処理に要します。

だから放置しておきたいのです。

でも、だからこそ毎日処理すべきなのです。

タスクシュートで実践するには?

このように「見極める」ということは、ただただ、受信トレイというものを決め、それを空っぽにするなかで自然と実行されていくはずです。

タスクシュートに、次のようなリストを用意しましょう。

  • □メールの受信トレイを空にする【10〜11時の間に行う】【毎日実行】【20分】
  • □郵便物をトレイから空にする【13時〜14時の間に実行】【毎日実行】【5分】
  • □Evernoteのインボックスを空にする【14時〜16時の間に行う】【毎日実行】【10分】

もちろん、それぞれの受信トレイを空っぽにした結果、発生するタスクを実行する時間帯が別途必要になります。

それだけのことでも、半日近くがなくなってしまうかもしれません。それでも、受信トレイをいったん空にした後は、それぞれの作業に必要な時間は短くなっていきますし、そもそも受信しないようにするという意識づけがなされます。

すなわち、受信トレイを空にするという習慣によって、機械的に「これは何かを見極める」ことができるようになり、その結果、仕事そのものを減らすという結果につながっていくのです。