「超プロ」という表現がちょっと可笑しいですが、Gmailを使いこなすために、本書は多くの人に役立つはずです。特に、新入社員でメールに悩まされていて、5月病になりそうだという人には、救いの書となるかもしれません。
先に断っておきますと、以下の人は読む必要がありません。
・すでにGmail忍者だ
・そもそも仕事ではメールをほとんど使わない(うらやましい！)
・会社でGmailの使用が厳禁されていて、今後もGmailを使う機会がなさそうだ
・Gmailの受信トレイはいつもゼロかそれに近い状態
・ジーメールって何？
本書にはGmailのことしか書かれていないのに、300ページを超えています。頭からこんこんと読んでいくものではありません。かといって、はやりの速読術を使って「潜在意識にインプット」するものとも違います。
本書は巻末から読むべきです。巻末に、キーボード・ショートカット一覧と、本書で身につくはずの「ライフハック」がチェックリストとしてまとまっています。ここを読んで、知らないテクニックを一つでも多く身につければ、その分仕事が速くなります。
必ずしも全部を身につける必要はありません。しかし、ほとんど知らないということであれば、5月6日か5月10日までに、50％は身につけておきましょう。メールを仕事でよく使うなら、連休中にはほかのことを一切しなくても、絶対に役立ちます。
１分間メール術のテンプレートを徹底活用
| 考えすぎて書けない人のための1分間メール術 | |
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ただ、メール処理に時間がかかるということは、必ずしもテクニックだけの問題ではありません。「どんな文章にするか」で悩むということもあり得ます。
この点については、『Gmail仕事術』ではまかないきれません。そこで以前紹介したこともある『１分間メール術』の出番となります。
この本には、126文例が収録されていて、しかも、どの文例をどういうケースで利用すべきか、懇切丁寧に書かれています。「敬語の使い方」などに不安を感じるのであれば、とりあえずテンプレートを用意しておいた方が、安心してメールを返すことができるでしょう。
本書巻末の案内に従えば、収録しているすべての文例をコピー＆ペーストできるように配慮されています。本書を一冊もっておいて、ケースごとに必要な文例をネットから手に入れて、手を加えるのがいいでしょう。
Text Expander3で人名だけ入力する
いくらテンプレートが用意されているとしても、それをそのままは使えませんし、決まり切った文章を何度も打つのも苦痛です。簡単でも定型的な仕事を繰り返していると、やる気が低下します。
そこで、Text Expanderを利用しましょう。
このソフトのすばらしさは、先日のLifehacking.jpさんでエントリされていた動画を見れば一目瞭然です。
あまりに便利な TextExpander3 の Fill-In フォーム
http://lifehacking.jp/2010/03/textexpander3-fill-in/
定型的なメールを扱うような仕事であれば、利用しないのは犯罪的とすら感じられます。
特に、テンプレートを使い慣れると、宛名を間違えたり、宛名を入力しなかったりするミスが発生します。(宛名無しメールは時々いただきますし、私がいただくということは、人よりそそっかしい私は出しているに違いないので冷や汗ものです)。Text Expander3には、そうしたミスを発生しない仕組みまで用意されています。
ただこのソフトはMac限定ですので、仕事ではWindowsをお使いだという人は、次の記事を参考になさってみてください。
WindowsでTextExpanderを使いたい？ならPhraseExpressを使えばいいと思うよ！
http://yoshikazuasada.biz/note/tools/2536
連休中にこの三つのプロセスをマスターしてしまえば、とりあえず5月から一段と身軽に仕事を進められるはずです。
５月12日(水)、大手町、ITメディアにて「マインドハック研究会 ライフハック編」を開催いたします。
テーマは、「先送り対策としてのタスクリスト」です。
どうして、タスクリストが先送りの対策になりうるのか？
なぜ、記憶に頼るべきではないのか？
デジタルツールをリマインダーとして扱うメリットは何か？
ある意味では、ライフハックの基本とも言えるテーマに、一度じっくりと取り組んでみましょう。
▼お申し込みは下記のページよりお願いいたします。
http://kokucheese.com/event/index/2152/