前回の続き。
GmailとThunderbirdを組み合わせて使うことによって実現したいことについて書いていますが、今回は「メール処理支援」について。
●1．実現したいこと
(1) ストレスフリー（PC操作のストレスを減らす）
(2) メール処理支援（フィルタリングと返信管理）
(3) タスク管理（優先順位と状況の2軸で管理）
(4) アイデア孵化・醸成（ブログのネタとメタタスクの管理）
(2) メール処理支援（フィルタリングと返信管理）
メールのフィルタリングと言えば、オーソドックスにはフォルダに振り分ける方式ですが、この方式の問題点は複数のフォルダに振り分けたい場合に困ってしまうことでしょう。
そこで、メール自体は動かさない代わりにラベルを付けるという方式が生まれました。いわゆるタグと同じ考え方です。Gmailでは1つのメールに複数のラベルを付けることができるため、この問題は解決しました。
Gmailにはフォルダの概念がなく、フィルタリングはすべてラベルで行うという考え方で設計されているようです。
一方、Thunderbirdは、従来のフォルダ仕分けとラベリングを併用する方式になっています。
Thunderbirdをメイン、Gmailをサブに使うという前提なのですが、この役割分担をする上でそれぞれをどのような位置づけにするのかを考えてみます。
Gmailは少し離れたところにある巨大な倉庫のようなものだととらえています。これに対してThunderbirdはすぐ手元にあるキャビネットです。
“Gmail倉庫”はとにかく広いので、容量を気にせずどんどん放り込んでおけますし、必要になれば検索機能で引き出すこともできます。欠点は「あちら側」にあること。用があるたびに倉庫に探しに行くのでは仕事になりません。
一方“Thunderbirdキャビネット”は「こちら側」にあるため、すぐに必要な情報が手に入ります。そして、当面要らなくなったら倉庫に移してしまえば手元をスッキリさせることができます。
GmailとThunderbirdを併用する上で、今回はGmailの「転送」機能を使っています。
1．Gmail側で、すべての受信メールをThunderbirdに設定したアカウントに転送
2．さらに、コピーをGmailの受信トレイに保存
※「POPダウンロード」での受信を試してみたのですが、この方法ですと＋記号を付加したアドレス宛てのメールが届かないようでしたので（別の原因があるのかも知れません）、「転送」にしました。
普段使っているPCのアドレス宛てのメールをすべてGmailに転送するようにしているために上記のような形になっています。つまり、すべてのメールはまず“Gmail倉庫”に届き、そこから“Thunderbirdキャビネット”という形になっているため、Thunderbirdに届いたメールは用が済んだら削除してもOK、ということになります。
こうなると、
Gmailはストック管理、
Thunderbirdはフロー管理、
という役割分担が明確になります。別の言い方をすれば、
Gmailはあらゆるメールを集めるツール、
Thunderbirdは必要なメールを拾うツール
となります。特に、Thunderbirdでは用が済んだメールはどんどん捨てていくことができるため、“仕事を片付けている感”が強く感じられます。
また、Thunderbirdを使い始めてから、受信トレイがカラになる瞬間をよく目にするようになったのですが、これは思いのほか快感です。
いずれも気持ちの問題ではありますが…。
Thunderbirdの強みはローカルツールならではの応答速度（振り分け、ラベル設定、フィルタ条件設定など）ですので、最小限のメールをスピーディーに処理する役割は適任と考えています。
フィルタリングの具体的な方法については、次回に。。