Tips for Mastering E-mail Overload
前回は、書き手の立場から、読み手にとって重荷にならないようなメールの書き方を上記の記事から取り上げましたが、今回は同記事の後半で紹介されている、今度は読み手の立場としての自分がメールに押し潰されないようにするための自衛策で、
1．メールに飲まれない
2．自分にとって負担になるメールを書かせない
という2つのアイデアをピックアップしてみます。
1．メールに飲まれない
前回のエントリーについて、はてなブックマークで以下のようなコメントをいただいていましたが、
というか、私はちゃんとやってるの。周りの人がちゃんとやって欲しいの！（笑）
わかっていても、やってもらえない
まさしくその通りで、いくら自分がこういった工夫をしても、メールを送ってくる相手が変わらなけれは、事態は改善されません。
そこで、
●有無を言わさず、やってもらうようにしなければならない
とした上で、相手が“ルール”に従わざるを得ないようなメール読み方を提案しています。
●毎日決まった時間にしかメールをチェックしない
●メールの自動チェック機能をオフにする
●日に2，3度程度、手動チェックするに留める
こうすることで、相手に「あぁ、この人はメールではすぐに連絡つかない人なんだな」と思わせることができる、というわけです。一方、自分がメールチェックする段になったら、
●ドアを閉めて、電話を留守電にして、メール処理に没頭する
そういえば以前、メールの「返信タイム」というエントリーで同じようなことを書いていました。
例えば、1通のメールの返信にどれくらいの時間がかかっているでしょうか？ 純粋にメール文を書く時間は数分だとしても、返事を書くために資料に当たったり、関係者に問い合わせたりといった作業が発生すればすぐに15分や30分が過ぎていきます。メールが届いたそばから即レスを繰り返していると1時間や2時間はあっという間です。
しかも、まとめて1時間ならまだしも、メールは断続的にやってきますから、都度対応していたのでは仕事になりません。
そこで、まず、1日に2回ないし3回の「メールの返事を書くための時間」（返信タイム）を決めておき、その時間になったらメールの返事を書くことだけに集中するようにします。
次に、メールの返信をする際のポイント。
●メールの返信をする前に、手近にある紙に「要返信リスト」を書き出し、
●優先順位に沿って対応するようにする
●（リストを作る前に）即レスをしたくなってもガマンする
●リストアップが終わったら、リストに沿って返信を始める
このリスト作りは、今なら紙でやらなくても良いかも知れません。最近のメーラーにはフォルダ分けやラベルによる絞り込みが容易にできますから。
ただ、ここで大事なことは、限られた時間を有効に使うために、本当に返信すべきメールは漏れなく返信するための見極めをすること（トリアージ）でしょう。
2．自分にとって負担になるメールを書かせない
どんなにメールの処理効率を上げても、届くメールの数が多ければ焼け石に水です。そこで、まずはメールの元を叩いてしまおう、ということで、
●自分にメールを送ってくる人に課金する
あるCEOは、スタッフにメール1通につき5ドルを課金していたそうですが（部署の予算より）、これによって無駄なメールが劇的に減ったそうです。…でも、普通の人にはできない感じですね。。
普通の人向けには、
●自分に関係のあるメールだけを送ってもらうようにする
●自分に関係のないメールが届いたら、すかさず、
●「このメール、私に関係ありますか？」という一行レスを返す
ただ、これだけをやられたら、とても感じの悪い印象を与えてしまうので、予め次のように通達しておいた方がよい、と書かれています。
●私だけでなく、みんなも余計なメールを受け取らずに済むようにするのが目的
次に、やたらと長いメールを送ってくる人に対しては、
●「へぇ、すごいじゃん！」とだけ返す
こうすることで、相手に「あぁ、この人は長文メールはちゃんと読んでくれないんだな」と思わせることができる、というわけです。
また、ちゃんと返事を書く場合でも、
●即レスができるメールでも、その必要がなければ、
●書き終えたら草稿箱に入れておき、
●数日後（＝必要なタイミング）に送信する
これは「重要ながらも緊急を要しないやり取り」に有効である、と書かれています。つまり、メール往復のリズムをコントロールすることができるわけです。
そして、究極の対応は、
●無視する
というもの。こうすることで、相手に「あぁ、この人に重要なことを伝えるには電話するか直接言いに行くしかないんだな」と思わせることができる、というわけです。
●もし本当に重要なことであれば、別の形でも耳に入ってくるはず
●いちいち席を立って言いに行くのが面倒だ、と思うようなことなら、
●そもそもそれは、たいして重要なことではない
メールは非常に簡単に送ることができますから、「メールで送ってくる程度の内容」は無視しても支障はなかろう、という判断です。個別事情を考え始めると、そうとは言い切れないだろう、というケースも出てきそうですが、概ね同感です。
最後に、
●とりあえず、やってみること
●「うちの職場では無理だな」という人もいると思うが、
●やらないことには何も始まらない
ということで、前回の内容を、今日からさっそく実践しています。特に、メールの末尾に相手にやって欲しいアクションをリストする、は自分にとっても確認になるため、役に立っています。
原文はこちら。