私が会社での週次レビューを定着できた3つのポイント

会社での週次レビューとは、私にとって現状のチェックを行い、来週の計画を立てる時間です。

私はこの作業を3年以上、毎週欠かさず続けています。
続けられているポイントは次の3つです。

• 日次レビューを行なう
• TaskChuteを使う
• 成功体験の繰り返し

なお、私が行っている週次レビューの内容は、こちらの記事や私の著書に詳しく書いています。

「Evernote-タスク管理」の場合、次のような手順になります。

(1)まだEvernoteの管理下にない「気になること」を収集する。
(2)収集した「気になること」を振り分ける。
(3)すでに管理している「気になること」の状態を見直す。

via 【連載9：Evernote-タスク管理】レビューでストレスフリーを維持する

（例としてEvernoteでのGTDを挙げていますが、会社ではEvernoteを使っていません。WinGTDです。）

1.日次レビューを行なう

仕事のタスクをGTDで管理する場合、週次のレビューだけではうまく回りません。

それは、週次で扱うにはタスクがかなり多いことと、タスクの状態が日々変動するためです。

毎日レビューすることが適切なタスク群については日次レビューを行い、週次レビューの負担が減るようにしておきます。

レビューというと「週次レビュー」という言葉が有名ですが、必ずしも週次が良いとは限りません。

頻繁に状況が変化するタスクについては毎日レビューした方が良いですし、そうでないなら隔週や月次でレビューした方が負担が少なくて良い場合もあります。

via 【連載9：Evernote-タスク管理】レビューでストレスフリーを維持する

2.TaskChuteを使う

あるタスク群については日次レビューを行い、別のタスク群については週次レビューを行なうことを、頭の中だけで管理することは困難です。

TaskChuteはルーチンタスクの管理が柔軟にできる珍しいツールであるため、レビューの実行頻度管理に適しています。

TaskChuteが日常的に触れられるツールであるということも重要です。

TaskChuteはExcelマクロですから、ネットへの接続は不要です。また、「その日の仕事の終了時間」を可視化するツールですから、毎日使います。

毎日使うツールから適切な頻度でレビューをリマインドされるのですから、やり忘れがありません。

（TaskChuteのダウンロードはこちらから）

3.成功体験の繰り返し

週次レビューをリマインドされたとしても、週次レビューをやる気になれなければ意味がありません。

この問題に関しては、週次レビューに関しての成功体験を積み重ねることが重要になります。

私の場合、今まで週次レビューしてきた経験から、リマインドにしたがってそのまま週次レビューすれば間違いないという確信があるため、特別なやる気など必要なく週次レビューを行えています。

「間違いない」とは、週次レビューをすれば「未来の自分が楽になる」という成功体験を得られることは間違いないという意味です。

成功体験が少ないうちは、なかなかやる気が出ないこともあると思います。

その場合は、成功体験があったらメモしておくことと、成功体験に見合う程度まで週次レビューの手を抜くことを心がけてみてください。

まとめ

• 日次レビューで週次レビューの負担を減らしておく
• TaskChuteで適切にリマインドさせる
• 成功体験が素直に実行することを後押ししてくれる

タスク管理のシステムをうまく回すには、「一度に処理する量を小さくする」「リマインドツールを使う」「成功体験を重ねる」がポイントです。

この3つのポイントを満たすことができれば、自分の好きなやり方でタスク管理を継続できると思います。

おすすめ書籍

サラリーマンの具体的なGTD例を知りたいなら

GTDについて勉強したいなら

▼濵中省吾：
「ほんと自由に生きてるよね」と家族に言われる化学系研究職。はまラボ主宰。