佐々木正悟 必ずしも速く済ませられる方がいい、と言いきれるものではありませんが、延々考え込み続けたあげく、出すべき時機を逸してしまうくらいなら、早めに対応した方が喜ばれるのがメールです。
43フォルダ作戦
私はGmailのラベルを使って、メールは「43フォルダ式」に対処しています。
具体的なやりかたは、01－31までのラベルを作り、対処したい「日にち」のラベルをつけて、メールをアーカイブしていくのです。
そんなことをしてはラベルが多くなりすぎると言われるかもしれませんが、Gmailではふだん、使わないラベルを隠しておけます。常時表示させておくのは、一週間分くらいで十分です。
メールの中には、返信が必要なわけではないが、２週間先に「見返す」必要のあるものがあったりします。そういうメールにスターをつけても、スターのついたメールが増えて、また、スターの意味がいろいろと混在してしまいます。
見るべき日のメールだけをピックアップしてみるようにすると、受信トレイのメールの数を減らすことができます。
１日１箱作戦
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やる気をいかに出すか
仕事に取り掛かる前に箱をイメージする１日のどこかの時間に「区切り」をもうけて、「何時以後に入ってきたメールは翌日まで見ない」ルールを作ってしまう方法です。
常時やってきたメールに対応しなければならない、という人を除けば、この方法は現実的に機能するはずです。
１分間メール術
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『１分間メール術』にはケースに応じた「メール文例とその解説」が収録されています。類書は他にもありますが、一冊このような本を持っておくと、「こんな時にはなんと書けばいいのだ？」という事態に陥ったとしても、時間を費やさずにすみます。
文例集なので、そのまま使うべきものではないでしょうが、とっかかりがあれば書きやすくなります。書きにくい内容であれば、なおさらです。文例集をとりあえず手元に置いておき、ケースに応じてとりあえず丸写しにして、それから必要に応じて修正すれば、悩む時間はだいぶ減るはずです。
省入力を活用する
さらに、不慣れな文例や「言いにくいこと」を、MacであればTextExpanderなどに、WindowsであればATOKなどの日本語変換を活用して、一発で自動入力させれば、考えすぎて書けないというケースが激減するでしょう。
たとえば私は、「ご査収」云々の文章に違和感を覚えるので、別に長い文章ではないのですが、
ご査収のほど、
よろしくお願いいたします。
を「/ sashu」で一発入力するようにしています。
以上をきっちりとやれば、メールの処理速度はかなり増すはずです。
最近立て続けに、お友達の著者さんよりご著書をいただきました。門外漢のことで、なかなか読んだことが頭に入っていかないのですが、知らないことで驚いたり、面白かったりと、厚意でよい体験をさせていただいております。
タイトルがすごい本だったり、中のイラストに世代を感じたりと、文章以外のところでも楽しく読んでおります。いただいた順に３冊ほど紹介させてください。
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