どんなに忙しくても、食事やトイレやちょっと一服（コーヒーとか煙草とか）といった「仕事をしていない時間」は探せば結構あるものです。まぁ個人的には食事やトイレくらいはのんびりゆったり時間を取った方がいいと思うので、そのぶん一服タイムに注目します。
これまでも一服タイムのような空き時間を有効に活用するコツをいくつか紹介してきました。
共通することは、あらかじめそのための準備をしておいて、空き時間に遭遇したらすかさず取りかかれるようにしておく、という点です。
これに、「習慣を身につけるコツ＜実践編＞」でご紹介した毎日やっていることに“あいのり”させてもらうというコツを合わせ技として展開すると、空き時間を有効に活用できます。
上記のエントリの中で「どんなに忙しくても必ず欠かさずやっていること」の１つとしてケータイを開く（見る、操作する）を挙げていました。これを使います。
- 朝、当日もしくは近々やる予定のタスクを１タスク１メールとしてPCから自分のケータイ宛てにメールしておく（タイトルにタスク名、内容はタイトルだけでわかればカラでもいいでしょう）
- 届いたタスクメールは「保護」しておきます（削除できないようにする機能）
- 日中の一服タイムにメールチェックがてらタスクメールを確認し、終わったものは「保護」を解除
- 一日の終わりに「保護メール」以外を一括削除
という流れです（ケータイの機種によっては「保護」機能がなかったりするかも知れませんが、その場合は「選択したメールの一括削除」などの機能で代用してください）。
例えば、本日中に電話連絡をする相手がいれば、タイトルに「○○さんに電話」、本文に電話番号を書いておけば、ワンクリックでそのまま電話がかけられます。あるいは、初めて行く訪問先の場合は、地図のURLや乗換案内の検索結果のURLなどをメールしておくとよいです。
また、オフィスや自宅で読み切れなかったメールをケータイに飛ばしておいて移動中などに読む、という習慣も、多くのかたが実践されているのではないでしょうか。
ポイントは、PCはもちろん、メモ帳や手帳やノートなど複数の媒体に散らばっている情報のうち今、あるいは近い将来必要なものをケータイに移しておくことだと思います。ケータイのメールさえチェックしていれば、とりあえずは大丈夫、という状態を作れば、安心して他の仕事に集中できます。
なお、個人的には、
- クリーニングの回収
- シャンプーやトイレットペーパーを買う
- ヘアサロンの予約
- 買おうと思っている本
といった仕事以外の日常的なタスクもケータイメールに飛ばすようにしています。外出先でちょっと時間ができたときにこういった買い物や予約を済ませておけば、夜家に帰ってから「忘れてたー！また明日?」という「やむを得ぬ先送り」を防ぐことができます。
さらにケータイメールの良いところは、メールの保存容量が限られているので何でもかんでもつっこめないという点です。そのため、どんどん伸びていくタスクリストを“食べやすい大きさ”に切り出せるという効果も期待できます。
この「食べやすい大きさに切り出す」ことは思いのほか効果的です。
キャパを越えると０になる
ゲームの週間売上ランキング表というのがある。ゲームを先週一週間で売れた数量順に並べる表だ。売れ筋商品の在庫チェックに使う。
一枚の紙に２０アイテム表示される。だから１００位までを指定すると５枚帳票がでてくる。１０位までを指定すると１枚の半分のところまで印字される。
１０位までの帳票は、１００位までの帳票を兼ねることは当然できない。１１位以降を知ることができないからだ。
では１００位までの帳票は、１０位までの帳票を兼ねることはできるか。一見できそうだが、答えはNOだ。１０位まで商品をチェックしようとした人が１００種類の商品を見た瞬間に、チェックをしたくなくなるからだ。
短いメルマガなので全文引用になってしまいましたが、以下の２つは同じ心理だと思います。
- 「１０位までの帳票」なら見るが、「１００位までの帳票」は見る気が起きない
- ケータイに入る程度のメールなら全部チェックするが、長いタスクリストは見る気が起きない
ちなみに、この「えのさんのeの素」は上記のような非常にコンパクトなサイズにエッセンスがぎゅっと詰まっていて、何度も読み返してしまう歯ごたえのある日刊メルマガです（オススメ）。
「えのさんのeの素」関連エントリ一覧
＜空き時間を活かすコツ＞
“食べやすい大きさ”に切り出しておく