日々、見たり聞いたり読んだり感じたり、といった絶え間なく入ってくるインプット情報は、その入り口のところで大きく2つに分ければうまくいく、という話です。
分けないと分けが分からなくなってイヤになります。
次の2つに分けます。
- 期日と用途が明確な情報
- 上記以外で取っておきたい情報
この2つ以外は捨ててOK。むしろ捨てなければいけません。
そうなると、この2つの情報を保持しておくためのツールが必要になってきます。
と言っても改めて用意する必要はなく、現在すでに使っているものに対して、どちらの役割を担わせるかを決めれば良いでしょう。紙の手帳でもノートでもスマートフォンでもアプリでも。
僕の場合は次の2つ。
要するに「いつ！」と「いつか…」を分ける、ということです。
何か情報が入ってくるたびに「これはいつまでに使う情報？」「何の役に立つ情報？」という2つのフィルターに通します。
- 明確に答えられたら１ばん。
- 「いつかはわからないけど」「何かの役に立ちそう」というなら２ばん。
この2つを混ぜてしまうと「いつの間にか締め切りが明日に迫っていた！」という事態に陥りやすくなります。
とはいえ、インプット情報は絶え間なく入ってくる以上、そのたびにツールを選んでいては取り逃がしてしまうかもしれません。
そこで、正規の入り口から入場してもらう前に、いったん“ロビー”で待機してもらうようにします。
僕の場合は、Evernoteがこれを兼ねています。これについては、以下で書いたとおり。
» 008：思いつきに振り回されないようにしつつ後から確実に思い出せるようにする方法
何かを思いつかないといけない時ほど、何も出てこない。思いつく必要のない時に限ってどんどん思いつく。PCに向かっている時であれば、今回ご紹介する方法が使える。
- １．仕事中にふと思いついたことを書き付けるためのテキストファイルを１つ開いておく。
- ２．何か思いついたらここに入力する
- ３．一日の終わりにこのファイルを読み返す
- ４．必要な部分は選択してカット → Ctrl＋Alt＋VでEvernoteに貼り付け
- ５．最終的にこのファイルの中身をカラにして明日に備える
その都度、Evernoteに取り込んでも良い。大事なことは、何か思いついたらとりあえず書き付けて様子をみること。そのまま全力で脱線していって戻ってこられなくなる事態は避けたい。
後回しにはなるのだが、後で確実に回収できる、という安心感があれば、どんどん出していくことができる。
外出中でも、ケータイやスマートフォンからEvernoteへのメール投稿で同じことができる。
ここでは「自分の思いつき」（内から出てくる情報）がテーマですが、「誰かの思いつき」すなわち外から入ってくる情報も同じフローに載せることができます。
これで、取り逃しはなくなります。
問題は整理
取り込んだままでは Evernote の Inbox（受信トレイに当たる）が混沌としてしまいます。そこで、遅くともその日のうちに「いつ！」情報と「いつか…」情報に振り分けておきます。
これは、「ダブル・インボックスシステム」という考え方です（@rashita2さん発案）。
» R-style » Evernote企画4th:第三回:現在のノートブックと運用法（下）
» ラシタ先生に教えてもらったEvernote「ダブル・インボックスシステム」が快適すぎる件 | goryugo, addicted to Evernote
多くの人が情報をロビーに集めるだけで終わっている気がします。
整理について書き始めると長くなりますので、今回は一言で。
整理とは、それにふさわしい“配属先”に着任させること。
これを実現するためには、必要な配属先を予め用意しておくことです。そうすれば、入ってきた情報は迷うことなく着任地でその実力を存分に発揮することができるはず。
その配属先を決めるのは“社長”であるあなたの役割です。
合わせて読みたい：
その @rashita2さんによる解説書。Evernoteの解説書というより、情報整理の解説書。
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